De 12 beste kennisbasesoftwareplatforms

Als bedrijfseigenaar weet ik dat kennis macht is. En zelfs als je geen bedrijf hebt, heb je die zin vast wel eens gehoord, toch? Er zijn maar weinig dingen die een bedrijf en zijn team meer kracht geven dan een beknopte verzameling van georganiseerde en goed gestructureerde informatie. Online wordt dit meestal een kennisbank genoemd – een hulpmiddel waarmee uw team of uw klanten gemakkelijk de informatie kunnen ophalen die ze nodig hebben, precies wanneer ze die nodig hebben.

Als u zich ooit hebt afgevraagd wat kennisbanksoftware is en hoe uw organisatie er voordeel uit kan halen, ontdekt u het allemaal hieronder. Plus een lijst van de beste beschikbare kennisbanksystemen.

TL;DR van de beste kennisbanksoftware in 2025

• FuseBase – de beste voor een kennisbank met merknaam, slim informatiebeheer en samenwerking op het gebied van kennis
• Notion – de beste voor flexibele interne wiki’s efficiënt contentbeheer
• HelpScout – de beste voor lichtgewicht openbare helpcentra voor supportticketing
• Zendesk – het beste voor bedrijfsbrede documentatie grote ondersteuningsactiviteiten
• Slab – de beste voor interne kennisdeling zuivere UX

En over zeven andere lees je hierna meer.

Wat is Knowledge Base Software?

Knowledge Base Software is uw digitale bibliothecaris, de poortwachter van de intelligentie van uw bedrijf. Stel je een tool voor die niet alleen informatie opslaat, maar ook organiseert en optimaal verspreidt via verschillende kanalen. Dat is precies wat een Knowledge Base Software doet.

Het is de oplossing bij uitstek voor het effectief vastleggen, beheren en delen van kennis binnen uw organisatie, zodat u niet langer hoeft te zoeken naar verspreide gegevens. Ongeacht de grootte van uw bedrijf helpt het bij het omzetten van ruwe informatie in nuttige inzichten, zodat het nemen van beslissingen net zo gemakkelijk gaat als een wandeling door het park.

Afgezien van de grappen, wordt klantondersteuningssoftware steeds belangrijker voor online bedrijven. Bedrijven kunnen hun kennis en informatie nu op verschillende manieren beheren en opslaan, waardoor het veelzijdig en toegankelijk wordt voor gebruikers. Bedrijven maken bijvoorbeeld zowel privé kennisbanken voor intern gebruik als openbare kennisbanken voor klantgerichte ondersteuning. Het biedt bedrijfseigenaren en teamleden een aantal belangrijke voordelen ten opzichte van traditionele manieren om informatie op te slaan. En dat is precies waarom kennisbeheersoftware de laatste jaren zo populair is geworden.

Soorten kennisbanksoftware

We kunnen het hebben over verschillende soorten kennisbasesoftware, afhankelijk van hoe we ze gebruiken en implementeren. Er zijn helpcentra, bedrijfswiki’s, informatiehubs, tweede breinen, SOP-repositories, interne kennisbanken, externe kennisbanken – de lijst is vrij lang. Als we het echter hebben over kennisdatabasetools voor bedrijven, teamleden en klanten, dan is de meest gebruikelijke manier om ze in te delen in interne en externe kennismanagementsystemen.

Externe kennisbank

Een externe of openbare hub voor bedrijfsinformatie, ook wel een self-service kenniscentrum genoemd, is een platform dat door een bedrijf is gemaakt en publiekelijk beschikbaar is voor hun klanten, gebruikers of potentiële klanten.

Zoals de naam al doet vermoeden, is dit type platform zo opgezet dat klanten of gebruikers gemakkelijk de actuele informatie kunnen vinden die ze nodig hebben om een bepaald probleem of een bepaalde vraag op te lossen, zonder dat ze direct contact hoeven op te nemen met de klantenservice. Dit helpt onnodige e-mails en telefoontjes naar de klantenservice te verminderen en kan de klanttevredenheid aanzienlijk verbeteren.

Interne kennisbank

Een interne kennisbank is een samenstelling van gestructureerde informatie die alleen beschikbaar is voor het personeel van een bedrijf, dat wil zeggen intern, soms als onderdeel van een bedrijfsintranet. De redenen voor het creëren van een interne KB kunnen heel uiteenlopend zijn: het verbeteren van de onboarding van werknemers, het centraliseren van SOP’s voor bedrijfsprocessen, het sneller oplossen van vragen van klanten en het bijhouden van updates. Een kennisbank kan ook helpen bij teamcoördinatie binnen een bedrijf omdat verschillende afdelingen best practices kunnen delen of van elkaars ervaringen kunnen leren.

