Le 12 migliori piattaforme software di Knowledge Base

Come imprenditore, so che la conoscenza è potere. E anche se non avete un’azienda, avrete già sentito questa frase, vero? Poche cose danno più potere a un’azienda e al suo team di un pool conciso di informazioni organizzate e ben strutturate. Questo, quando è online, si chiama tipicamente base di conoscenza: uno strumento che consente al vostro team o ai vostri clienti di ottenere facilmente le informazioni di cui hanno bisogno, esattamente quando ne hanno bisogno.

Se vi siete mai chiesti che cos’è un software di knowledge base e come la vostra organizzazione può trarne vantaggio, lo scoprirete qui di seguito. Inoltre, un elenco dei migliori sistemi di knowledge base disponibili.

I migliori software per le basi di conoscenza nel 2025

• FuseBase – Il migliore per le basi di conoscenza di marca, per la gestione intelligente delle informazioni e per la collaborazione con la conoscenza
• Notion – Il migliore per wiki interni flessibili e gestione efficiente dei contenuti
• HelpScout – Migliore per centri di assistenza pubblici e leggeri per la gestione dei ticket di supporto
• Zendesk – Migliore per la documentazione di livello aziendale per le operazioni di supporto di grandi dimensioni
• Slab – Migliore per la condivisione interna delle conoscenze e per una UX pulita

E altri sette di cui leggerete prossimamente.

Che cos’è un software di base di conoscenza?

Il software di base di conoscenza è il vostro bibliotecario digitale, il guardiano dell’intelligenza della vostra azienda. Immaginate uno strumento che non solo archivia, ma organizza e diffonde in modo ottimale il vostro vasto mare di informazioni attraverso vari canali. Questo è esattamente ciò che fa un Knowledge Base Software.

È la soluzione ideale per catturare, curare e condividere efficacemente le conoscenze all’interno dell’organizzazione, ponendo fine alla ricerca di dati sparsi. Indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, aiuta a trasformare le informazioni grezze in informazioni utili, in modo che il processo decisionale sia facile come una passeggiata nel parco.

A parte gli scherzi, con il software di assistenza clienti che sta diventando sempre più importante tra le aziende online, le imprese possono ora gestire e archiviare le loro conoscenze e informazioni in diversi modi, rendendole versatili e accessibili agli utenti. Ad esempio, le aziende possono creare basi di conoscenza private per uso interno e basi di conoscenza pubbliche per l’assistenza ai clienti. Questa soluzione offre ai titolari e ai membri del team una serie di vantaggi fondamentali rispetto ai metodi tradizionali di archiviazione delle informazioni. Ed è proprio per questo che il software di gestione della conoscenza è diventato così popolare negli ultimi anni.

Tipi di software di base di conoscenza

Possiamo parlare di diversi tipi di software di base di conoscenza a seconda di come li usiamo e li implementiamo. Esistono centri di assistenza, wiki aziendali, hub informativi, secondi cervelli, archivi di SOP, basi di conoscenza interne, basi di conoscenza esterne: l’elenco è piuttosto lungo. Tuttavia, quando si parla di strumenti di base di conoscenza per le aziende, i membri del team e i clienti, il modo più comune di classificarli è in sistemi di gestione della conoscenza interni ed esterni.

Base di conoscenza esterna

Un hub informativo aziendale esterno o pubblico, chiamato anche centro di conoscenza self-service, è una piattaforma creata da un’azienda e disponibile pubblicamente ai suoi clienti, utenti o potenziali clienti.

Come si può intuire dal nome, questo tipo di piattaforma è impostata in modo che i clienti o gli utenti possano trovare facilmente le informazioni aggiornate di cui hanno bisogno per risolvere un particolare problema o quesito, senza dover contattare direttamente il team di assistenza clienti. Questo aiuta a ridurre le e-mail e le chiamate inutili al servizio clienti e può migliorare la soddisfazione dei clienti in modo efficace.

Base di conoscenza interna

Una base di conoscenza interna è un insieme di informazioni strutturate che è disponibile solo per il personale di un’azienda, cioè internamente, a volte come parte di un’intranet aziendale intranet aziendale. Le ragioni per la creazione di una KB interna possono essere le più varie: migliorare l’onboarding dei dipendenti, centralizzare le SOP per i processi aziendali, risolvere più rapidamente le domande dei clienti e tenere traccia degli aggiornamenti. Una base di conoscenza può anche aiutare il coordinamento del team all’interno di un’azienda, in quanto i vari reparti possono condividere le best practice o imparare dall’esperienza degli altri.

