Las 12 mejores plataformas de software de bases de conocimiento

Como empresario, sé que el conocimiento es poder. E incluso si no tienes un negocio, habrás oído esa frase alguna vez, ¿verdad? Pocas cosas dan más poder a una empresa y a su equipo que un conjunto conciso de información organizada y bien estructurada. Cuando está en línea, suele denominarse base de conocimientos: una herramienta que permite a su equipo o a sus clientes obtener fácilmente la información que necesitan, exactamente cuando la necesitan.

Si alguna vez se ha preguntado qué es el software de base de conocimientos y cómo puede beneficiarse de él su organización, a continuación lo descubrirá todo. Además, una lista de los mejores sistemas de bases de conocimiento disponibles.

TL;DR del mejor software de base de conocimientos en 2025

• FuseBase – Lo mejor para una base de conocimiento de marca, gestión inteligente de la información y colaboración del conocimiento
• Notion – Mejor para wikis internos flexibles gestión eficiente de contenidos
• HelpScout – El mejor para centros de ayuda públicos ligeros gestión de tickets de soporte
• Zendesk – Lo mejor para documentación de nivel empresarial grandes operaciones de soporte
• Slab – Lo mejor para el intercambio interno de conocimientos UX limpio

Y otros siete sobre los que leerás a continuación.

¿Qué es un software de base de conocimientos?

El software de base de conocimientos es su bibliotecario digital, el guardián de la inteligencia de su empresa. Imagine una herramienta que no sólo almacena, sino que también organiza y difunde de manera óptima su vasto mar de información a través de diversos canales. Eso es exactamente lo que hace un software de base de conocimientos.

Es su solución para capturar, conservar y compartir conocimientos de forma eficaz dentro de su organización, poniendo fin a la búsqueda de datos dispersos. Independientemente del tamaño de su empresa, ayuda a transformar la información en bruto en conocimientos beneficiosos, para que la toma de decisiones sea tan fácil como un paseo por el parque.

Bromas aparte, con un software de atención al cliente cada vez más importante entre las empresas en línea, las empresas pueden ahora gestionar y almacenar sus conocimientos e información de diversas maneras, haciéndolos versátiles y accesibles a los usuarios. Por ejemplo, las empresas pueden crear bases de conocimientos privadas para uso interno y bases de conocimientos públicas para la atención al cliente. Ofrece a los propietarios de las empresas y a los miembros de los equipos una serie de ventajas clave frente a las formas tradicionales de almacenar la información. Y precisamente por eso el software de gestión del conocimiento se ha hecho tan popular en los últimos años.

Tipos de software de base de conocimientos

Podemos hablar de diferentes tipos de software de base de conocimientos en función de cómo los utilicemos e implementemos. Existen centros de ayuda, wikis corporativos, hubs de información, segundos cerebros, repositorios SOP, bases de conocimiento internas, bases de conocimiento externas – la lista es bastante larga. Sin embargo, cuando hablamos de herramientas de bases de conocimiento para empresas, miembros de equipos y clientes, la forma más común de clasificarlas es en sistemas de gestión del conocimiento internos y externos.

Base de conocimientos externa

Un centro de información empresarial externo o público, también llamado centro de conocimiento de autoservicio, es una plataforma creada por una empresa y disponible públicamente para sus clientes, usuarios o clientes potenciales.

Como se puede adivinar por el nombre, este tipo de plataforma se crea para que los clientes o usuarios puedan encontrar fácilmente la información actualizada que necesitan para resolver un determinado problema o consulta que tengan, sin necesidad de ponerse en contacto directamente con el equipo de atención al cliente. Esto ayuda a reducir los correos electrónicos y las llamadas innecesarias del servicio de atención al cliente, y puede mejorar la satisfacción del cliente de forma bastante eficaz.

Base de conocimientos interna

Una base de conocimientos interna de base de conocimientos interna es un compuesto de información estructurada que sólo está disponible para el personal de una empresa, es decir, internamente, a veces como parte de una intranet corporativa. Las razones para crear una base de conocimientos interna pueden ser muy variadas: mejorar la incorporación de los empleados, centralizar los procedimientos normalizados de trabajo para los procesos empresariales, resolver más rápidamente las consultas de los clientes y mantener un registro de las actualizaciones. Una base de conocimientos también puede ayudar a coordinación de equipos dentro de una empresa, ya que varios departamentos pueden compartir las mejores prácticas o aprender de la experiencia de los demás.