Het belang hiervan is moeilijk te overschatten, en interne kennisbanksoftware wordt tegenwoordig steeds populairder omdat het organisaties voorziet van een gecentraliseerde opslagplaats van actuele informatie en expertise om de productiviteit van werknemers te verbeteren, processen te stroomlijnen en effectieve besluitvorming te ondersteunen.

15 redenen waarom u Knowledge Base Software nodig hebt

Bent u een bedrijfseigenaar en vraagt u zich nog steeds af waarom u een kennisbeheersysteem nodig hebt? Hier zijn mijn topredenen waarom u zeker een kennisbank in uw bedrijf moet gaan gebruiken:

1. Een kennisbank vergemakkelijkt de samenwerking tussen teams door interne teams gelijktijdig aan dezelfde of verschillende documenten te laten werken. Wanneer een kennisbank effectief wordt geïntegreerd in de workflow van een bedrijf, kan deze de productiviteit aanzienlijk verbeteren en meer waarde opleveren dan zelfs de meest efficiënte managers bij elkaar.
2. Een kennismanagementplatform verhoogt de productiviteit van het bedrijf omdat, zodra de supporttickets zijn aangemaakt, het personeel eenvoudigweg de relevante artikelen kan opzoeken om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen.
3. Een goed aangepaste kennisbank verbetert de klanttevredenheid dankzij how-to artikelen. Ze krijgen de mogelijkheid om gemakkelijk antwoorden op hun vragen en oplossingen voor hun problemen te vinden.
4. Een kennisbank is een effectieve manier om de last op een supportteam te verminderen door klanten eenvoudig toegang te geven tot oplossingen voor hun problemen, waardoor supportmedewerkers meer tijd hebben voor complexere vragen. Self-service voor de overwinning!
5. Een uitgebreide knowledge base-oplossing maakt het gemakkelijker om uw support op te schalen. Uw supportdienst kan effectiever worden in het trainen van nieuwe agents, waardoor uw team gemakkelijker kan groeien
6. Een kennisbank maakt het eenvoudiger om nieuwe medewerkers in te werken. Door een centraal servicecentrum met interne bedrijfsdocumentatie te creëren, kunnen nieuwe medewerkers (ongeacht de afdeling) eenvoudiger worden opgeleid en de hulp vinden die ze nodig hebben zonder hun collega’s te hoeven lastigvallen.
7. Specifieke kennisbanksoftware verbetert het imago en de perceptie van uw bedrijf. Een sterk en informatief centrum kan uw bedrijf gezaghebbender maken en boven de concurrentie in hetzelfde vakgebied plaatsen.
8. De beste oplossing voor kennisbeheer kan een geweldige bondgenoot zijn voor uw SEO contentstrategie. Indexeerbare ondersteunende artikelen kunnen een geweldige bron van organisch verkeer zijn, zowel voor merk- als niet-merkzoekwoorden.
9. Een online kennisbank geeft gebruikers de kans om u directe feedback te geven. Als u een oplossing gebruikt waarbij gebruikers hun feedback kunnen achterlaten, kunt u te weten komen hoe uw KB-bezoekers denken over uw supportartikelen. Dit is vooral handig om blinde vlekken en kennishiaten te vinden in uw diensten en producten en in uw documentatie.
10. Een kennisbeheerplatform dat u helpt om de kennis van uw bedrijf te organiseren en bij te houden. Door een bijgewerkt informatiecentrum bij te houden, verlies je de groei en kennisvoortgang van je bedrijf niet uit het oog.
11. Het voorziet je team van waardevolle gebruiksgegevens en bruikbare inzichten. Gebruiksanalyses helpen je team bij het identificeren van informatielacunes en nieuwe kansen om waardevolle inhoud voor je klanten te genereren.
12. Een effectieve oplossing voor kennisbeheer kan uw bedrijf een eenvoudige manier bieden om waardevolle informatie te creëren, te beheren en te delen tussen teamleden en afdelingen, en met uw klanten.
13. Met een goed aangepast kennisbanksysteem kunt u een hub van doorzoekbare artikelen creëren met alle FAQ’s van uw bedrijf, productinformatie en wat u er nog meer in wilt gooien!
14. Kennisbanksystemen die ondersteuning bieden in meerdere talen kunnen uw bedrijf helpen zijn bereik uit te breiden en een gevarieerd wereldwijd klantenbestand te bedienen.
15. Een kennisbank kan u helpen een gemeenschap op te bouwen. Sommige softwareoplossingen voor kennisbanken bieden forumachtige platforms waar bezoekers vragen kunnen stellen of beantwoorden en met elkaar kunnen communiceren.