È difficile sopravvalutare l’importanza di questi aspetti e il software di base di conoscenza interna sta diventando estremamente popolare oggi, in quanto fornisce alle organizzazioni un archivio centralizzato di informazioni e competenze aggiornate per migliorare la produttività dei dipendenti, snellire i processi e supportare un processo decisionale efficace.

15 ragioni per cui avete bisogno di un software di Knowledge Base

Siete proprietari di un’azienda e vi state ancora chiedendo perché avete bisogno di un sistema di gestione della conoscenza? Ecco i miei principali motivi per cui dovreste assolutamente iniziare a usare una base di conoscenza nella vostra azienda:

1. Una base di conoscenza facilita la collaborazione tra i team, consentendo ai team interni di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento o su documenti diversi. Se integrato in modo efficace nel flusso di lavoro di un’azienda, uno strumento di knowledge base può migliorare significativamente la produttività e apportare più valore anche dei manager più efficienti messi insieme.
2. Una piattaforma di gestione della conoscenza aumenta la produttività aziendale perché, una volta creati i ticket di assistenza, il personale può semplicemente consultare gli articoli pertinenti per trovare le informazioni necessarie a svolgere il proprio lavoro.
3. Una base di conoscenza ben personalizzata migliora la soddisfazione dei clienti grazie agli articoli sulle modalità di intervento. I clienti hanno la possibilità di trovare facilmente le risposte alle loro domande e le soluzioni ai loro problemi.
4. Uno strumento di knowledge base è un modo efficace per ridurre l’onere di un team di assistenza, fornendo ai clienti un facile accesso alle soluzioni per i loro problemi, liberando gli agenti di assistenza per gestire richieste più complesse. Il self-service è una vittoria!
5. Una soluzione di knowledge base completa facilita la scalabilità dell’assistenza. Il vostro servizio di assistenza può diventare più efficace nella formazione di nuovi agenti, il che consentirà al vostro team di crescere più facilmente
6. Una base di conoscenze facilita l ‘inserimento di nuovi dipendenti. Creando un hub centrale di documentazione interna all’azienda, i nuovi dipendenti (indipendentemente dal reparto) possono essere formati più facilmente e trovare l’aiuto di cui hanno bisogno senza assillare i colleghi.
7. Un software di knowledge base dedicato migliora l’immagine e la percezione dell’azienda. Un centro forte e informativo può far apparire la vostra azienda più autorevole e posizionarla al di sopra della concorrenza nello stesso settore.
8. La migliore soluzione di gestione della conoscenza può essere un grande alleato della vostra strategia di contenuti SEO. Gli articoli di supporto indicizzabili possono essere una grande fonte di traffico organico, sia per le parole chiave di ricerca del marchio che per quelle non di marca.
9. Una base di conoscenza online offre agli utenti la possibilità di fornire un feedback diretto. Se utilizzate una soluzione in cui gli utenti possono lasciare il loro feedback, potete conoscere l’opinione dei visitatori della KB sui vostri articoli di supporto. Ciò è particolarmente utile per individuare i punti oscuri e le lacune di conoscenza nei vostri servizi e prodotti e nella vostra documentazione.
10. Una piattaforma di gestione delle conoscenze che vi aiuta a organizzare e tenere traccia delle conoscenze della vostra azienda. Mantenendo un centro informazioni aggiornato, non perderete di vista la crescita e il progresso del know-how della vostra azienda.
11. Fornisce al vostro team dati d’uso preziosi e approfondimenti praticabili. L’analisi dell’utilizzo aiuterà il team a identificare le lacune informative e le nuove opportunità di generare contenuti di valore per i clienti.
12. Una soluzione efficace di gestione della conoscenza può fornire alla vostra azienda un modo semplice per creare, gestire e condividere informazioni preziose tra i membri del team, i reparti e i clienti.
13. Un sistema di knowledge base adeguatamente personalizzato vi consentirà di creare un hub di articoli ricercabili contenenti tutte le FAQ della vostra azienda, le informazioni sui prodotti e qualsiasi altra cosa vogliate inserire!
14. I sistemi di knowledge base che forniscono supporto in più lingue possono aiutare la vostra azienda a espandere la propria portata e a servire una base di clienti globale e diversificata.
15. Una base di conoscenza può aiutarvi a costruire una comunità. Alcune soluzioni software di knowledge base offrono piattaforme simili a forum in cui i visitatori possono porre o rispondere a domande e interagire tra loro.

Non è più che sufficiente per iniziare a usare un software di gestione della conoscenza, proprio adesso?

