12 najlepszych platform oprogramowania baz wiedzy

Jako właściciel firmy wiem, że wiedza to potęga. Nawet jeśli nie jesteś właścicielem firmy, prawdopodobnie słyszałeś już to zdanie, prawda? Niewiele rzeczy wzmacnia firmę i jej zespół bardziej niż przejrzysta pula uporządkowanych i dobrze zorganizowanych informacji. Gdy informacje te są dostępne online, zwykle określa się je jako bazę wiedzy – narzędzie, które umożliwia zespołowi lub klientom dostęp do potrzebnych informacji, kiedy ich potrzebują.

Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, czym jest oprogramowanie bazy wiedzy i jakie korzyści może przynieść Twojej organizacji, możesz dowiedzieć się wszystkiego na ten temat poniżej. Znajdziesz tam również listę najlepszych dostępnych systemów baz wiedzy.

TL;DR najlepszego oprogramowania baz wiedzy w 2025 roku

• FuseBase – najlepsze rozwiązanie dla markowej bazy wiedzy, inteligentnego zarządzania informacjami i współpracy
• Notion – najlepsze dla elastycznych wewnętrznych wiki i wydajnego zarządzania treścią
• HelpScout – najlepsze rozwiązanie dla lekkich publicznych centrów pomocy i obsługi zgłoszeń
• Zendesk – najlepiej nadaje się do dokumentacji obejmującej całą firmę i rozbudowanych zadań wsparcia
• Slab – najlepiej nadaje się do wewnętrznego dzielenia się wiedzą, czysty UX

I jeszcze siedem innych, o których przeczytasz poniżej.

Czym jest oprogramowanie bazy wiedzy?

Oprogramowanie bazy wiedzy to Twój cyfrowy bibliotekarz, strażnik wiedzy Twojej organizacji. Wyobraź sobie narzędzie, które nie tylko przechowuje ogromną ilość informacji, ale także organizuje je i optymalnie dystrybuuje w różnych kanałach. To jest dokładnie to, co robi oprogramowanie baz danych wiedzy.

Jest to idealne rozwiązanie do przechwytywania, przetwarzania i udostępniania wiedzy w firmie i kładzie kres poszukiwaniu rozproszonych danych. Niezależnie od wielkości organizacji, pomaga przekształcić surowe dane w użyteczne spostrzeżenia, dzięki czemu podejmowanie decyzji jest tak łatwe, jak spacer po parku.

Żarty na bok, ponieważ oprogramowanie do obsługi klienta staje się coraz ważniejsze dla firm internetowych, organizacje mogą teraz zarządzać i przechowywać swoją wiedzę i informacje na różne sposoby, dzięki czemu są one wszechstronne i dostępne dla użytkowników. Na przykład, firmy mogą tworzyć zarówno prywatne bazy wiedzy do użytku wewnętrznego, jak i publiczne bazy wiedzy do obsługi klienta. Daje to właścicielom firm i członkom zespołów szereg kluczowych korzyści w porównaniu z tradycyjnymi metodami przechowywania informacji. I właśnie dlatego oprogramowanie do zarządzania wiedzą stało się tak popularne w ostatnich latach.

Rodzaje oprogramowania baz wiedzy

Istnieją różne rodzaje oprogramowania baz wiedzy, w zależności od sposobu jego wykorzystania i wdrożenia. Istnieją centra pomocy, korporacyjne wiki, centra informacyjne, drugie mózgi, repozytoria SOP, wewnętrzne bazy wiedzy, zewnętrzne bazy wiedzy – lista jest dość długa. Jeśli jednak chodzi o bazy wiedzy dla firm, członków zespołu i klientów, są one zwykle podzielone na wewnętrzne i zewnętrzne systemy zarządzania wiedzą.

Zewnętrzne centrum wiedzy

Zewnętrzne lub publiczne centrum informacyjne firmy, znane również jako samoobsługowe centrum wiedzy, to platforma stworzona przez firmę, która jest publicznie dostępna dla jej klientów, użytkowników lub potencjalnych klientów.

Jak sama nazwa wskazuje, ten rodzaj platformy został zaprojektowany tak, aby klienci lub użytkownicy mogli łatwo znaleźć aktualne informacje potrzebne do rozwiązania konkretnego problemu lub zapytania bez konieczności bezpośredniego kontaktu z zespołem obsługi klienta. Pomaga to uniknąć niepotrzebnych e-maili i telefonów do działu obsługi klienta i może znacznie poprawić zadowolenie klientów.

Wewnętrzna baza wiedzy

Wewnętrzna baza wiedzy wewnętrzna baza wiedzy to kompilacja ustrukturyzowanych informacji, które są dostępne tylko dla pracowników firmy, tj. wewnętrznie, czasami jako część korporacyjnego intranetu. Powody utworzenia wewnętrznej bazy wiedzy mogą być bardzo różne: poprawa wdrażania pracowników, centralizacja SOP dla procesów biznesowych, szybsze reagowanie na zapytania klientów i śledzenie aktualizacji. Baza wiedzy może również pomóc w koordynację zespołu w ramach organizacji, ponieważ różne działy mogą dzielić się najlepszymi praktykami lub uczyć się od siebie nawzajem.