Is dat niet meer dan genoeg om nu meteen kennisbeheersoftware te gaan gebruiken?

Essentiële functies van kennisbanksoftware

Kenmerken	Voorbeelden
Uitgebreide aanpassingsmogelijkheden	Mogelijkheid om de kennisbank te voorzien van een bedrijfslogo of kleurenschema, te kiezen uit verschillende sjablonen of thema’s en de lay-out en het ontwerp van de kennisbank aan te passen.
Inhoud creëren en beheren	Opties voor het toevoegen van afbeeldingen, video’s en andere multimedia aan artikelen; bewerken; organiseren van artikelen in categorieën en subcategorieën.
Zoek functionaliteit	Zoeken naar specifieke artikelen of trefwoorden; filteren en sorteren van resultaten.
Gebruikersbeheer en toegangscontrole	Gebruikersrechten en toegangsniveaus instellen, zodat gevoelige informatie alleen zichtbaar is voor bevoegde gebruikers.
Analytics en rapportage	Bijhouden van gebruik en prestatiecijfers, zoals het aantal weergaven of zoekopdrachten op specifieke artikelen. Deze informatie helpt vaak om relevantere artikelen te maken om beter in te spelen op de vragen van je klanten.
Integratiemogelijkheden	Integratie met andere tools of software, zoals CRM-software (Customer Relationship Management), chatbots of helpdesksoftware.
Klantenondersteuning	Ondersteuning per e-mail, live chat, documentatie en hulpmiddelen (gebruikershandleidingen of tutorials) helpen gebruikers op weg.

Hoe kies je de juiste kennisbanksoftware?

Er zijn veel oplossingen om uit te kiezen en het kan moeilijk zijn om te beslissen welke de juiste is voor jou, je team en je bedrijf. Hier is een beetje hulp van mij: de belangrijkste factoren die u in overweging moet nemen bij het kiezen van een kennisbanksoftware.

Gebruiksgemak

Hoe gemakkelijk of moeilijk de software te gebruiken is, bepaalt je succes. Je wilt geen honderden euro’s uitgeven aan een interne kennisbank om er vervolgens achter te komen dat je team nog steeds Word-documenten en PDF’s gebruikt vanwege de steile leercurve van de nieuwe kennisbank. Ik heb het zien gebeuren… Stel je ook voor dat je klanten gefrustreerd raken omdat ze niet gemakkelijk door je documentatie kunnen navigeren. Dat zou een puinhoop zijn. Intuïtieve kennisbasesoftware is een essentieel hulpmiddel voor elke organisatie die ondersteuningsprocessen wil stroomlijnen, de inspanning van klanten wil verminderen en de algehele klantervaring wil verbeteren.

Alleen een kennisbank?

Met een effectieve kennisbank kunt u tegenwoordig veel meer doen dan alleen informatieknooppunten maken en beheren. Je moet dus eerst de volgende dingen bepalen:

• Moet je team intern kunnen communiceren via een chat?
• Moet je kennisbank live chatondersteuning hebben?
• Heeft u een CRM nodig als onderdeel van uw kennisbankoplossing?
• Moet uw kennisbank een white label zijn?
• Hebt u e-mailmeldingen nodig voor updates of wijzigingen in de kennisbank?
• Heeft uw supportteam niet alleen een kennisbank nodig, maar ook functies voor projectbeheer en samenwerkingstools op hetzelfde platform?

Kunstmatige intelligentie en machine learning

AI en machine learning zijn twee modewoorden die soms geen echte betekenis hebben. Als het echter om kennis gaat, kunnen machine learning en AI-gebaseerde kennisbanken uw bedrijf helpen een betere klantervaring te bieden en een aantal van uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

Flexibiliteit en schaalbaarheid

Flexibiliteit in alle software die je besluit te implementeren is belangrijk omdat je nooit weet hoe je bedrijf in de loop van de tijd zal groeien of veranderen. Je begint misschien met een klein team van medewerkers, maar als je bedrijf groeit, moet je misschien meer gebruikers toevoegen of de manier waarop je kennisbank is georganiseerd veranderen. Een flexibel kennisbeheersysteem kan deze veranderingen zonder problemen aan.

Is SEO belangrijk voor je bedrijf?

Als u een self-service kennisbankwilt u deze waarschijnlijk gebruiken om uw organische verkeer te laten groeien. Waarom zou je je inhoud niet gebruiken om organisch meer bezoekers aan te trekken? Als dit punt belangrijk voor je is, kies dan een kennisbankoplossing die op zijn minst basis SEO-instellingen biedt, zodat je kennisbankartikelen gemakkelijk in zoekmachines kunnen worden gevonden.