Es difícil sobrestimar su importancia, y el software de base de conocimientos interna se está volviendo extremadamente popular hoy en día, ya que proporciona a las organizaciones un repositorio centralizado de información actualizada y experiencia para mejorar la productividad de los empleados, agilizar los procesos y apoyar una toma de decisiones eficaz.

15 razones por las que necesitas un software de base de conocimientos

¿Eres propietario de una empresa y aún te preguntas por qué podrías necesitar un sistema de gestión del conocimiento? Aquí tienes mis principales razones por las que deberías empezar a utilizar una base de conocimientos en tu empresa:

1. Una base de conocimientos facilita la colaboración en equipo al permitir que los equipos internos trabajen simultáneamente en el mismo documento o en documentos diferentes. Cuando se integra eficazmente en el flujo de trabajo de una empresa, una herramienta de base de conocimientos puede mejorar significativamente la productividad y aportar más valor que incluso los gestores más eficientes juntos.
2. Una plataforma de gestión del conocimiento aumenta la productividad de la empresa porque, una vez creados los tickets de soporte, el personal puede simplemente consultar los artículos pertinentes para encontrar la información necesaria para realizar su trabajo.
3. Una base de conocimientos bien personalizada mejora la satisfacción de los clientes gracias a los artículos prácticos. Éstos pueden encontrar fácilmente respuestas a sus preguntas y soluciones a sus problemas.
4. Una herramienta de base de conocimientos es una forma eficaz de reducir la carga de trabajo de un equipo de asistencia, ya que proporciona a los clientes un acceso fácil a las soluciones para sus problemas, liberando a los agentes de asistencia para que puedan atender consultas más complejas. ¡Autoservicio para ganar!
5. Una solución completa de base de conocimientos facilita la ampliación del servicio de asistencia. Su servicio de asistencia puede ser más eficaz a la hora de formar a nuevos agentes, lo que facilitará el crecimiento de su equipo
6. Una base de conocimientos facilita la incorporación de nuevos empleados. Al crear un servicio central de documentación interna de la empresa, los nuevos empleados (independientemente del departamento) pueden formarse más fácilmente y encontrar la ayuda que necesitan sin tener que molestar a sus compañeros.
7. Un software dedicado a la base de conocimientos mejora la imagen y la percepción de su empresa. Un centro sólido e informativo puede hacer que su empresa parezca más autorizada y posicionarla por encima de la competencia en el mismo campo.
8. La mejor solución de gestión del conocimiento puede ser un gran aliado para su estrategia de contenidos SEO. Los artículos de apoyo indexables pueden ser una gran fuente de tráfico orgánico, tanto para las palabras clave de búsqueda de marca como para las que no lo son.
9. Una base de conocimientos en línea ofrece a los usuarios la posibilidad de darle su opinión directamente. Si utiliza una solución en la que los usuarios puedan dejar sus comentarios, podrá conocer la opinión de los visitantes de su base de conocimientos sobre sus artículos de soporte. Esto es especialmente útil para encontrar puntos ciegos y lagunas de conocimiento en sus servicios y productos, así como en su documentación.
10. Una plataforma de gestión del conocimiento que le ayuda a organizar y realizar un seguimiento del conocimiento de su empresa. Al mantener un centro de información actualizado, no perderá de vista el crecimiento de su empresa y el progreso de sus conocimientos.
11. Proporciona a su equipo valiosos datos de uso y perspectivas procesables. Los análisis de uso ayudarán a su equipo a identificar lagunas de información y nuevas oportunidades para generar contenidos valiosos para sus clientes.
12. Una solución eficaz de gestión del conocimiento puede proporcionar a su empresa una forma sencilla de crear, gestionar y compartir información valiosa entre los miembros del equipo y los departamentos, y con sus clientes.
13. Un sistema de base de conocimientos debidamente personalizado le permitirá crear un centro de artículos con función de búsqueda que contenga todas las preguntas frecuentes de su empresa, información sobre productos y cualquier otra cosa que desee incluir
14. Los sistemas de base de conocimientos que ofrecen asistencia en varios idiomas pueden ayudar a su empresa a ampliar su alcance y atender a una base de clientes global y diversa.
15. Una base de conocimientos puede ayudarle a crear una comunidad. Algunas soluciones de software de base de conocimientos ofrecen plataformas tipo foro en las que los visitantes pueden plantear o responder preguntas e interactuar entre sí.