Znaczenie baz wiedzy jest trudne do przecenienia, a wewnętrzne oprogramowanie baz wiedzy jest obecnie bardzo popularne, ponieważ zapewnia organizacjom centralne repozytorium aktualnych informacji i wiedzy specjalistycznej w celu zwiększenia wydajności pracowników, usprawnienia procesów i wspierania skutecznego podejmowania decyzji.

15 powodów, dla których potrzebujesz oprogramowania bazy wiedzy

Jesteś przedsiębiorcą i wciąż zastanawiasz się, dlaczego potrzebujesz systemu zarządzania wiedzą? Oto moje najważniejsze powody, dla których zdecydowanie powinieneś korzystać z bazy wiedzy w swojej organizacji:

1. Baza wiedzy ułatwia współpracę zespołową, umożliwiając wewnętrznym zespołom pracę nad tymi samymi lub różnymi dokumentami w tym samym czasie. Gdy baza wiedzy jest skutecznie zintegrowana z przepływami pracy w organizacji, może znacznie zwiększyć produktywność i zapewnić większą wartość niż nawet najbardziej wydajni menedżerowie razem wzięci.
2. Platforma zarządzania wiedzą zwiększa produktywność biznesową, ponieważ po utworzeniu biletów wsparcia pracownicy mogą łatwo wyszukiwać odpowiednie artykuły, aby znaleźć informacje potrzebne do wykonywania swojej pracy.
3. Dobrze dostosowana baza wiedzy zwiększa zadowolenie klientów dzięki artykułom instruktażowym. Będą oni mogli łatwo znaleźć odpowiedzi na swoje pytania i rozwiązania swoich problemów.
4. Baza wiedzy jest skutecznym sposobem na zmniejszenie obciążenia pracą zespołu wsparcia, ponieważ daje klientom łatwy dostęp do rozwiązań ich problemów i pozwala pracownikom pomocy technicznej poświęcić więcej czasu na obsługę bardziej złożonych zgłoszeń. Samoobsługa po zwycięskiej stronie!
5. Kompleksowa baza wiedzy ułatwia skalowanie wsparcia. Twoja usługa wsparcia może skuteczniej szkolić nowych pracowników, ułatwiając rozwój zespołu
6. Baza wiedzy ułatwia szkolenie nowych pracowników. Tworząc scentralizowane centrum usług z wewnętrzną dokumentacją, nowi pracownicy (niezależnie od działu) mogą być łatwiej szkoleni i znaleźć potrzebną pomoc bez irytowania swoich kolegów.
7. Dedykowane oprogramowanie bazy wiedzy poprawia wizerunek i postrzeganie organizacji. Silne i bogate w informacje centrum wiedzy może sprawić, że firma wyda się bardziej autorytatywna i postawi ją ponad konkurencją w tej samej dziedzinie.
8. Najlepsze rozwiązanie do zarządzania wiedzą może być świetnym sprzymierzeńcem dla strategii treści SEO . Indeksowalne artykuły pomocnicze mogą być doskonałym źródłem ruchu organicznego zarówno dla markowych, jak i niemarkowych wyszukiwanych haseł.
9. Baza wiedzy online daje użytkownikom możliwość przekazywania bezpośrednich opinii . Jeśli korzystasz z rozwiązania, które umożliwia użytkownikom pozostawienie opinii, dowiesz się, jak odwiedzający KB oceniają Twoje artykuły pomocy technicznej. Jest to szczególnie przydatne do znajdowania martwych punktów i luk wiedzy w usługach i produktach, a także w dokumentacji.
10. Platforma zarządzania wiedzą, która pomaga organizować i śledzić wiedzę firmy. Dzięki zaktualizowanemu centrum informacyjnemu nie stracisz z oczu rozwoju swojej firmy i postępu wiedzy.
11. Zapewnia ono zespołowi cenne dane dotyczące użytkowania i przydatne spostrzeżenia. Analizy użytkowania pomagają zespołowi zidentyfikować luki informacyjne i nowe możliwości tworzenia wartościowych treści dla klientów.
12. Skuteczne rozwiązanie do zarządzania wiedzą zapewnia organizacji łatwy sposób tworzenia, zarządzania i udostępniania cennych informacji między członkami zespołu i działami, a także z klientami.
13. Dzięki dobrze dostosowanemu systemowi bazy wiedzy możesz stworzyć centrum artykułów z możliwością wyszukiwania, zawierające wszystkie często zadawane pytania (FAQ), informacje o produktach i wszystko inne, co chcesz dodać!
14. Systemy baz wiedzy, które oferują wsparcie w wielu językach, mogą pomóc Twojej firmie rozszerzyć zasięg i obsługiwać zróżnicowaną globalną bazę klientów.
15. Baza wiedzy może pomóc w budowaniu społeczności. Niektóre rozwiązania oprogramowania bazy wiedzy oferują platformy podobne do forum, na których odwiedzający mogą zadawać lub odpowiadać na pytania i wchodzić ze sobą w interakcje.

Czy to nie jest więcej niż wystarczające, aby od razu zacząć korzystać z oprogramowania do zarządzania wiedzą?