“Het hangt allemaal af van de hoeveelheid kennis die beschermd moet worden, hoeveel mensen er toegang toe moeten hebben en hoe gevoelig die informatie is. De behoeften verschillen enorm voor een internationaal team van honderden mensen die toevallig financiële informatie van klanten behandelen, dan voor een klein team dat een blog publiceert en alleen een spreadsheet bijhoudt met de contactgegevens van hun bronnen of freelance schrijvers.

Naarmate je complexer wordt, kun je beter knowledge base software gebruiken of zelf een tool ontwikkelen en deze hosten op je eigen servers, als dat mogelijk is. Op basis van mijn onderzoek zouden de meeste bedrijven een tool kopen met een veiligheidscertificering zoals SOC.

Elke vorm van gegevensopslag is beter dan collega’s keer op keer om bepaalde informatie of documenten te moeten vragen.“

Voor wie is Knowledge Base Software geschikt?

Bedrijven van alle soorten kunnen profiteren van intuïtieve kennisbasesoftwaretools. Ze maken het eenvoudig om informatie die u of uw klanten nodig hebben te creëren, beheren en vinden. Hier zijn een paar voorbeelden van wie in de winnende cirkel zit als het gaat om het gebruik van kennismanagementsoftware.

• SaaS-bedrijven: Canva heeft een helpcentrum voor zijn miljoenen maandelijkse gebruikers. Kun je je voorstellen hoeveel duizenden supportcontacten ze voorkomen door die helpartikelen?
• Retail platformen: AppSumo heeft een helpcentrum voor kopers die vragen hebben over hun aankopen, accounts, enz. Amazon heeft ook heel veel helpcentra voor verschillende doeleinden, maar die zijn alleen toegankelijk als je bent ingelogd.
• Lokale en nationale overheden: Officiële overheidsinstanties hebben ook informatiecentra voor hun burgers, zoals New York City en het NYC Business-platform.
• Grote bedrijven en KMO’s: Zelfs kleine en middelgrote bedrijven met of zonder een sterke online aanwezigheid kunnen de vruchten plukken van een klantgerichte kennisbank. Interne kennisbanken kunnen de training en ondersteuning van werknemers stroomlijnen, terwijl externe kennisbanken de interactie met klanten kunnen verbeteren.
• Onderwijsinstellingen: Ooit gedacht aan de oceaan van kennis binnen een universiteit of school? Van onderzoeksverslagen tot cursusmateriaal, het is veel gemakkelijker en sneller om relevante informatie op te zoeken in een goed beheerde digitale omgeving. Bovendien kan het de weg vrijmaken voor betere samenwerking tussen afdelingen, wat leidt tot meer interdisciplinair onderzoek en leren van topniveau.
• Non-profitorganisaties: Aangezien non-profits routinematig te maken hebben met een groot aantal gegevens, van fondsenwervingscampagnes tot vrijwilligersdatabases, kan een kennisbeheersysteem helpen om alles te consolideren en inzichtelijk te maken. Met deze enkele bron van waarheid kunt u het succes van verschillende initiatieven bijhouden, patronen zien en effectievere strategieën voor de toekomst bedenken.

De top 12 van kennisbasesoftwareplatforms

Ik heb het al gehad over de voordelen van kennisbasesoftware en de dingen die je moet overwegen om de juiste software te kiezen om er een te bouwen. Dus nu is het tijd om in deze zorgvuldig samengestelde lijst van de beste kennisbasesoftwareplatforms te duiken.

FuseBase

Het meest geschikt voor: Interne documentatie, creëren en delen van inhoud, samenwerking tussen teams en klanten

Prijs: vanaf $32 per maand

FuseBase biedt gebruikers een krachtige oplossing voor het delen van kennis en het creëren van een informatiehub voor uw team, die kan worden gebruikt om een self-service portal te creëren. Of het nu gaat om informatie, externe of interne KB’s, projecten of taken, FuseBase heeft als doel alles onder één dak te brengen en zo tijd te besparen. Het biedt ook een efficiënte samenwerkingsomgeving voor externe teams van elke omvang. En de ingebouwde AI-agenten helpen om het echt te gebruiken. Ze vatten grote documenten samen en vertalen ze, voeren zoekacties uit en houden zelfs de inhoud bij. Dus als een document oud wordt (zoals een PDF met een verouderd beleid), markeert de agent het of stelt zelfs een update op.

U kunt hier een voorbeeld zien van een kennisbank en helpcenter voor klanten hier.