Caratteristiche essenziali del software di Knowledge Base

Caratteristiche	Esempi
Ricche opzioni di personalizzazione	Possibilità di contrassegnare la base di conoscenza con un logo aziendale o uno schema di colori, di scegliere tra diversi modelli o temi e di personalizzare il layout e il design della base di conoscenza.
Creazione e gestione dei contenuti	Possibilità di aggiungere immagini, video e altri contenuti multimediali agli articoli, di modificarli e di organizzarli in categorie e sottocategorie.
Funzionalità di ricerca	Ricerca di articoli specifici o parole chiave; filtraggio e ordinamento dei risultati.
Gestione degli utenti e controllo degli accessi	Impostazione dei permessi e dei livelli di accesso degli utenti, in modo che le informazioni sensibili siano visibili solo agli utenti autorizzati.
Analisi e reportistica	Tracciamento delle metriche di utilizzo e delle prestazioni, come il numero di visualizzazioni o di ricerche su articoli specifici. Queste informazioni spesso aiutano a creare articoli più pertinenti per soddisfare meglio le richieste dei clienti.
Opzioni di integrazione	Integrazione con altri strumenti o software, come software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), chatbot o software di help desk.
Assistenza clienti	L’assistenza via e-mail, la chat dal vivo, la documentazione e le risorse (manuali d’uso o tutorial) aiutano gli utenti a iniziare.

Come scegliere il giusto software di Knowledge Base

Ci sono molte soluzioni tra cui scegliere e può essere difficile decidere quale sia quella giusta per voi, il vostro team e la vostra azienda. Ecco quindi un piccolo aiuto da parte mia: i fattori chiave da considerare quando si sceglie un software di Knowledge Base.

Facilità d’uso

La facilità o la difficoltà di utilizzo del software determinerà il vostro successo. Non volete spendere centinaia di dollari per una base di conoscenza interna per poi scoprire che il vostro team utilizza ancora documenti Word e PDF a causa della ripida curva di apprendimento della base di conoscenza appena adottata. Inoltre, immaginate di scatenare la frustrazione dei clienti solo perché non riescono a navigare facilmente nella vostra documentazione. Sarebbe un disastro. Un software di knowledge base intuitivo è uno strumento essenziale per qualsiasi organizzazione che voglia snellire i processi di assistenza, ridurre l’impegno dei clienti e migliorare l’esperienza complessiva dei clienti.

Solo una base di conoscenza?

Oggi una base di conoscenza efficace consente di fare molto di più che creare e gestire semplicemente degli hub di informazioni. È quindi necessario determinare innanzitutto i seguenti aspetti:

• Il vostro team deve essere in grado di comunicare internamente tramite una chat?
• Avete bisogno che la vostra base di conoscenze abbia un supporto di chat dal vivo?
• Avete bisogno di un CRM come parte della vostra soluzione di knowledge base?
• La vostra knowledge base deve essere una white label?
• Avete bisogno di notifiche via e-mail per gli aggiornamenti o le modifiche alla knowledge base?
• Il vostro team di assistenza ha bisogno non solo di una base di conoscenze, ma anche di funzionalità di gestione dei progetti e di strumenti di collaborazione sulla stessa piattaforma?

Intelligenza artificiale e apprendimento automatico

AI e machine learning sono due parole d’ordine che a volte possono essere prive di significato reale. Tuttavia, quando si tratta di conoscenza, l’apprendimento automatico e le basi di conoscenza alimentate dall’AI possono aiutare la vostra azienda a fornire una migliore esperienza ai clienti e a semplificare alcuni processi aziendali.

Flessibilità e scalabilità

La flessibilità di qualsiasi software che si decide di implementare è importante perché non si può mai sapere come la propria azienda crescerà o cambierà nel tempo. All’inizio potreste avere un piccolo team di dipendenti, ma con la crescita della vostra attività potreste aver bisogno di aggiungere altri utenti o di modificare l’organizzazione della vostra base di conoscenze. Un sistema di gestione della conoscenza flessibile sarà in grado di adattarsi a questi cambiamenti senza problemi.

La SEO è importante per la vostra azienda?

Se state creando una base di conoscenza self-serviceè probabile che vogliate usarla per aumentare il vostro traffico organico. Perché non sfruttare i vostri contenuti per attirare più visitatori in modo organico? Se questo punto è importante per voi, scegliete una soluzione di knowledge base che offra almeno le impostazioni SEO di base, che renderanno facile per i vostri articoli di knowledge base iniziare a posizionarsi nei motori di ricerca.