¿No es esto más que suficiente para empezar a utilizar el software de gestión del conocimiento, ahora mismo?

Características esenciales del software de base de conocimientos

Características	Ejemplos
Amplias opciones de personalización	Posibilidad de marcar la base de conocimientos con el logotipo de la empresa o un esquema de colores, elegir entre diferentes plantillas o temas y personalizar la disposición y el diseño de la base de conocimientos.
Creación y gestión de contenidos	Opciones para añadir imágenes, vídeos y otros elementos multimedia a los artículos, editarlos y organizarlos en categorías y subcategorías.
Funciones de búsqueda	Búsqueda de artículos específicos o palabras clave; filtrado y clasificación de resultados.
Gestión de usuarios y control de acceso	Establecimiento de permisos de usuario y niveles de acceso, de modo que la información sensible sólo sea visible para los usuarios autorizados.
Análisis e informes	Seguimiento de las métricas de uso y rendimiento, como el número de visitas o búsquedas en artículos específicos. Esta información suele ayudar a crear artículos más relevantes para atender mejor las consultas de sus clientes.
Opciones de integración	Integración con otras herramientas o software, como software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), chatbots o software de servicio de asistencia.
Atención al cliente	La asistencia por correo electrónico, el chat en directo, la documentación y los recursos (manuales de usuario o tutoriales) ayudan a los usuarios a empezar.

Cómo elegir el software de base de conocimientos adecuado

Hay muchas soluciones para elegir, y puede ser difícil decidir cuál es la adecuada para usted, su equipo y su negocio. Así que aquí tienes un poco de ayuda de mi parte: los factores clave que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de base de conocimientos.

Facilidad de uso

La facilidad o dificultad de uso del software determinará su éxito. No querrá gastarse cientos de dólares en una base de conocimientos interna sólo para descubrir que su equipo sigue utilizando documentos de Word y PDF debido a la pronunciada curva de aprendizaje de la base de conocimientos recién adoptada. Lo he visto pasar… Además, imagínese provocar la frustración de los clientes simplemente porque no pueden navegar fácilmente por su documentación. Sería un desastre. Un software de base de conocimientos intuitivo es una herramienta esencial para cualquier organización que busque agilizar los procesos de soporte, reducir el esfuerzo del cliente y mejorar la experiencia general del cliente.

¿Sólo una base de conocimientos?

Hoy en día, una base de conocimientos eficaz permite hacer mucho más que simplemente crear y gestionar centros de información. Por eso, primero debe determinar los siguientes aspectos:

• ¿Necesitará su equipo poder comunicarse internamente mediante un chat?
• ¿Necesita que su base de conocimientos tenga soporte de chat en directo?
• ¿Necesita un CRM como parte de su solución de base de conocimientos?
• ¿Necesita que su base de conocimientos sea de marca blanca?
• ¿Necesita notificaciones por correo electrónico para actualizaciones o cambios en la base de conocimientos?
• ¿Su equipo de asistencia no sólo necesita una base de conocimientos, sino también funciones de gestión de proyectos y herramientas de colaboración en la misma plataforma?

Inteligencia artificial y aprendizaje automático

IA y aprendizaje automático son dos palabras de moda, que a veces pueden carecer de significado real. Sin embargo, cuando se trata de conocimiento, el aprendizaje automático y las bases de conocimiento impulsadas por IA pueden ayudar a su empresa a ofrecer una mejor experiencia al cliente y agilizar algunos de sus procesos empresariales.

Flexibilidad y escalabilidad

La flexibilidad en cualquier software que decida implementar es importante porque nunca se sabe cómo va a crecer o cambiar su negocio con el tiempo. Puede que empiece con un pequeño equipo de empleados, pero a medida que su empresa crezca, puede que necesite añadir más usuarios o cambiar la forma en que está organizada su base de conocimientos. Un sistema de gestión del conocimiento flexible podrá adaptarse a esos cambios sin problemas.

¿Es importante el SEO para su empresa?