Voordelen

• White label oplossing.
• Klantenportaal en analyses.
• Krachtige editor.
• Functies voor projectbeheer.
• Eenvoudig delen.
• Eenvoudige interne samenwerking.
• Interne chatoplossing.
• Ingebouwde AI-agenten.
• Geneste mappen en submappen.
• Uitgebreide insluitingsfunctie en integraties.
• AI-gestuurde zoekfunctie.

Nadelen

• Mappen en notities kunnen niet handmatig worden herschikt (in de interne werkruimte)

Notion

Het meest geschikt voor: Interne documentatie en teamsamenwerking

Vanaf prijs: $10/maand/gebruiker

Notion is een zeer aanpasbaar stuk kennisbanksoftware dat kan dienen als de kennishub voor uw hele bedrijf. De volgende generatie documenten die dit kennisbeheersysteem biedt, zijn uitstekend voor een effectieve samenwerking en een eenvoudig contentbeheerproces. Het extra voordeel van AI dat Notion biedt op de werkplek opent een wereld van vrijwel eindeloze mogelijkheden. De krachtige databases en flexibele inhoudsorganisatie maken het een goed hulpmiddel om een kennisbank op te bouwen.

Voordelen

• Relationele databases.
• Ondersteunt markdown.
• Onbeperkte opslag.
• Eenvoudig delen.
• Flexibele functies voor inhoudsbeheer.
• Eenvoudige interne samenwerking.
• Breed scala aan inhoudsblokken.
• Integratie met Microsoft Teams.

Nadelen

• Geen aangepast domein.
• Geen white label.
• Leercurve.

HelpScout

Meest geschikt voor: Externe documentatie, kennisbank en klantenondersteuning

Vanaf prijs: $50/maand/gebruiker

HelpScout is een systeem voor klantenondersteuning, of met andere woorden, bureausoftware, met drie kernfuncties: tool voor kennisbank, gedeelde e-mailinbox en beacon-widget. Het geeft bedrijfseigenaren de tools om ondersteuning te bieden aan hun klanten, zowel via e-mail als via een live chat-widget die op elke website kan worden geplaatst. Met de kennisbankfunctie, die een ingebouwd zoekvak heeft, kunt u informatieve kennisbankartikelen maken om het aantal supporttickets te verminderen en gebruikers te voorzien van antwoorden op hun meest voorkomende brandende vragen.

Daarnaast biedt HelpScout een reeks samenwerkingstools, zoals opmerkingen, concepten, goedkeuringsworkflows en integratie met andere samenwerkingstools, waarmee teams effectief kunnen samenwerken aan het beheer van inhoud in de kennisbank.

Voordelen

• Budgetvriendelijk.
• Beheer van mailboxen.
• Aangepaste zoekmachine.
• Live chatwidget voor websites.
• In-app berichtenuitwisseling.
• Geautomatiseerde workflows.
• Analytics en rapportage.
• Feedback van klanten.

Nadelen

• Slechts twee niveaus voor het organiseren van inhoud.
• Weinig aanpassingsopties.
• Zwakke spamfilters.
• Buggy document editors

Helpjuice

Meest geschikt voor: Externe & interne kennisbanken met geavanceerde analyses en white-labeling

Vanaf prijs: $120/maand (tot 4 gebruikers)

Helpjuice is een speciaal kennisbankplatform dat is gebouwd om supporttickets af te buigen en klanten en teams direct antwoorden te geven. Het biedt uitgebreide aanpassingsmogelijkheden (branding/white-label), krachtige zoekfuncties, artikelanalyses, workflows en meertaligheid met snelle, praktische ondersteuning en gratis aanpassing door experts om snel een gepolijste KB te leveren.

Voordelen

• Aangepast domein & volledig white-label
• SSO & robuust gebruikersbeheer (SAML/Okta)
• Geavanceerde artikelanalyse en inzichten.
• Versiegeschiedenis & samenwerkingstools.
• Ondersteuning voor meerdere talen.
• Snel zoeken zoals in Google.
• Gratis aanpassing door expert
• Responsieve ondersteuning.
  

Nadelen

• Hogere instapprijs in vergelijking met wiki-achtige tools; geen gratis plan.
• Geen algemene projectbeheersuite (speciaal gebouwd voor KB’s).
• Diepere thema-aanpassingen kunnen CSS/HTML of hulp van een leverancier vereisen.

Zendesk

Het meest geschikt voor: Extern helpcentrum, klantenondersteuning en verkoop

Vanaf prijs: $55/gebruiker/maand

Zendesk is een gevestigd ondersteuningsplatform met alle tools die een middelgroot of groot bedrijf nodig heeft om zijn klanten en websitebezoekers te helpen.