Kluczowe cechy oprogramowania bazy wiedzy

Funkcjonalność	Przykłady
Rozbudowane opcje dostosowywania	Możesz oznaczyć bazę wiedzy logo firmy lub schematem kolorów, wybrać spośród różnych szablonów lub motywów oraz dostosować układ i wygląd bazy wiedzy.
Tworzenie treści i zarządzanie nią	Opcje dodawania obrazów, filmów i innych treści multimedialnych do artykułów; edycja; organizowanie artykułów w kategorie i podkategorie.
Funkcja wyszukiwania	Wyszukiwanie określonych artykułów lub słów kluczowych; filtrowanie i sortowanie wyników.
Zarządzanie użytkownikami i kontrola dostępu	Definiowanie uprawnień użytkowników i poziomów dostępu, aby poufne informacje były widoczne tylko dla autoryzowanych użytkowników.
Analizy i raporty	Śledź wskaźniki użytkowania i wydajności, takie jak liczba wyświetleń lub wyszukiwań określonych elementów. Informacje te często pomagają tworzyć bardziej trafne artykuły, aby lepiej odpowiadać na zapytania klientów.
Opcje integracji	Integracja z innymi narzędziami lub oprogramowaniem, takim jak oprogramowanie CRM (Customer Relationship Management), chatboty lub oprogramowanie helpdesk.
Obsługa klienta	Wsparcie przez e-mail, czat na żywo, dokumentacja i zasoby (podręczniki użytkownika lub samouczki), aby pomóc użytkownikom rozpocząć pracę.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie bazy wiedzy?

Wybór rozwiązań jest ogromny i może być trudno zdecydować, które z nich jest odpowiednie dla Ciebie, Twojego zespołu i organizacji. Oto mała pomoc ode mnie: najważniejsze czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania bazy wiedzy.

Łatwość użytkowania

To, jak łatwe lub trudne w użyciu jest oprogramowanie, zadecyduje o Twoim sukcesie. Nie chcesz wydawać setek dolarów na wewnętrzną bazę wiedzy tylko po to, aby przekonać się, że Twój zespół nadal pracuje z dokumentami Word i PDF ze względu na stromą krzywą uczenia się nowo wprowadzonej bazy wiedzy. Byłem tam… Wyobraź sobie również frustrację klientów tylko dlatego, że nie mogą odnaleźć się w Twojej dokumentacji. To byłaby katastrofa. Intuicyjne oprogramowanie bazy wiedzy jest niezbędnym narzędziem dla każdej organizacji, która chce usprawnić swoje procesy wsparcia, zmniejszyć wysiłek klienta i poprawić ogólne wrażenia klienta.

Tylko baza wiedzy?

Dzięki skutecznej bazie wiedzy można dziś zrobić znacznie więcej niż tylko tworzyć centra informacji i zarządzać nimi. Dlatego najpierw należy określić następujące kwestie:

• Czy Twój zespół potrzebuje możliwości wewnętrznej komunikacji za pośrednictwem czatu?
• Czy potrzebujesz wsparcia czatu na żywo dla swojej bazy wiedzy?
• Czy potrzebujesz CRM jako części rozwiązania bazy wiedzy?
• Czy baza wiedzy musi być oznaczona białą etykietą?
• Czy potrzebujesz powiadomień e-mail o aktualizacjach lub zmianach w bazie wiedzy?
• Czy Twój zespół wsparcia potrzebuje nie tylko bazy wiedzy, ale także możliwości zarządzania projektami i narzędzi do współpracy na tej samej platformie?

Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe

Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe to dwa modne słowa, które czasami nie mają prawdziwego znaczenia. Jednak jeśli chodzi o wiedzę, uczenie maszynowe i bazy wiedzy oparte na sztucznej inteligencji mogą pomóc organizacji zapewnić lepszą obsługę klienta i usprawnić niektóre procesy biznesowe.

Elastyczność i skalowalność

Elastyczność jest ważna w przypadku każdego wybranego oprogramowania, ponieważ nigdy nie wiadomo, jak Twoja firma będzie się rozwijać lub zmieniać w czasie. Możesz zacząć od małego zespołu pracowników, ale wraz z rozwojem firmy może być konieczne dodanie większej liczby użytkowników lub zmiana sposobu organizacji bazy wiedzy. Elastyczny system zarządzania wiedzą z łatwością poradzi sobie z tymi zmianami.

Czy SEO jest ważne dla Twojej firmy?

Jeśli posiadasz samoobsługową bazę wiedzyprawdopodobnie chcesz zwiększyć ruch organiczny. Dlaczego nie wykorzystać treści do organicznego przyciągnięcia większej liczby odwiedzających? Jeśli ten punkt jest dla Ciebie ważny, powinieneś wybrać rozwiązanie bazy wiedzy, które oferuje przynajmniej podstawowe ustawienia SEO, które ułatwiają pozycjonowanie artykułów w wyszukiwarkach.

“Wszystko zależy od tego, ile wiedzy należy chronić, ile osób musi mieć do niej dostęp i jak wrażliwe są te informacje. W przypadku międzynarodowego zespołu z setkami pracowników, którzy mają do czynienia z danymi finansowymi klientów, wymagania są zupełnie inne niż w przypadku małego zespołu publikującego bloga i przechowującego jedynie arkusz kalkulacyjny z danymi kontaktowymi swoich źródeł lub niezależnych autorów.