Si está creando una base de conocimientos de autoservicioprobablemente querrá utilizarla para aumentar su tráfico orgánico. ¿Por qué no aprovechar su contenido para atraer más visitantes de forma orgánica? Si este punto es importante para usted, elija una solución de base de conocimientos que ofrezca al menos una configuración SEO básica que facilite que sus artículos de la base de conocimientos empiecen a clasificarse en los motores de búsqueda.

«Todo depende de la cantidad de conocimientos que haya que salvaguardar, de cuántas personas necesiten acceder a ellos y de lo sensible que sea esa información. Las necesidades varían mucho según se trate de un equipo internacional de cientos de personas que manejan información financiera de clientes, o de un equipo pequeño que publica un blog y se limita a mantener una hoja de cálculo con la información de contacto de sus fuentes o redactores freelance.

A medida que aumenta la complejidad, es mejor utilizar un software de base de conocimientos o desarrollar una herramienta interna y alojarla en servidores propios, si es posible. Según mis investigaciones, la mayoría de las empresas comprarían una herramienta con algún tipo de certificación de seguridad, como SOC.

Cualquier tipo de repositorio de datos es mejor que tener que pedir a los compañeros una y otra vez determinada información o documentos«

¿Quién puede beneficiarse del uso de software de base de conocimientos?

Empresas de todo tipo pueden beneficiarse de las intuitivas herramientas de software de base de conocimientos. Facilitan la creación, gestión y búsqueda de la información que usted o sus clientes necesitan. He aquí algunos ejemplos de quién está en el círculo ganador cuando se trata de utilizar software de gestión del conocimiento.

• Empresas SaaS: Canva tiene un centro de ayuda para sus millones de usuarios mensuales. ¿Te imaginas cuántos miles de contactos de soporte evitan teniendo esos artículos de ayuda?
• Plataformas minoristas: AppSumo tiene un centro de ayuda para compradores que tienen preguntas sobre sus compras, cuentas, etc. Amazon también tiene montones de centros de ayuda para diferentes propósitos, pero sólo se puede acceder a ellos cuando se ha iniciado sesión.
• Autoridades locales y nacionales: Las administraciones públicas también tienen centros de información para sus ciudadanos, como la ciudad de Nueva York y su plataforma NYC Business.
• Grandes empresas y PYMES: Incluso las pequeñas y medianas empresas, con o sin una fuerte presencia en Internet, pueden beneficiarse de una base de conocimientos orientada al cliente. Las bases de conocimiento internas pueden agilizar la formación y la asistencia a los empleados, mientras que las bases de conocimiento externas pueden mejorar la interacción con los clientes.
• Instituciones educativas: ¿Ha pensado alguna vez en el océano de conocimientos que hay dentro de una universidad o una escuela? Desde trabajos de investigación hasta material didáctico, es mucho más fácil y rápido encontrar información relevante en un entorno digital bien gestionado. Además, puede allanar el camino para mejorar la cooperación entre departamentos, lo que se traduce en una investigación y un aprendizaje interdisciplinares de mayor calidad.
• Organizaciones sin ánimo de lucro: Como las organizaciones sin ánimo de lucro manejan habitualmente un sinfín de datos, desde campañas de recaudación de fondos hasta bases de datos de voluntarios, un sistema de gestión del conocimiento puede ayudar a consolidar y dar sentido a todo ello. Con esta única fuente de información, se puede hacer un seguimiento del éxito de las distintas iniciativas, detectar patrones y diseñar estrategias más eficaces para el futuro.

Las 12 principales plataformas de software de base de conocimientos

Ya he hablado de las ventajas del software de base de conocimientos y de los aspectos que hay que tener en cuenta para elegir el software adecuado para crear una. Así que ahora es el momento de sumergirse en esta lista cuidadosamente seleccionada de las mejores plataformas de software de base de conocimientos.

FuseBase

Ideal para: Documentación interna, creación e intercambio de contenidos, colaboración entre equipos y clientes

Precio: desde $32 al mes

FuseBase proporciona a los usuarios una potente solución para compartir conocimientos y crear un centro de información para su equipo, que puede utilizarse para crear un portal de autoservicio. Ya se trate de su información, KB externa o interna, proyectos o tareas, FuseBase pretende reunirlo todo bajo un mismo techo para ahorrarle tiempo. También ofrece un entorno de colaboración eficaz para equipos remotos de todos los tamaños. Y sus agentes de IA integrados ayudan a utilizarlo realmente. Resumen y traducen documentos de gran tamaño, realizan búsquedas e incluso mantienen el contenido. Así, si un documento se queda obsoleto (como un PDF con una política obsoleta), el agente lo marca o incluso redacta una actualización.