Het is een toonaangevende SaaS kennisbank software waarmee bedrijven een gecentraliseerde opslagplaats van kennis kunnen creëren en beheren voor zowel klanten als werknemers, met functies zoals aanpasbare sjablonen, versiebeheer en een krachtige zoekmachine. Een van de meest gerapporteerde voordelen van Zendesk is de functie community forums waarmee bedrijven een ruimte kunnen creëren waar hun klanten met elkaar in contact kunnen komen en informatie kunnen delen.

Zendesk is in de eerste plaats klantenservice software en beschikt over meerdere functies, waaronder de krachtige kennisbank functionaliteit. Het is een van de populairste ondersteuningsoplossingen op de markt, maar als je vooral een kennisbankoplossing nodig hebt, kan Zendesk zowel prijzig als overweldigend zijn. Als dat jouw use case is, overweeg dan deze Zendesk alternatieven.
Een groot pluspunt is echter dat het een alles-in-één oplossing is waarmee je zowel externe als interne kennisbanken kunt maken.

Voordelen

• Lokalisatie van inhoud.
• Beheer van mailboxen.
• Desk software.
• Aangepaste zoekmachine.
• Live chat-widget voor websites.
• Analytics en rapportage.
• Basis SEO-instellingen.
• Zelfbedieningsportaal.
• Feedback van klanten.
• Machine learning bots en zoeken.
• Community forums.

Nadelen

• Prijzige oplossing voor kleine bedrijven of freelancers.
• Steile leercurve.
• Eenrichtingssynchronisatie met platforms zoals HubSpot-service.
• Klanten klagen over gebrek aan ondersteuning.

Slab

Geschikt voor: Extern en intern contentbeheer

Vanaf prijs:$6,67/maand/gebruiker

Slab is een platform voor het creëren en beheren van inhoud waarmee je kennis voor je hele organisatie kunt creëren en organiseren. Het is een eenvoudige oplossing voor elke organisatie om een mooi ogende kennisbank te creëren met een eenvoudige zijbalk waar verschillende secties toegankelijk zijn.

Voordelen

• Betaalbare oplossing.
• Eenvoudig beheer van de inhoud van de kennisbank.
• Aangepast domein (top plan).
• Gebruiksanalyses.
• Versiegeschiedenis.
• Doorzoekbare informatiehubs.
• Integraties met populaire apps.

Nadelen

• Beperkte opslag.
• Weinig aanpassingsopties.
• Geen SEO-instellingen.

Archbee

Meest geschikt voor: Extern en intern kennisbeheer en samenwerking

Vanaf prijs: $50/maand

Archbee is een documentatie- en kennismanagementtool die het meest geschikt is voor het verzamelen en presenteren van softwarekennis. Met Archbee kun je je documentatie opdelen in aparte ruimtes (openbaar of privé). Elke ruimte kan bevatten wat je team of je klanten nodig hebben: gebruikershandleidingen, openbare of privéportalen, API-documenten, contextuele documentatie in apps, enz. Je kunt er een uitgebreide interne kennisbank mee maken.

Voordelen

• Aangepaste domeinen met SSL-certificaat.
• Organiseren van ruimtes en documenten via slepen en neerzetten.
• Oneindige documentgeschiedenis.
• Krachtige zoekfunctie.
• Statistieken van documenten.
• Functies voor samenwerking.
• SEO-instellingen.
• Aangepaste CSS en JavaScript.

Nadelen

• Enigszins prijzige oplossing voor freelancers.
• Geen gratis plan.
• Kan niet offline werken.
• Limiet van 300 documenten per ruimte (niet openbaar gemaakt!).
• Weinig aanpassingsmogelijkheden voor niet-techneuten.
• Beperkte opslagruimte.

GitBook

Het meest geschikt voor: Interne en externe softwaredocumentatie en samenwerking

Vanaf prijs: $65/maand/site

GitBook is een eenvoudig te gebruiken documentatietool waarmee teams alles kunnen beschrijven, van producten tot API’s en interne artikelen. Zijn missie is om het makkelijk te maken om technische kennis te plannen, te centraliseren en te delen, zowel intern (tussen teamleden) als extern (met gebruikers en klanten). GitBook kan ook worden gebruikt om een robuuste kennisbank te creëren.

Voordelen

• Aangepast domein.
• Betaalbare documentatieoplossing.
• Eenvoudige drag-and-drop interface.
• Zelfbedieningsportaal.
• Feedback over inhoud.
• Inzichten en analyses.