Im bardziej złożona jest baza, tym lepiej jest korzystać z oprogramowania bazy wiedzy lub opracować narzędzie we własnym zakresie i hostować je na własnych serwerach, jeśli jest to możliwe. Z moich badań wynika, że większość organizacji kupiłaby narzędzie, które ma jakiś certyfikat bezpieczeństwa, taki jak SOC.

Każdy rodzaj przechowywania danych jest lepszy niż ciągłe proszenie współpracowników o konkretne informacje lub dokumenty“

Kto może skorzystać na korzystaniu z oprogramowania baz wiedzy?

Organizacje wszelkiego rodzaju mogą czerpać korzyści z intuicyjnych narzędzi oprogramowania baz wiedzy. Ułatwiają one tworzenie, zarządzanie i znajdowanie potrzebnych informacji. Oto kilka przykładów tego, kto może zyskać na korzystaniu z oprogramowania do zarządzania wiedzą.

• Firmy SaaS: Canva ma centrum pomocy dla milionów użytkowników miesięcznie. Czy możesz sobie wyobrazić, ilu tysięcy kontaktów z pomocą techniczną można uniknąć dzięki tym artykułom pomocy?
• Platformy sprzedaży detalicznej: AppSumo ma centrum pomocy dla kupujących którzy mają pytania dotyczące swoich zakupów, kont itp. Amazon również ma wiele centrów pomocy do różnych celów, ale są one dostępne tylko wtedy, gdy jesteś zalogowany.
• Władze lokalne i krajowe: Oficjalne agencje rządowe również posiadają centra informacyjne dla swoich obywateli, takie jak miasto Nowy Jork i jego platforma NYC Business.
• Duże korporacje i MŚP: Małe i średnie firmy z silną obecnością w Internecie lub bez niej również mogą skorzystać z bazy wiedzy zorientowanej na klienta. Wewnętrzne bazy wiedzy mogą zoptymalizować szkolenia i wsparcie pracowników, podczas gdy zewnętrzne bazy wiedzy mogą poprawić interakcję z klientami.
• Instytucje edukacyjne: Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się nad bogactwem wiedzy na uniwersytecie lub w szkole? Od prac badawczych po materiały szkoleniowe, znacznie łatwiej i szybciej jest znaleźć odpowiednie informacje w dobrze zarządzanym środowisku cyfrowym. Może to również utorować drogę do lepszej współpracy między wydziałami, prowadząc do bardziej światowej klasy interdyscyplinarnych badań i edukacji.
• Organizacje non-profit: Ponieważ organizacje non-profit rutynowo mają do czynienia z szeroką gamą danych – od kampanii pozyskiwania funduszy po bazy danych wolontariuszy – system zarządzania wiedzą może pomóc w ich konsolidacji i nadaniu im sensu. Dzięki temu pojedynczemu źródłu prawdy można śledzić sukces różnych inicjatyw, rozpoznawać wzorce i opracowywać skuteczniejsze strategie na przyszłość.

12 najlepszych platform oprogramowania baz wiedzy

Mówiłem już o korzyściach płynących z oprogramowania bazy wiedzy i o tym, co należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniego oprogramowania do tworzenia bazy wiedzy. Teraz nadszedł czas, aby zagłębić się w tę starannie opracowaną listę najlepszych platform oprogramowania baz wiedzy.

FuseBase

Najlepsze dla: Dokumentacja wewnętrzna, tworzenie i udostępnianie treści, współpraca z zespołami i klientami

Cena: od [price plan=”solo” period=”yearly”] miesięcznie

FuseBase zapewnia użytkownikom potężne rozwiązanie do udostępniania wiedzy i tworzenia centrum informacji dla zespołu, które można wykorzystać do stworzenia portalu samoobsługowego. Niezależnie od tego, czy chodzi o informacje, zewnętrzne lub wewnętrzne KB, projekty czy zadania, FuseBase łączy to wszystko i oszczędza czas. FuseBase zapewnia również wydajne środowisko do współpracy dla zdalnych zespołów dowolnej wielkości. Wbudowani agenci AI pomagają w rzeczywistym wykorzystaniu. Podsumowują i tłumaczą duże dokumenty, przeprowadzają wyszukiwanie, a nawet utrzymują zawartość. Jeśli więc dokument jest nieaktualny (np. plik PDF z nieaktualną polityką), agent oznaczy go flagą lub nawet przygotuje aktualizację.

Przykład zorientowanej na klienta bazy wiedzy i artykułów centrum pomocy można znaleźć tutaj.

Zalety

• Rozwiązanie z białą etykietą.
• Portal klienta i analityka.
• Rozbudowany edytor.
• Funkcje zarządzania projektami.
• Łatwe zatwierdzanie.
• Prosta współpraca wewnętrzna.
• Wewnętrzny czat.
• Wbudowani agenci AI.
• Zagnieżdżone foldery i podfoldery.
• Rozbudowana funkcja osadzania i integracje.
• Funkcja wyszukiwania wspierana przez sztuczną inteligencję.