“Tutto dipende dalla quantità di conoscenze da salvaguardare, dal numero di persone che devono accedervi e dalla sensibilità delle informazioni. Le esigenze variano notevolmente per un team internazionale di centinaia di persone che si trovano a gestire le informazioni finanziarie dei clienti, rispetto a un piccolo team che pubblica un blog e si limita a tenere un foglio di calcolo con le informazioni di contatto delle proprie fonti o degli scrittori freelance.

Man mano che la complessità aumenta, è meglio utilizzare un software di knowledge base o sviluppare uno strumento interno e ospitarlo sui propri server, se possibile. In base alle mie ricerche, la maggior parte delle aziende acquisterebbe uno strumento che abbia una sorta di certificazione di sicurezza come SOC.

Qualsiasi tipo di archivio di dati è meglio che dover chiedere più volte ai colleghi determinate informazioni o documenti“

Chi può trarre vantaggio dall’uso del software Knowledge Base?

Le aziende di tutti i tipi possono trarre vantaggio da strumenti software di knowledge base intuitivi. Essi facilitano la creazione, la gestione e il reperimento delle informazioni di cui voi o i vostri clienti avete bisogno. Ecco alcuni esempi di chi è in vantaggio quando si tratta di utilizzare un software di gestione della conoscenza.

• Aziende SaaS: Canva ha un centro di assistenza per i suoi milioni di utenti mensili. Riuscite a immaginare quante migliaia di contatti di assistenza si evitano grazie a questi articoli di aiuto?
• Piattaforme di vendita al dettaglio: AppSumo ha un centro di assistenza per gli acquirenti che hanno domande sui loro acquisti, sui loro account, ecc. Anche Amazon ha molti centri di assistenza per scopi diversi, ma sono accessibili solo quando si è loggati.
• Autorità locali e nazionali: Anche le autorità governative ufficiali hanno centri di informazione per i loro cittadini, come la città di New York e la sua piattaforma NYC Business.
• Grandi imprese e PMI: Anche le piccole e medie imprese, con o senza una forte presenza online, possono trarre vantaggio da una base di conoscenza rivolta ai clienti. Le basi di conoscenza interne possono semplificare la formazione e l’assistenza dei dipendenti, mentre quelle esterne possono migliorare l’interazione con i clienti.
• Istituti di formazione: Avete mai pensato all’oceano di conoscenza presente in un’università o in una scuola? Dai documenti di ricerca al materiale didattico, in un ambiente digitale ben gestito è molto più facile e veloce reperire informazioni rilevanti. Inoltre, può aprire la strada a una migliore cooperazione tra i dipartimenti, portando a una ricerca e a un apprendimento interdisciplinari di alto livello.
• Organizzazioni non profit: Poiché le organizzazioni non profit hanno abitualmente a che fare con una miriade di dati, dalle campagne di raccolta fondi ai database dei volontari, un sistema di gestione della conoscenza può aiutare a consolidare e dare un senso a tutto questo. Grazie a questa unica fonte di verità, è possibile monitorare il successo di diverse iniziative, vedere gli schemi ed elaborare strategie più efficaci per il futuro.

Le 12 principali piattaforme software di Knowledge Base

Ho già parlato dei vantaggi del software per le basi di conoscenza e degli aspetti da considerare per scegliere il software giusto per costruirne uno. È quindi giunto il momento di immergersi in questo elenco accuratamente curato delle migliori piattaforme software per le basi di conoscenza.

FuseBase

Ideale per: Documentazione interna, creazione e condivisione di contenuti, collaborazione con team e clienti

Prezzo: da $32 al mese

FuseBase offre agli utenti una potente soluzione per la condivisione delle conoscenze e la creazione di un hub informativo per il team, che può essere utilizzato per creare un portale self-service. Che si tratti di informazioni, KB esterni o interni, progetti o attività, FuseBase mira a riunire tutto sotto lo stesso tetto, risparmiando tempo. Offre inoltre un ambiente collaborativo efficiente per i team remoti di tutte le dimensioni. E i suoi agenti AI incorporati aiutano a usarlo davvero. Riassumono e traducono documenti di grandi dimensioni, eseguono ricerche e si occupano anche della manutenzione dei contenuti. Se un documento diventa obsoleto (ad esempio un PDF con una policy non aggiornata), l’agente lo segnala o addirittura redige un aggiornamento.

È possibile vedere un esempio di base di conoscenze e articoli del centro assistenza rivolti ai clienti qui.