Nadelen

• Kan Gitbook branding niet verwijderen.
• Weinig aanpassingsopties.
• Ongedefinieerde limieten voor bestandsopslag.

Intercom

Het beste voor: Klantenondersteuning, helpartikelen en documentatie

Vanaf prijs: $29/maand/plaats

Intercom is een allround klantondersteuningsplatform met ondersteuningsfuncties over de hele linie. Met zijn live chat, ticketingoplossing, ondersteuningsartikelen en andere kernfuncties is Intercom de heilige graal onder de platforms voor klantondersteuning. Met de bureausoftware van Intercom kan een selfserviceportaal worden gemaakt waarmee klanten toegang hebben tot informatie en ondersteuningsbronnen zonder dat ze contact hoeven op te nemen met een supportmedewerker.

Voordelen

• Live chat widget.
• Hulpartikelen (AKA kennisbanken).
• Beheer van werkdruk van personeel.
• Gespreksbots.
• Feedback van klanten.
• Meertalige artikelen.
• Aangepast domein.
• Zelfbedieningsportaal.
• Bruikbare analyses en inzichten.

Nadelen

• Geen gratis plan.
• Het kan overweldigend aanvoelen.
• Extreem prijzig voor kleine tot middelgrote bedrijven.
• Veel functies worden verkocht als betaalde add-ons.
• Moeilijk te migreren naar andere oplossingen.
• Sommige klanten klagen over hun trage reacties op ondersteuningsvragen.

HelpCrunch

Geschikt voor: Klantenondersteuning en externe hulpartikelen

Vanaf prijs: $12/maand/gebruiker

Als een van de meest gerenommeerde klantondersteuningssystemen op de markt, biedt HelpCrunch een krachtige kennisbank om klantenserviceverzoeken en kosten te verminderen. Het stelt u in staat om uw bedrijfsdocumentatie en klantgerelateerde gegevens op hun platform te hosten, waardoor de klantervaring aanzienlijk wordt verbeterd en herhaalde vragen worden verminderd. Van een echte WYSIWYG-editor die het maken van artikelen soepel en eenvoudig maakt, tot het gebruik van aangepaste CSS en JavaScript voor volledige merkaanpassing, HelpCrunch biedt het allemaal in een keurig pakket.

Voordelen

• Betaalbare oplossing voor het MKB.
• Eenvoudig te structureren documentatie.
• SEO setup functies.
• Bruikbare inzichten en statistieken.
• Aangepast domein.
• Zelfbedieningsportal.
• Live chat en zelfbedieningswidget.
• Meertalige kennis hub.
• Slimme zoekfunctionaliteit.

Nadelen

• Geen desktop app.
• Niet geschikt voor grote ondernemingen.
• HelpCrunch branding op het laagst betaalde plan.

Heroïsche kennisbank

Geschikt voor: Beheer van externe inhoud

Vanaf prijs: $129/jaar/gebruiker

Heroic Knowledge Base oplossing is een krachtige WordPress plugin waarmee je een volwaardig zelf-gehost kenniscentrum kunt maken. Met direct zoeken, artikelanalyses, gebruikersfeedback, e-mailrapporten en meer biedt Heroic Knowledge Base een gecureerde kennisbankervaring voor de bezoekers van uw site.

Voordelen

• WordPress-achtige flexibiliteit.
• Ingebouwde inhoudsopgave.
• Gebruikersgebaseerde inhoudsbeperking.
• Gebruiksvriendelijke ervaring voor bezoekers.
• Geweldig aanpasbare ontwerpen.
• Live zoeksuggesties.
• Directe antwoorden site widget.
• Zoekanalyses.

Nadelen

• Het is geen standalone kenniscentrumoplossing, omdat het afhankelijk is van WordPress.
• Geen gratis proefversie.
• De prijs is bovengemiddeld voor een WordPress plugin.
• Technische kennis nodig voor basisinstallatie.
• Ondersteuning en updates voor één jaar. Daarna moet je de licentie vernieuwen.
• Je bent zelf verantwoordelijk voor onderhoud en updates.
• Voor hosting moet je apart betalen.

Confluence

Het meest geschikt voor: Kennis delen, inhoud organiseren en samenwerken aan documenten.

Vanaf prijs: $5,16/gebruiker/maand

Confluence is een online wiki-achtige samenwerkingswerkruimte die gebruikers helpt om teamwerk en productiviteit te verbeteren. Het maakt ook deel uit van het Atlassian ecosysteem. Met deze software kunnen teams dynamische pagina’s maken met allerlei soorten content, zoals whiteboards, databases en video’s. De kennisbeheerfuncties van Confluence vereenvoudigen het proces van het creëren, organiseren en delen van informatie.