Wady

• Folderów i notatek nie można ręcznie reorganizować (w wewnętrznym obszarze roboczym)

Notion

Najlepiej nadaje się do: Dokumentacja wewnętrzna i współpraca zespołowa

Cena początkowa: 10 USD/miesiąc/użytkownik

Notion to wysoce konfigurowalne oprogramowanie bazy wiedzy, które może służyć jako centrum wiedzy dla całej organizacji. Dokumenty nowej generacji oferowane przez ten system zarządzania wiedzą doskonale nadają się do zapewnienia efektywnej współpracy i prostego procesu zarządzania treścią. Dodatkowa korzyść w postaci sztucznej inteligencji, którą Notion wnosi do miejsca pracy, otwiera świat praktycznie nieograniczonych możliwości. Potężne bazy danych i elastyczna organizacja treści sprawiają, że Notion jest dobrym narzędziem do budowania bazy wiedzy.

Zalety

• Relacyjne bazy danych.
• Obsługuje Markdown.
• Nieograniczona przestrzeń dyskowa.
• Łatwe udostępnianie.
• Elastyczne funkcje zarządzania treścią.
• Łatwa współpraca wewnętrzna.
• Duży wybór bloków treści.
• Integracja z Microsoft Teams.

Wady

• Brak niestandardowej domeny.
• Brak białych etykiet.
• Krzywa uczenia się.

HelpScout

Najlepiej nadaje się do: Dokumentacja zewnętrzna, baza wiedzy i wsparcie klienta

Cena początkowa: 50 USD/miesiąc/użytkownika

HelpScout to system obsługi klienta lub innymi słowy oprogramowanie biurkowe z trzema podstawowymi funkcjami: Baza Wiedzy, Współdzielona Skrzynka E-mail i Widget Beacon. Daje właścicielom firm narzędzia do zapewniania wsparcia swoim klientom zarówno za pośrednictwem poczty elektronicznej, jak i widżetu czatu na żywo, który można umieścić na dowolnej stronie internetowej. Dzięki funkcji bazy wiedzy, która ma zintegrowane pole wyszukiwania, można tworzyć pouczające artykuły bazy wiedzy, aby zmniejszyć liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej i zapewnić użytkownikom odpowiedzi na ich najczęstsze palące pytania.

Ponadto HelpScout oferuje szereg narzędzi do współpracy, takich jak komentarze, wersje robocze, przepływy pracy zatwierdzania i integracja z innymi narzędziami do współpracy, które umożliwiają zespołom efektywną współpracę przy zarządzaniu zawartością bazy wiedzy.

Zalety

• Przyjazny dla budżetu.
• Zarządzanie skrzynkami pocztowymi.
• Dostosowana wyszukiwarka.
• Widżet czatu na żywo dla stron internetowych.
• Wiadomości w aplikacji.
• Zautomatyzowane przepływy pracy.
• Analizy i raporty.
• Informacje zwrotne od klientów.

Wady

• Tylko dwa poziomy organizacji treści.
• Niewiele opcji dostosowywania.
• Słabe filtry antyspamowe.
• Wadliwe edytory dokumentów

Helpjuice

Najlepsze rozwiązanie dla: Zewnętrzne i wewnętrzne bazy wiedzy z zaawansowaną analityką i białymi etykietami

Cena początkowa: 120 USD/miesiąc (do 4 użytkowników)

Helpjuice to wyspecjalizowana platforma bazy wiedzy zaprojektowana w celu odrzucania zgłoszeń do pomocy technicznej i udzielania natychmiastowych odpowiedzi klientom i zespołom. Oferuje głębokie dostosowanie (branding/białe etykiety), zaawansowane wyszukiwanie, analizę artykułów, przepływy pracy i obsługę wielu języków z szybkim, praktycznym wsparciem i bezpłatnym dostosowaniem przez ekspertów, aby szybko stworzyć zaawansowaną KB.

Korzyści

• Dostosowana domena i pełna biała etykieta
• SSO i solidne zarządzanie użytkownikami (SAML/Okta)
• Zaawansowana analiza i wgląd w artykuły.
• Historia wersji i narzędzia do współpracy.
• Obsługa wielu języków.
• Szybkie wyszukiwanie podobne do Google.
• Bezpłatne dostosowanie przez eksperta
• Responsywne wsparcie.
  

Wady

• Wyższa cena początkowa w porównaniu do narzędzi podobnych do wiki; brak darmowego planu.
• Brak ogólnego pakietu do zarządzania projektami (zaprojektowanego specjalnie dla KB).
• Głębsze dostosowanie motywu może wymagać CSS/HTML lub wsparcia dostawcy.

Zendesk

Najlepsze rozwiązanie dla: Zewnętrzne centrum pomocy, obsługa klienta i sprzedaż

Cena początkowa: 55 USD/użytkownika/miesiąc

Zendesk to uznana platforma wsparcia ze wszystkimi narzędziami, których potrzebuje średnia lub duża organizacja, aby wspierać swoich klientów i odwiedzających witrynę.