I vantaggi

• Soluzione white label.
• Portale clienti e analisi.
• Potente editor.
• Funzionalità di gestione dei progetti.
• Condivisione semplice.
• Facile collaborazione interna.
• Soluzione di chat interna.
• Agenti AI integrati.
• Cartelle e sottocartelle annidate.
• Ricca funzione di incorporamento e integrazioni.
• Funzione di ricerca con intelligenza artificiale.

Contro

• Le cartelle e le note non possono essere riordinate manualmente (nello spazio di lavoro interno)

Notion

Ideale per: Documentazione interna e collaborazione di gruppo

Prezzo di partenza: $10/mese/utente

Notion è un software di base di conoscenza davvero adattabile che può fungere da hub di conoscenza per l’intera azienda. I documenti di nuova generazione offerti da questo sistema di gestione della conoscenza sono eccellenti per garantire una collaborazione efficace e un processo di gestione dei contenuti semplice. Il vantaggio aggiuntivo dell’intelligenza artificiale che Notion offre all’ambiente di lavoro apre un mondo di possibilità virtualmente infinite. I suoi potenti database e l’organizzazione flessibile dei contenuti lo rendono un ottimo strumento per costruire una base di conoscenza.

I vantaggi

• Database relazionali.
• Supporta il markdown.
• Archiviazione illimitata.
• Condivisione semplice.
• Funzionalità di gestione dei contenuti flessibili.
• Facile collaborazione interna.
• Ampia gamma di blocchi di contenuti.
• Integrazione con Microsoft Teams.

Contro

• Nessun dominio personalizzato.
• Nessuna etichetta bianca.
• Curva di apprendimento.

HelpScout

Ideale per: Documentazione esterna, knowledge base e assistenza clienti

Prezzo di partenza: 50 dollari/mese/utente

HelpScout è un sistema di assistenza clienti, o in altre parole, un software di desk, con tre caratteristiche fondamentali: strumento di base di conoscenza, casella di posta elettronica condivisa e widget beacon. Offre ai proprietari di aziende gli strumenti per fornire assistenza ai propri clienti sia via e-mail che attraverso un widget di chat dal vivo che può essere inserito in qualsiasi sito web. Con la funzione di base di conoscenza, che dispone di una casella di ricerca integrata, è possibile creare articoli informativi di base di conoscenza per ridurre i ticket di assistenza e fornire agli utenti le risposte alle loro domande più comuni.

Inoltre, HelpScout offre una serie di strumenti di collaborazione, come commenti, bozze, flussi di lavoro di approvazione e integrazione con altri strumenti di collaborazione, che consentono ai team di lavorare insieme in modo efficace sulla gestione dei contenuti nella base di conoscenza.

I vantaggi

• Economico.
• Gestione delle caselle di posta.
• Motore di ricerca personalizzato.
• Widget di chat dal vivo per i siti web.
• Messaggistica in-app.
• Flussi di lavoro automatizzati.
• Analisi e reportistica.
• Feedback dei clienti.

Contro

• Solo due livelli di profondità nell’organizzazione dei contenuti.
• Poche opzioni di personalizzazione.
• Filtri antispam deboli.
• Editor di documenti buggati

Helpjuice

Ideale per: Basi di conoscenza esterne e interne con analisi avanzate e white-labeling

Prezzo di partenza: 120 dollari al mese (fino a 4 utenti)

Helpjuice è una piattaforma di knowledge base dedicata costruita per deviare i ticket di assistenza e fornire risposte immediate a clienti e team. Offre una profonda personalizzazione (branding/white-label), una ricerca potente, analisi degli articoli, flussi di lavoro e multilingua, oltre a un’assistenza pratica e veloce e alla personalizzazione gratuita da parte di esperti, per fornire rapidamente una base di conoscenze aggiornata.

I vantaggi

• Dominio personalizzato e white-label completo
• SSO e solida gestione degli utenti (SAML/Okta)
• Analisi e approfondimenti avanzati sugli articoli.
• Cronologia delle versioni e strumenti di collaborazione.
• Supporto multilingue.
• Ricerca veloce, simile a quella di Google.
• Personalizzazione gratuita da parte di esperti
• Assistenza reattiva.
  

Contro

• Prezzo d’ingresso più alto rispetto agli strumenti di tipo wiki; non esiste un piano gratuito.
• Non è una suite di gestione generale dei progetti (è stata creata appositamente per le KB).
• Le modifiche più profonde del tema possono richiedere l’assistenza di CSS/HTML o di un fornitore.