Voordelen:

• Onbeperkt aantal pagina’s.
• Gebruiksvriendelijke kennisbank.
• Whiteboards.
• Dynamische databases.
• Toegang beperken.
• Sjablonen.
• Real-time bewerken.

Nadelen:

• Sommige benodigde functies zijn alleen beschikbaar als betaalde plugins.
• Een steile leercurve.
• Geen realtime chat.
• De zoekfunctie werkt niet altijd goed.

Hoe implementeert u een kennisbank voor uw organisatie?

“Oké, nu weet ik veel over kennisbasesoftware en hoe ik de beste kan kiezen voor mijn behoeften, maar hoe kan ik een kennisbank implementeren voor mijn organisatie?”, vraag je je misschien af. Laten we eens kijken hoe u een kennisbank opstart.

1. Bepaal het doel van uw kennisbank.
2. Identificeer het publiek van uw toekomstige kennisbank. Dit zal u helpen om te bepalen wat voor soort inhoud u in uw kennisbank wilt opnemen en hoe u deze wilt structureren.
3. Kies een kennisbanksoftware. Zorg ervoor dat de gekozen kennisbanksoftware alle noodzakelijke functies heeft en gemakkelijk te gebruiken is voor zowel contentmakers als gebruikers.
4. Begin met het creëren en organiseren van inhoud voor uw kennisbank. Identificeer veelvoorkomende vragen of problemen die uw publiek kan hebben en maak artikelen of bronnen die deze onderwerpen behandelen. Organiseer je content in categorieën en subcategorieën zodat gebruikers gemakkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben.
5. Test uw kennisbank met een kleine groep gebruikers en verzamel feedback. Gebruik deze feedback om uw inhoud te verfijnen en uw kennisbank waar nodig aan te passen.
6. Lanceer en promoot uw kennisbank. Moedig gebruikers aan om feedback en suggesties voor verbetering te geven.
7. Controleer het gebruik en de prestaties van uw kennisbank en werk uw kennisbank bij.

Dingen afronden

Nu weet u hoe essentieel een kennisbank is. Met de juiste kennisbanksoftware kunt u alle waardevolle informatie van uw bedrijf, zowel intern als extern, op één plek opslaan en het teamleden en gebruikers gemakkelijk maken om er toegang toe te krijgen wanneer ze maar willen.

Dit artikel helpt je de beste kennisbankopties op de markt te kiezen. Als je op zoek bent naar een one-stop, branded oplossing met een aantal sterke AI-functies, dan zou ik zeggen dat FuseBase de plek is om te beginnen.

Lees hier hoe FuseBase je kan helpen om een perfecte kennisbank te bouwen.

Vaak gestelde vragen

Wat bedoelen jullie met een kennisbank?
Kort gezegd is het een gecentraliseerde plaats voor het opslaan, delen en beheren van kennis van uw organisatie in een digitaal formaat. Dit omvat gidsen, FAQ’s, productdocumentatie en meer.

Waar wordt een kennisbank voor gebruikt?
Het wordt gebruikt om teams, klanten en gebruikers te helpen om gemakkelijk de relevante informatie te vinden die ze nodig hebben. Klanten hebben bijvoorbeeld direct toegang tot handleidingen en kunnen zelf problemen oplossen. En teams kunnen KBS gebruiken om de informatie te vinden die nodig is voor projecten of voor het inwerken van medewerkers.

Wat is het verschil tussen een database en een kennisbank?
Databases bevatten meestal ruwe gegevens (zoals klantgegevens, voorraadlijsten) die zijn georganiseerd in tabellen zodat ze gemakkelijk kunnen worden opgehaald en geanalyseerd. Een kennisbank kan tekst, afbeeldingen, video’s en bestanden bevatten; informatie in KB’s wordt gebruikt om problemen op te lossen of vragen te beantwoorden.

Kan AI worden gebruikt om kennisbanken te verbeteren?
Ja, AI kan samenvattingen genereren, direct vragen beantwoorden op basis van de KB-info en gepersonaliseerde hulp bieden. Daarnaast kan AI uw kennisbank automatisch up-to-date houden.

Disclaimer
Andere partijen dan FuseBase kunnen producten, diensten, aanbevelingen of meningen aanbieden op de FuseBase site (“Materialen van derden”). FuseBase is niet verantwoordelijk voor het onderzoeken of evalueren van dergelijke Materialen van Derden, en geeft geen garanties met betrekking tot de Materialen van Derden. Links naar dergelijke materialen van derden zijn voor uw gemak en vormen geen goedkeuring van dergelijke materialen van derden.