Puede ver un ejemplo de base de conocimientos y artículos del centro de ayuda para clientes aquí.

Ventajas

• Solución de marca blanca.
• Portal de clientes y análisis.
• Potente editor.
• Funciones de gestión de proyectos.
• Uso compartido sencillo.
• Colaboración interna sencilla.
• Solución de chat interno.
• Agentes de IA integrados.
• Carpetas y subcarpetas anidadas.
• Amplia función de incrustación e integraciones.
• Función de búsqueda basada en IA.

Contras

• Las carpetas y notas no se pueden reordenar manualmente (en el espacio de trabajo interno)

Notion

Lo mejor para: Documentación interna y colaboración en equipo

Precio inicial: 10 $/mes/usuario

Notion es un software de base de conocimientos realmente adaptable que puede servir como centro de conocimientos para toda su empresa. Los documentos de última generación que ofrece este sistema de gestión del conocimiento son excelentes para garantizar una colaboración eficaz y un proceso de gestión de contenidos sencillo. La ventaja adicional de la IA que Notion aporta al lugar de trabajo abre un mundo de posibilidades prácticamente infinitas. Sus potentes bases de datos y su flexible organización de contenidos lo convierten en una buena herramienta para construir una base de conocimientos.

Pros

• Bases de datos relacionales.
• Soporta markdown.
• Almacenamiento ilimitado.
• Uso compartido sencillo.
• Gestión de contenidos flexible.
• Fácil colaboración interna.
• Amplia gama de bloques de contenido.
• Integración con Microsoft Teams.

Contras

• Sin dominio personalizado.
• Sin marca blanca.
• Curva de aprendizaje.

HelpScout

Ideal para: Documentación externa, base de conocimientos y atención al cliente

Precio inicial: 50 $/mes/usuario

HelpScout es un sistema de atención al cliente, o en otras palabras, un software de escritorio, con tres características principales: herramienta de base de conocimientos, bandeja de entrada de correo electrónico compartido y widget de baliza. Ofrece a los empresarios las herramientas necesarias para prestar asistencia a sus clientes tanto por correo electrónico como a través de un widget de chat en directo que puede colocarse en cualquier sitio web. Con la función de base de conocimientos, que cuenta con un cuadro de búsqueda incorporado, puede crear artículos informativos en la base de conocimientos para reducir las solicitudes de asistencia y proporcionar a los usuarios las respuestas a sus preguntas más frecuentes.

Además, HelpScout ofrece una serie de herramientas de colaboración, como comentarios, borradores, flujos de trabajo de aprobación e integración con otras herramientas de colaboración, que permiten a los equipos trabajar juntos de forma eficaz en la gestión de contenidos en la base de conocimientos.

Pros

• Económico.
• Gestión de buzones.
• Motor de búsqueda personalizado.
• Widget de chat en directo para sitios web.
• Mensajería dentro de la aplicación.
• Flujos de trabajo automatizados.
• Análisis e informes.
• Comentarios de los clientes.

Contras

• Sólo dos niveles de profundidad en la organización de contenidos.
• Pocas opciones de personalización.
• Filtros de spam deficientes.
• Editores de documentos con errores

Helpjuice

Lo mejor para: Bases de conocimiento externas e internas con análisis avanzados y marca blanca

Precio inicial: 120 $/mes (hasta 4 usuarios)

Helpjuice es una plataforma de base de conocimientos dedicada creada para desviar las solicitudes de asistencia y ofrecer respuestas instantáneas a clientes y equipos. Ofrece personalización profunda (marca/etiqueta blanca), búsqueda potente, análisis de artículos, flujos de trabajo y multilingüe con soporte rápido y práctico y personalización experta gratuita para enviar una base de conocimientos pulida rápidamente.

Ventajas

• Dominio personalizado y marca blanca completa
• SSO y sólida gestión de usuarios (SAML/Okta)
• Análisis y perspectivas avanzadas de los artículos.
• Historial de versiones y herramientas de colaboración.
• Soporte multilingüe.
• Búsqueda rápida tipo Google.
• Personalización experta gratuita
• Soporte receptivo.
  