Zendesk

Ideale per: Centro di assistenza esterno, assistenza clienti e vendite

Prezzo di partenza: 55 dollari/utente/mese

Zendesk è una piattaforma di assistenza consolidata, dotata di tutti gli strumenti di cui un’azienda di medie o grandi dimensioni può avere bisogno per assistere i propri clienti e i visitatori del sito web.

È un software SaaS leader nel settore delle basi di conoscenza che consente alle aziende di creare e gestire un archivio centralizzato di conoscenze sia per i clienti che per i dipendenti, con funzionalità quali modelli personalizzabili, controllo delle versioni e un potente motore di ricerca. Uno dei vantaggi più comunemente segnalati di Zendesk è la sua funzione di forum della comunità, che consente alle aziende di creare uno spazio in cui i loro clienti possono interagire e condividere informazioni.

Essendo principalmente un software per l’assistenza clienti, Zendesk vanta molteplici caratteristiche, tra cui possiamo evidenziare la sua potente funzionalità di knowledge base. È una delle soluzioni di assistenza più popolari sul mercato, ma se avete bisogno principalmente di una soluzione di base di conoscenza, Zendesk potrebbe essere sia costoso che eccessivo. Se questo è il vostro caso d’uso, considerate queste alternative a Zendesk.
Tuttavia, un grande vantaggio è che si tratta di una soluzione all-in-one che consente di creare basi di conoscenza sia esterne che interne.

I vantaggi

• Localizzazione dei contenuti.
• Gestione delle caselle di posta.
• Software da scrivania.
• Motore di ricerca personalizzato.
• Widget di chat dal vivo per i siti web.
• Analisi e reportistica.
• Impostazioni SEO di base.
• Portale self-service.
• Feedback dei clienti.
• Bot di apprendimento automatico e ricerca.
• Forum della comunità.

Contro

• Soluzione costosa per le piccole imprese o i liberi professionisti.
• Curva di apprendimento ripida.
• Sincronizzazione unidirezionale con piattaforme come il servizio HubSpot.
• I clienti lamentano la mancanza di supporto.

Slab

Ideale per: Gestione dei contenuti esterni e interni

Prezzo di partenza: 6,67 dollari/mese/utente

Slab è una piattaforma di creazione e gestione dei contenuti che consente di creare e organizzare le conoscenze per l’intera organizzazione. È una soluzione semplice per qualsiasi organizzazione per creare una base di conoscenze dall’aspetto gradevole, con una semplice barra laterale in cui sono accessibili le diverse sezioni.

I vantaggi

• Soluzione economica.
• Gestione semplice dei contenuti della base di conoscenza.
• Dominio personalizzato (piano top).
• Analisi dell’utilizzo.
• Cronologia delle versioni.
• Hub di informazioni ricercabili.
• Integrazioni con le app più diffuse.

Contro

• Archiviazione limitata.
• Poche opzioni di personalizzazione.
• Nessuna impostazione SEO.

Archbee

Ideale per: Gestione della conoscenza e collaborazione esterna e interna

Prezzo di partenza: $50/mese

Archbee è uno strumento di gestione della documentazione e della conoscenza più adatto a raccogliere e presentare la conoscenza del software. Con Archbee è possibile suddividere la documentazione in spazi separati (pubblici o privati). Ogni spazio può contenere tutto ciò di cui il vostro team o i vostri clienti hanno bisogno: guide per l’utente, portali pubblici o privati, documenti API, documentazione contestuale in-app, ecc. È possibile creare una base di conoscenza interna completa.

Vantaggi

• Domini personalizzati con certificato SSL.
• Organizzazione drag-and-drop di spazi e documenti.
• Cronologia infinita dei documenti.
• Potente funzione di ricerca.
• Statistiche dei documenti.
• Funzioni di collaborazione.
• Impostazioni SEO.
• CSS e JavaScript personalizzati.

Contro

• Soluzione leggermente costosa per i freelance.
• Nessun piano gratuito.
• Non è possibile lavorare offline.
• Limite di 300 documenti per spazio (non divulgato pubblicamente!).
• Poche opzioni di personalizzazione per i non esperti di tecnologia.
• Archiviazione limitata.

GitBook

Ideale per: Documentazione e collaborazione software interna ed esterna

Prezzo di partenza: 65 dollari/mese/sito

GitBook è uno strumento di documentazione facile da usare che consente ai team di descrivere qualsiasi cosa, dai prodotti alle API e agli articoli interni. La sua missione è quella di semplificare la pianificazione, la centralizzazione e la condivisione delle conoscenze tecniche sia internamente (tra i membri del team) che esternamente (con utenti e clienti). GitBook può essere utilizzato anche per creare una solida base di conoscenze.