Zendesk to wiodące oprogramowanie bazy wiedzy SaaS, które umożliwia firmom tworzenie i zarządzanie centralnym repozytorium wiedzy dla klientów i pracowników, z funkcjami takimi jak konfigurowalne szablony, kontrola wersji i potężna wyszukiwarka. Jedną z najczęściej wymienianych zalet Zendesk jest funkcja forów społecznościowych, która pozwala organizacjom stworzyć przestrzeń, w której ich klienci mogą komunikować się i dzielić informacjami między sobą.

Ponieważ Zendesk to przede wszystkim oprogramowanie do obsługi klienta, posiada ono wiele funkcji, z których wyróżnia się potężna baza wiedzy. Jest to jedno z najpopularniejszych rozwiązań wsparcia na rynku, ale jeśli potrzebujesz przede wszystkim bazy wiedzy, Zendesk może być zarówno drogi, jak i przytłaczający. Jeśli to jest twój przypadek użycia, rozważ te alternatywy Zendesk.
Dużym plusem jest jednak to, że jest to rozwiązanie typu “wszystko w jednym”, które umożliwia tworzenie zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych baz wiedzy.

Zalety

• Lokalizacja treści.
• Zarządzanie skrzynkami pocztowymi.
• Oprogramowanie biurkowe.
• Dostosowana wyszukiwarka.
• Widżet czatu na żywo dla stron internetowych.
• Analizy i raporty.
• Podstawowe ustawienia SEO.
• Portal samoobsługowy.
• Opinie klientów.
• Boty uczące się maszynowo i wyszukiwanie.
• Fora społecznościowe.

Wady

• Drogie rozwiązanie dla małych firm lub freelancerów.
• Stroma krzywa uczenia się.
• Jednostronna synchronizacja z platformami takimi jak usługa HubSpot.
• Klienci narzekają na brak wsparcia.

Slab

Najlepsze rozwiązanie dla: Zewnętrzne i wewnętrzne zarządzanie treścią

Cena początkowa: 6,67 USD/miesiąc/użytkownika

Slab to platforma do tworzenia i zarządzania treścią, która umożliwia tworzenie i organizowanie wiedzy dla całej organizacji. Jest to proste rozwiązanie dla każdej organizacji, aby stworzyć angażującą bazę wiedzy z prostym paskiem bocznym, w którym dostępne są różne sekcje.

Zalety

• Niedrogie rozwiązanie.
• Łatwe zarządzanie zawartością bazy wiedzy.
• Dostosowana domena (najwyższy plan).
• Analiza użytkowania.
• Historia wersji.
• Przeszukiwalne centra informacji.
• Integracje z popularnymi aplikacjami.

Wady

• Ograniczona przestrzeń dyskowa.
• Niewiele opcji dostosowywania.
• Brak ustawień SEO.

Archbee

Najlepiej nadaje się do: Zewnętrzne i wewnętrzne zarządzanie wiedzą i współpraca

Cena początkowa: 50 USD/miesiąc

Archbee to narzędzie do zarządzania dokumentacją i wiedzą, które najlepiej nadaje się do gromadzenia i prezentowania wiedzy na temat oprogramowania. Archbee pozwala podzielić dokumentację na różne sekcje (publiczne lub prywatne). Każda sekcja może zawierać wszystko, czego potrzebuje twój zespół lub klienci: Podręczniki użytkownika, publiczne lub prywatne portale, dokumenty API, kontekstową dokumentację w aplikacji itp. Można jej użyć do stworzenia kompleksowej wewnętrznej bazy wiedzy.

Zalety

• Dostosowane domeny z certyfikatem SSL.
• Organizacja obszarów i dokumentów metodą “przeciągnij i upuść”.
• Nieskończona historia dokumentów.
• Rozbudowana funkcja wyszukiwania.
• Statystyki dokumentów.
• Funkcje współpracy.
• Ustawienia SEO.
• Możliwość dostosowania CSS i JavaScript.

Wady

• Nieco drogie rozwiązanie dla freelancerów.
• Brak darmowego planu.
• Brak możliwości pracy offline.
• Limit 300 dokumentów na miejsce (nie ogłoszony publicznie!).
• Niewiele opcji dostosowywania dla nietechników.
• Ograniczona przestrzeń dyskowa.

GitBook

Najlepsze rozwiązanie dla: Wewnętrzna i zewnętrzna dokumentacja oprogramowania i współpraca

Cena początkowa: 65 USD/miesiąc/strona

GitBook to łatwe w użyciu narzędzie do dokumentacji, którego zespoły mogą używać do opisywania wszystkiego, od produktów, przez interfejsy API, po wewnętrzne artykuły. Jego celem jest ułatwienie planowania, centralizacji i dzielenia się wiedzą techniczną zarówno wewnętrznie (między członkami zespołu), jak i zewnętrznie (z użytkownikami i klientami). GitBook może być również wykorzystywany do tworzenia solidnej bazy wiedzy.

Zalety

• Dostosowana przestrzeń.
• Niedrogie rozwiązanie dokumentacyjne.
• Prosty interfejs typu “przeciągnij i upuść”.
• Portal samoobsługowy.
• Informacje zwrotne na temat treści.
• Spostrzeżenia i analizy.