Contras

• Precio de entrada más elevado que otras herramientas tipo wiki; no tiene plan gratuito.
• No es una suite de gestión de proyectos en general (diseñada especialmente para KB).
• Los ajustes más profundos del tema pueden requerir CSS/HTML o ayuda del proveedor.

Zendesk

Ideal para: Centro de ayuda externo, atención al cliente y ventas

Precio inicial: $55/usuario/mes

Zendesk es una plataforma de soporte establecida con todas las herramientas que una empresa mediana o grande puede necesitar para ayudar a sus clientes y visitantes del sitio web.

Es un software de base de conocimientos SaaS líder que permite a las empresas crear y gestionar un repositorio centralizado de conocimientos tanto para clientes como para empleados, con funciones como plantillas personalizables, control de versiones y un potente motor de búsqueda. Una de las ventajas más comunes de Zendesk es su función de foros de comunidad, que permite a los negocios crear un espacio para que sus clientes interactúen entre sí y compartan información.

Siendo principalmente un software de atención al cliente, Zendesk cuenta con múltiples características, entre las que podemos destacar su potente funcionalidad de base de conocimientos. Es una de las soluciones de soporte más populares del mercado, pero si lo que necesitas es principalmente una solución de base de conocimientos, Zendesk puede resultarte caro y abrumador. Si ese es tu caso de uso, considera estas alternativas a Zendesk.
Sin embargo, una gran ventaja es que es una solución todo en uno que le permite crear bases de conocimientos tanto externas como internas.

Pros

• Localización de contenido.
• Gestión de buzones.
• Software de escritorio.
• Motor de búsqueda personalizado.
• Widget de chat en directo para sitios web.
• Análisis e informes.
• Configuración SEO básica.
• Portal de autoservicio.
• Comentarios de los clientes.
• Bots de aprendizaje automático y búsqueda.
• Foros comunitarios.

Contras

• Solución cara para pequeñas empresas o autónomos.
• Curva de aprendizaje empinada.
• Sincronización unidireccional con plataformas como el servicio HubSpot.
• Los clientes se quejan de la falta de soporte.

Slab

Lo mejor para: Gestión de contenidos externos e internos

Precio inicial:6,67 $/mes/usuario

Slab es una plataforma de creación y gestión de contenidos que te permite crear y organizar el conocimiento para toda tu organización. Es una solución sencilla para que cualquier organización pueda crear una base de conocimientos de aspecto agradable con una sencilla barra lateral en la que se puede acceder a las diferentes secciones.

Pros

• Solución asequible.
• Gestión sencilla del contenido de la base de conocimientos.
• Dominio personalizado (plan superior).
• Análisis de uso.
• Historial de versiones.
• Centros de información con función de búsqueda.
• Integración con aplicaciones populares.

Contras

• Almacenamiento limitado.
• Pocas opciones de personalización.
• Sin ajustes SEO.

Archbee

Ideal para: Gestión del conocimiento y colaboración externa e interna

Precio inicial: 50 $/mes

Archbee es una herramienta de gestión de la documentación y el conocimiento más adecuado para reunir y presentar el conocimiento de software. Con Archbee, puede dividir su documentación en espacios separados (públicos o privados). Cada espacio puede contener lo que su equipo o sus clientes necesiten: guías de usuario, portales públicos o privados, documentos API, documentación contextual in-app, etc. Con ella puedes crear una completa base de conocimiento interna.

Ventajas

• Dominios personalizados con certificado SSL.
• Organización de espacios y documentos mediante arrastrar y soltar.
• Historial infinito de documentos.
• Potente función de búsqueda.
• Estadísticas de documentos.
• Funciones de colaboración.
• Ajustes SEO.
• CSS y JavaScript personalizados.

Contras

• Solución un poco cara para autónomos.
• No hay plan gratuito.
• No se puede trabajar sin conexión.
• Límite de 300 documentos por espacio (¡no se ha hecho público!).
• Pocas opciones de personalización para los no expertos en tecnología.
• Almacenamiento limitado.

GitBook

Ideal para: Colaboración y documentación de software interna y externa

Precio inicial: 65 $/mes/sitio

GitBook es una herramienta de documentación fácil de usar que permite a los equipos describir cualquier cosa, desde productos hasta API y artículos internos. Su misión es facilitar la planificación, la centralización y el intercambio de conocimientos técnicos tanto a nivel interno (entre los miembros del equipo) como externo (con usuarios y clientes). GitBook también puede utilizarse para crear una sólida base de conocimientos.