I vantaggi

• Dominio personalizzato.
• Soluzione di documentazione conveniente.
• Facile interfaccia drag-and-drop.
• Portale self-service.
• Feedback sui contenuti.
• Approfondimenti e analisi.

Contro

• Non è possibile rimuovere il marchio Gitbook.
• Poche opzioni di personalizzazione.
• Limiti di archiviazione dei file non definiti.

Intercom

Ideale per: Assistenza clienti, articoli di aiuto e documentazione

Prezzo di partenza: 29 dollari/mese/sede

Intercom è una piattaforma di assistenza clienti a tutto tondo, con funzioni di supporto su tutta la linea. Con la sua chat dal vivo, la soluzione di ticketing, gli articoli di supporto e altre funzionalità fondamentali, Intercom è il Santo Graal delle piattaforme di assistenza clienti. Il software desk Intercom consente di creare un portale self-service che permette ai clienti di accedere alle informazioni e alle risorse di supporto senza dover contattare un agente di supporto.

I vantaggi

• Widget per la chat dal vivo.
• Articoli di aiuto (alias basi di conoscenza).
• Gestione del carico di lavoro del personale.
• Bot conversazionali.
• Feedback dei clienti.
• Articoli multilingue.
• Dominio personalizzato.
• Portale self-service.
• Analisi e approfondimenti attuabili.

Contro

• Non esiste un piano gratuito.
• Può sembrare opprimente.
• Estremamente costoso per le piccole e medie imprese.
• Molte funzioni sono vendute come componenti aggiuntivi a pagamento.
• Difficoltà a migrare verso altre soluzioni.
• Alcuni clienti lamentano la lentezza delle risposte alle richieste di assistenza.

HelpCrunch

Ideale per: Assistenza clienti e articoli di aiuto esterni

Prezzo di partenza: 12 dollari/mese/utente

HelpCrunch, uno dei più rinomati sistemi di assistenza clienti sul mercato, offre una potente base di conoscenze per ridurre le richieste e i costi del servizio clienti. Consente di ospitare la documentazione aziendale e i dati relativi ai clienti sulla loro piattaforma, migliorando in modo significativo l’esperienza del cliente e riducendo le richieste ripetitive. Da un vero e proprio editor WYSIWYG che rende la creazione di articoli agevole e semplice, all’utilizzo di CSS e JavaScript personalizzati per una completa personalizzazione del marchio, HelpCrunch offre tutto in un unico pacchetto.

I vantaggi

• Soluzione conveniente per le PMI.
• Documentazione facile da strutturare.
• Funzioni di impostazione SEO.
• Analisi e metriche attuabili.
• Dominio personalizzato.
• Portale self-service.
• Chat dal vivo e widget self-service.
• Hub di conoscenza multilingue.
• Funzionalità di ricerca intelligente.

Contro

• Nessuna applicazione desktop.
• Non è adatto alle grandi imprese.
• Il marchio HelpCrunch sul piano a pagamento più basso.

Base di conoscenza eroica

Ideale per: Gestione di contenuti esterni

Prezzo di partenza: 129 dollari/anno/utente

Heroic Knowledge Base è un potente plugin per WordPress che consente di creare un vero e proprio centro di conoscenza auto-ospitato. Con la ricerca istantanea, l’analisi degli articoli, il feedback degli utenti, i rapporti via e-mail e altro ancora, Heroic Knowledge Base offre un’esperienza di conoscenza curata ai visitatori del vostro sito.

I vantaggi

• Flessibilità simile a quella di WordPress.
• Indice dei contenuti incorporato.
• Limitazione dei contenuti basata sull’utente.
• Esperienza user-friendly per i visitatori.
• Ottimi design personalizzabili.
• Suggerimenti di ricerca in tempo reale.
• Widget del sito per le risposte istantanee.
• Analisi della ricerca.

Contro

• Non è una soluzione indipendente per i centri di conoscenza, poiché dipende da WordPress.
• Non è disponibile una prova gratuita.
• Il prezzo è superiore alla media per un plugin di WordPress.
• Sono necessarie conoscenze tecniche per la configurazione di base.
• Supporto e aggiornamenti per un anno. Dopodiché, è necessario rinnovare la licenza.
• La manutenzione e gli aggiornamenti sono a carico dell’utente.
• È necessario pagare separatamente l’hosting.

Confluence

Ideale per: Condividere le conoscenze, organizzare i contenuti e collaborare con i documenti.