Wady

• Nie można usunąć marki Gitbook.
• Niewiele opcji dostosowywania.
• Niezdefiniowane limity przechowywania plików.

Intercom

Najlepiej nadaje się do: Obsługa klienta, artykuły pomocy i dokumentacja

Cena początkowa: 29 USD/miesiąc/miejsce

Intercom to wszechstronna platforma obsługi klienta z funkcjami wsparcia we wszystkich obszarach. Dzięki czatowi na żywo, rozwiązaniu do obsługi biletów, artykułom pomocy technicznej i innym podstawowym funkcjom, Intercom jest świętym Graalem wśród platform obsługi klienta. Oprogramowanie Intercom Desk umożliwia stworzenie samoobsługowego portalu, w którym klienci mogą uzyskać dostęp do informacji i zasobów wsparcia bez konieczności kontaktowania się z agentem pomocy technicznej.

Zalety

• Widżet czatu na żywo.
• Artykuły pomocy (bazy wiedzy AKA).
• Zarządzanie obciążeniem pracowników.
• Boty konwersacyjne.
• Informacje zwrotne od klientów.
• Wielojęzyczne artykuły.
• Dostosowany obszar.
• Portal samoobsługowy.
• Praktyczne analizy i spostrzeżenia.

Wady

• Nie jest to darmowy plan.
• Może wydawać się przytłaczający.
• Niezwykle drogi dla małych i średnich firm.
• Wiele funkcji jest sprzedawanych jako płatne dodatki.
• Trudności z migracją do innych rozwiązań.
• Niektórzy klienci narzekają na powolne odpowiedzi na zgłoszenia do pomocy technicznej.

HelpCrunch

Najlepsze rozwiązanie dla: Obsługa klienta i zewnętrzne artykuły pomocy

Cena początkowa: 12 USD/miesiąc/użytkownika

Jako jeden z najbardziej renomowanych systemów obsługi klienta na rynku, HelpCrunch zapewnia potężną bazę wiedzy, aby zmniejszyć liczbę zgłoszeń i koszty obsługi klienta. Umożliwia przechowywanie dokumentacji firmowej i danych związanych z klientami na platformie, znacznie poprawiając obsługę klienta i zmniejszając liczbę powtarzających się zapytań. Od prawdziwego edytora WYSIWYG, który sprawia, że tworzenie artykułów jest płynne i łatwe, po wykorzystanie niestandardowych CSS i JavaScript do pełnej personalizacji marki, HelpCrunch ma to wszystko w jednym zgrabnym pakiecie.

Zalety

• Przystępne cenowo rozwiązanie dla małych i średnich firm.
• Łatwa do uporządkowania dokumentacja.
• Funkcje konfiguracji SEO.
• Praktyczne spostrzeżenia i metryki.
• Dostosowana domena.
• Portal samoobsługowy.
• Czat na żywo i samoobsługowy widget.
• Wielojęzyczna baza wiedzy.
• Inteligentna funkcja wyszukiwania.

Wady

• Brak aplikacji desktopowej.
• Nie nadaje się dla dużych organizacji.
• Branding HelpCrunch na najniższym płatnym planie.

Heroiczna baza wiedzy

Najlepiej nadaje się do: Zewnętrzne zarządzanie treścią

Cena początkowa: 129 USD/rok/użytkownika

Heroic Knowledge Base to potężna wtyczka WordPress, która pozwala stworzyć w pełni funkcjonalne, samodzielnie hostowane centrum wiedzy. Dzięki natychmiastowemu wyszukiwaniu, analizie artykułów, opiniom użytkowników, raportom e-mail i nie tylko, Heroic Knowledge Base zapewnia odwiedzającym Twoją witrynę wyselekcjonowaną bazę wiedzy.

Korzyści

• Elastyczność podobna do WordPress.
• Wbudowane spisy treści.
• Ograniczenia treści oparte na użytkownikach.
• Przyjazne dla użytkownika doświadczenie dla odwiedzających.
• Świetnie konfigurowalne projekty.
• Sugestie wyszukiwania na żywo.
• Widżet strony dla natychmiastowych odpowiedzi.
• Analiza wyszukiwania.

Wady

• Nie jest to samodzielne rozwiązanie centrum wiedzy, ponieważ jest zależne od WordPress.
• Brak darmowej wersji próbnej.
• Cena jest powyżej średniej dla wtyczki WordPress.
• Wymagana wiedza techniczna do podstawowej konfiguracji.
• Wsparcie i aktualizacje przez rok. Po tym czasie należy odnowić licencję.
• Użytkownik jest odpowiedzialny za konserwację i aktualizacje.
• Za hosting trzeba zapłacić osobno.

Confluence

Najlepiej nadaje się do: Dzielenie się wiedzą, organizowanie treści i współpraca nad dokumentami.

Cena początkowa: 5,16 USD/użytkownika/miesiąc

Confluence to internetowa przestrzeń robocza do współpracy w stylu wiki, która pozwala użytkownikom usprawnić pracę zespołową i zwiększyć produktywność. Jest ono również częścią ekosystemu Atlassian. Dzięki temu oprogramowaniu zespoły mogą tworzyć dynamiczne strony ze wszystkimi rodzajami treści, takimi jak tablice, bazy danych i filmy. Funkcje zarządzania wiedzą Confluence upraszczają proces tworzenia, organizowania i udostępniania informacji.