Ventajas

• Dominio personalizado.
• Solución de documentación asequible.
• Interfaz fácil de arrastrar y soltar.
• Portal de autoservicio.
• Comentarios sobre el contenido.
• Información y análisis.

Contras

• No se puede eliminar la marca Gitbook.
• Pocas opciones de personalización.
• Límites indefinidos de almacenamiento de archivos.

Intercom

Lo mejor para: Atención al cliente, artículos de ayuda y documentación

Precio inicial: 29 $/mes/plaza

Intercom es una plataforma integral de atención al cliente con funciones de asistencia en todos los ámbitos. Con su chat en directo, solución de tickets, artículos de ayuda y otras funciones básicas, Intercom es el santo grial de las plataformas de atención al cliente. El software de escritorio Intercom permite crear un portal de autoservicio que permite a los clientes acceder a información y recursos de soporte sin tener que ponerse en contacto con un agente de soporte.

Ventajas

• Widget de chat en directo.
• Artículos de ayuda (bases de conocimiento).
• Gestión de la carga de trabajo del personal.
• Bots conversacionales.
• Comentarios de los clientes.
• Artículos multilingües.
• Dominio personalizado.
• Portal de autoservicio.
• Análisis e información práctica.

Contras

• No hay plan gratuito.
• Puede resultar abrumador.
• Extremadamente caro para cualquier pequeña o mediana empresa.
• Muchas funciones se venden como complementos de pago.
• Dificultad para migrar a otras soluciones.
• Algunos clientes se quejan de la lentitud de sus respuestas a las consultas de soporte.

HelpCrunch

Lo mejor para: Atención al cliente y artículos de ayuda externos

Precio inicial: 12 $/mes/usuario

HelpCrunch, uno de los sistemas de atención al cliente más reconocidos del mercado, ofrece una potente base de conocimientos para reducir las solicitudes y los costes de atención al cliente. Le permite alojar la documentación de su empresa y los datos relacionados con los clientes en su plataforma, mejorando significativamente la experiencia del cliente y reduciendo las consultas repetitivas. Desde un verdadero editor WYSIWYG que hace que la creación de artículos sea suave y sencilla, hasta el uso de CSS y JavaScript personalizados para una personalización completa de la marca, HelpCrunch lo ofrece todo en un paquete ordenado.

Ventajas

• Solución asequible para PYMES.
• Documentación fácil de estructurar.
• Funciones de configuración SEO.
• Información y métricas procesables.
• Dominio personalizado.
• Portal de autoservicio.
• Chat en directo y widget de autoservicio.
• Centro de conocimientos multilingüe.
• Funcionalidad de búsqueda inteligente.

Contras

• Sin aplicación de escritorio.
• No es adecuado para grandes empresas.
• Marca HelpCrunch en el plan de pago más bajo.

Base de conocimientos Heroic

Lo mejor para: Gestión de contenidos externos

Precio inicial: 129 $/año/usuario

La solución Heroic Knowledge Base es un potente plugin de WordPress que le permite crear un completo centro de conocimiento autoalojado. Con búsqueda instantánea, análisis de artículos, comentarios de los usuarios, informes por correo electrónico y mucho más, Heroic Knowledge Base proporciona una experiencia de base de conocimiento curada para los visitantes de su sitio.

Ventajas

• Flexibilidad similar a WordPress.
• Tabla de contenidos integrada.
• Restricción de contenido basada en el usuario.
• Experiencia fácil de usar para los visitantes.
• Grandes diseños personalizables.
• Sugerencias de búsqueda en directo.
• Widget del sitio de respuestas instantáneas.
• Análisis de búsquedas.

Contras

• No es una solución de centro de conocimiento independiente, ya que depende de WordPress.
• No hay versión de prueba gratuita.
• El precio está por encima de la media para un plugin de WordPress.
• Se necesitan conocimientos técnicos para la configuración básica.
• Soporte y actualizaciones durante un año. Después, hay que renovar la licencia.
• Usted es responsable del mantenimiento y las actualizaciones.
• Hay que pagar el alojamiento por separado.

Confluence

Lo mejor para: Compartir conocimientos, organizar contenidos y colaborar en documentos.