Prezzo di partenza: 5,16 dollari/utente/mese

Confluence è uno spazio di collaborazione online in stile wiki che aiuta gli utenti a migliorare il lavoro di squadra e la produttività. Fa anche parte dell’ecosistema Atlassian. Questo software consente ai team di creare pagine dinamiche con tutti i tipi di contenuti, come lavagne, database e video. Le funzioni di gestione della conoscenza di Confluence semplificano il processo di creazione, organizzazione e condivisione delle informazioni.

Pro:

• Quantità illimitata di pagine.
• Base di conoscenza facile da usare.
• Lavagne.
• Database dinamici.
• Limitazione dell’accesso.
• Modelli.
• Modifica in tempo reale.

Contro:

• Alcune funzioni necessarie sono disponibili solo come plugin a pagamento.
• Curva di apprendimento ripida.
• Nessuna chat in tempo reale.
• La funzione di ricerca non funziona sempre bene.

Come implementare una Knowledge Base per la vostra organizzazione

“Ok, ora so molte cose sul software di base di conoscenza e su come scegliere il migliore per le mie esigenze, ma come posso implementare una base di conoscenza per la mia organizzazione?”, ci si potrebbe chiedere. Vediamo come lanciare una base di conoscenza.

1. Determinate lo scopo e gli obiettivi della vostra base di conoscenze.
2. Identificate il pubblico della vostra futura base di conoscenze. Questo vi aiuterà a determinare il tipo di contenuti da includere nella vostra base di conoscenze e come strutturarla.
3. Scegliere un software di base di conoscenza. Assicuratevi che il software di base di conoscenza scelto abbia tutte le caratteristiche necessarie e sia facile da usare sia per i creatori di contenuti che per gli utenti.
4. Iniziate a creare e organizzare i contenuti per la vostra knowledge base. Identificate le domande o i problemi comuni che il vostro pubblico potrebbe avere e create articoli o risorse che affrontino questi argomenti. Organizzate i contenuti in categorie e sottocategorie per facilitare agli utenti la ricerca di ciò di cui hanno bisogno.
5. Testate la vostra base di conoscenze con un piccolo gruppo di utenti e raccogliete il feedback. Utilizzate questo feedback per perfezionare i contenuti e apportare le modifiche necessarie alla base di conoscenze.
6. Lanciate e promuovete la vostra base di conoscenze. Incoraggiate gli utenti a fornire feedback e suggerimenti per il miglioramento.
7. Monitorate le metriche di utilizzo e di performance della vostra knowledge base e aggiornatela.

Per concludere

Ora sapete quanto sia essenziale avere una base di conoscenza. Con il giusto software di base di conoscenza, potete archiviare tutte le informazioni preziose della vostra azienda, sia internamente che esternamente, in un unico posto e rendere facile per i membri del team e gli utenti accedervi ogni volta che ne hanno bisogno.

Questo articolo vi aiuterà a scegliere le migliori opzioni di knowledge base presenti sul mercato. Se cercate una soluzione unica e di marca, con alcune forti funzionalità di intelligenza artificiale, direi che FuseBase è il posto da cui partire.

Scoprite come FuseBase può aiutarvi a costruire una base di conoscenza perfetta .

Domande frequenti

Cosa si intende per base di conoscenza?
In breve, si tratta di un luogo centralizzato per l’archiviazione, la condivisione e la gestione della conoscenza della vostra organizzazione in formato digitale. Questo include guide, FAQ, documentazione sui prodotti e altro ancora.

A cosa serve una Knowledge Base?
Serve per aiutare i team, i clienti e gli utenti a trovare facilmente le informazioni pertinenti di cui hanno bisogno. Ad esempio, i clienti possono accedere immediatamente alle guide e risolvere i problemi da soli. I team possono utilizzare le KBS per trovare le informazioni necessarie per i progetti o per l’inserimento dei dipendenti.

Qual è la differenza tra un database e una Knowledge Base?
I database contengono solitamente dati grezzi (come record di clienti, elenchi di inventario) organizzati in tabelle per facilitarne il recupero e l’analisi. Una base di conoscenza può contenere testo, immagini, video e file; le informazioni contenute nelle KB vengono utilizzate per risolvere problemi o rispondere a domande.

L’IA può essere utilizzata per migliorare le basi di conoscenza?
Sì, l’intelligenza artificiale può generare riassunti, rispondere istantaneamente a domande basate sulle informazioni della KB e fornire assistenza personalizzata. Inoltre, l’IA può mantenere automaticamente aggiornata la Knowledge Base.

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