Zalety:

• Nieograniczona liczba stron.
• Przyjazna dla użytkownika baza wiedzy.
• Tablice korkowe.
• Dynamiczne bazy danych.
• Ograniczony dostęp.
• Szablony.
• Edycja w czasie rzeczywistym.

Wady:

• Niektóre wymagane funkcje są dostępne tylko jako płatne wtyczki.
• Stroma krzywa uczenia się.
• Brak czatu w czasie rzeczywistym.
• Funkcja wyszukiwania nie zawsze działa poprawnie.

Jak wdrożyć bazę wiedzy dla swojej organizacji

“Ok, teraz wiem już dużo o oprogramowaniu baz wiedzy i jak wybrać najlepsze dla moich potrzeb, ale jak mogę wdrożyć bazę wiedzy dla mojej organizacji?” możesz zadawać sobie pytanie. Przyjrzyjmy się, jak wdrożyć bazę wiedzy.

1. Określ cel i zadania swojej bazy wiedzy.
2. Określ grupę docelową przyszłej bazy wiedzy. Pozwoli to określić, jaki rodzaj treści należy uwzględnić w bazie wiedzy i jak powinna ona być zorganizowana.
3. Wybierz oprogramowanie bazy wiedzy. Upewnij się, że wybrane oprogramowanie bazy wiedzy ma wszystkie potrzebne funkcje i jest łatwe w użyciu zarówno dla twórców treści, jak i użytkowników.
4. Zacznij od tworzenia i organizowania treści dla swojej bazy wiedzy. Zidentyfikuj typowe pytania lub kwestie, które mogą mieć twoi odbiorcy i stwórz artykuły lub zasoby, które odnoszą się do tych tematów. Uporządkuj treści w kategorie i podkategorie, aby użytkownicy mogli łatwo znaleźć to, czego szukają.
5. Przetestuj swoją bazę wiedzy z niewielką grupą użytkowników i zbierz opinie. Wykorzystaj te opinie do udoskonalenia treści i dostosowania bazy wiedzy w razie potrzeby.
6. Uruchom bazę wiedzy i opublikuj ją. Zachęcaj użytkowników do przekazywania opinii i sugestii dotyczących ulepszeń.
7. Monitoruj i aktualizuj wskaźniki użytkowania i wydajności bazy wiedzy.

Podsumowanie

Teraz już wiesz, jak ważna jest baza wiedzy. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu bazy wiedzy można przechowywać wszystkie cenne informacje organizacji, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, w jednym miejscu i ułatwić członkom zespołu i użytkownikom dostęp do nich w dowolnym momencie.

Ten artykuł pomoże ci wybrać najlepsze opcje baz wiedzy na rynku. Jeśli szukasz markowego rozwiązania z jednego źródła z silnymi możliwościami sztucznej inteligencji, FuseBase jest właściwym wyborem dla Ciebie.

Dowiedz się, jak zbudować idealną bazę wiedzy z FuseBase tutaj.

Często zadawane pytania

Co należy rozumieć przez bazę wiedzy?
Krótko mówiąc, jest to centralna lokalizacja do przechowywania, udostępniania i zarządzania wiedzą w organizacji w formacie cyfrowym. Obejmuje to przewodniki, często zadawane pytania, dokumentację produktów i wiele innych.

Do czego służy baza wiedzy?
Baza wiedzy pomaga zespołom, klientom i użytkownikom łatwo znaleźć potrzebne informacje. Na przykład klienci mogą natychmiast uzyskać dostęp do instrukcji i samodzielnie rozwiązywać problemy. Zespoły mogą korzystać z KBS, aby znaleźć informacje potrzebne do projektów lub wdrażania pracowników.

Jaka jest różnica między bazą danych a bazą wiedzy?
Bazy danych zwykle zawierają surowe dane (np. rekordy klientów, listy zapasów) zorganizowane w tabelach w celu łatwego wyszukiwania i analizy. Baza wiedzy może zawierać tekst, obrazy, filmy i pliki; informacje w KB są wykorzystywane do rozwiązywania problemów lub odpowiadania na pytania.

Czy sztuczna inteligencja może być wykorzystywana do ulepszania baz wiedzy?
Tak, sztuczna inteligencja może tworzyć podsumowania, natychmiast odpowiadać na pytania w oparciu o informacje zawarte w KB i zapewniać spersonalizowaną pomoc. Ponadto sztuczna inteligencja może automatycznie aktualizować bazę wiedzy.

Zastrzeżenie
Strony inne niż FuseBase mogą dostarczać produkty, usługi, rekomendacje lub opinie na stronie internetowej FuseBase (“Materiały stron trzecich”). FuseBase nie ponosi odpowiedzialności za badanie lub ocenę takich Materiałów Stron Trzecich i nie udziela żadnych gwarancji w odniesieniu do Materiałów Stron Trzecich. Łącza do takich Materiałów Stron Trzecich są udostępniane dla wygody użytkownika i nie stanowią poparcia dla takich Materiałów Stron Trzecich.