Precio inicial: 5,16 $/usuario/mes

Confluence es un espacio de trabajo de colaboración en línea tipo wiki que ayuda a los usuarios a mejorar el trabajo en equipo y la productividad. También forma parte del ecosistema Atlassian. Este software permite a los equipos crear páginas dinámicas con todo tipo de contenidos, como pizarras, bases de datos y vídeos. Las funciones de gestión del conocimiento de Confluence simplifican el proceso de crear, organizar y compartir información.

Ventajas:

• Número ilimitado de páginas.
• Base de conocimientos fácil de usar.
• Pizarras.
• Bases de datos dinámicas.
• Acceso restringido.
• Plantillas.
• Edición en tiempo real.

Desventajas:

• Algunas funciones necesarias sólo están disponibles como plugins de pago.
• Curva de aprendizaje empinada.
• No hay chat en tiempo real.
• La función de búsqueda no siempre funciona correctamente.

Cómo implementar una base de conocimientos para su organización

«Bien, ahora sé mucho sobre el software de base de conocimientos y cómo elegir el mejor para mis necesidades, pero ¿cómo puedo implementar una base de conocimientos para mi organización?», podría preguntarse. Veamos cómo poner en marcha una base de conocimientos.

1. Determine la finalidad y los objetivos de su base de conocimientos.
2. Identifique la audiencia de su futura base de conocimientos. Esto le ayudará a determinar qué tipo de contenido incluir en su base de conocimientos y cómo estructurarla.
3. Elija un software de base de conocimientos. Asegúrese de que el software de base de conocimientos elegido tiene todas las funciones necesarias y es fácil de usar tanto para los creadores de contenidos como para los usuarios.
4. Empiece a crear y organizar contenidos para su base de conocimientos. Identifique las preguntas o problemas comunes que pueda tener su público y cree artículos o recursos que aborden estos temas. Organice el contenido en categorías y subcategorías para que los usuarios encuentren fácilmente lo que necesitan.
5. Pruebe su base de conocimientos con un pequeño grupo de usuarios y recabe sus opiniones. Utilice estos comentarios para perfeccionar el contenido y realizar los ajustes necesarios en la base de conocimientos.
6. Lance y promocione su base de conocimientos. Anime a los usuarios a hacer comentarios y sugerencias para mejorarla.
7. Supervise el uso y las métricas de rendimiento de su base de conocimientos y actualícela.

Para terminar

Ahora ya sabe lo esencial que es tener una base de conocimientos. Con el software de base de conocimientos adecuado, puede almacenar toda la información valiosa de su empresa, ya sea interna o externa, en un solo lugar y facilitar a los miembros del equipo y a los usuarios el acceso a ella siempre que lo necesiten.

Este artículo le ayudará a elegir las mejores opciones de base de conocimientos del mercado. Si lo que busca es una solución integral de marca con algunas funciones de IA potentes, yo diría que FuseBase es el lugar por donde empezar.

Aprenda cómo FuseBase puede ayudarle a construir una base de conocimiento perfecta aquí.

Preguntas más frecuentes

¿Qué se entiende por base de conocimientos?
En pocas palabras, es un lugar centralizado para almacenar, compartir y gestionar los conocimientos de su organización en formato digital. Esto incluye guías, preguntas frecuentes, documentación de productos y mucho más.

¿Para qué se utiliza una base de conocimientos?
Se utiliza para ayudar a los equipos, clientes y usuarios a encontrar fácilmente la información relevante que necesitan. Por ejemplo, los clientes pueden acceder instantáneamente a guías y resolver problemas por sí mismos. Y los equipos pueden utilizar KBS para encontrar la información necesaria para los proyectos o para la incorporación de los empleados.

¿Cuál es la diferencia entre una base de datos y una base de conocimientos?
Las bases de datos suelen contener datos brutos (como registros de clientes o listas de inventario) organizados en tablas para facilitar su recuperación y análisis. Una base de conocimientos puede contener texto, imágenes, vídeos y archivos; la información de las bases de conocimientos se utiliza para resolver problemas o responder preguntas.

¿Puede utilizarse la IA para mejorar las bases de conocimientos?
Sí, la IA puede generar resúmenes, responder instantáneamente a preguntas basadas en la información de la base de conocimientos y proporcionar asistencia personalizada. Además, la IA puede mantener actualizada automáticamente su base de conocimientos.

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