Las 8 mejores alternativas a Microsoft Excel: Características, ventajas e inconvenientes

¿Busca una alternativa a Microsoft Excel como herramienta de hoja de cálculo? ¿Desearías que hubiera otras opciones disponibles?

Hay muchas alternativas a Microsoft Excel, como Google Sheets, LibreOffice Calc y Apple Numbers. Cada una tiene sus puntos fuertes y débiles, pero en última instancia, debes elegir la herramienta que mejor se adapte a ti.

Excel es una herramienta esencial para cualquier profesional de los negocios. Tanto si diriges una pequeña empresa como si trabajas para una gran corporación, Excel desempeña un papel vital en tu flujo de trabajo diario.

Este artículo explora las principales alternativas de Excel y proporciona un resumen de sus pros y contras, para que puedas tomar una decisión informada.

¿Qué es Microsoft Excel?

Desarrollado por Microsoft Corporation, Excel es un programa de hojas de cálculo que permite organizar, analizar y generar informes de datos mediante hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo son herramientas que ayudan a organizar la información. Suelen utilizarse para hacer un seguimiento de las cifras de ventas, presupuestos y gastos.

Hoy en día, muchas empresas utilizan hojas de cálculo de oficina para realizar un seguimiento de las ventas, los gastos, los presupuestos y otra información financiera. También se utiliza mucho en las clases de contabilidad, finanzas y economía.

Excel es una potente herramienta para el seguimiento de los datos financieros, pero hoy en día existen muchas alternativas de software.

¿Para qué sirve Excel?

Excel es una herramienta esencial para cualquier empresario. Tanto si diriges una pequeña tienda como si trabajas en una gran corporación, Excel es una potente forma de organizar los datos y darles sentido.

Excel facilita el seguimiento de los niveles de inventario, el cálculo de beneficios, el mantenimiento de registros y la gestión de presupuestos. Gracias a su capacidad para ordenar, filtrar, analizar y representar gráficamente los datos, Excel te ayuda a encontrar patrones y tendencias que, de otro modo, pasarían desapercibidos.

Las funciones básicas de Excel incluyen la creación de presupuestos, el seguimiento de gastos, el cálculo de impuestos y el análisis de cifras de ventas. Las empresas y los usuarios avanzados suelen utilizar Excel para hacer un seguimiento de los niveles de inventario, gestionar equipos y nóminas, y llevar un control de los pedidos de los clientes.

La verdadera potencia de Excel va más allá de los números. También es una gran herramienta para crear gráficos y diagramas, e incluso para redactar informes. Excel ofrece una amplia gama de funciones diseñadas específicamente para ayudarte a crear documentos de aspecto profesional.

Este software también permite al usuario medio de Excel crear tablas y gráficos que le ayuden a visualizar tendencias y patrones en los datos. Además, MS Excel facilita la comparación y visualización de dos conjuntos de números uno al lado del otro.

Puedes añadir fácilmente imágenes, gráficos y tablas a las hojas de cálculo, y hacer que tu contenido tenga un aspecto mucho más atractivo utilizando diferentes hojas. También puedes dar formato al texto y cambiar fuentes, colores y fondos. Esto te permite personalizar tu hoja de cálculo para adaptarla a la marca de tu empresa.

Excel en línea te permite compartir tu trabajo con los miembros de tu equipo. Puedes guardar tus archivos en línea, enviarlos por correo electrónico o imprimir una hoja directamente desde el programa.

Con estas herramientas, puedes convertir rápidamente datos sin procesar en información valiosa. Así que, tanto si eres empresario como estudiante, es una herramienta útil que puede ayudarte a mejorar. Puedes crear cientos de fórmulas para cálculos básicos de Excel que te ayudarán a que tu negocio funcione de forma eficiente.

Principales características y funciones de Excel

Excel es una aplicación para el análisis y la manipulación de datos. Permite a los usuarios introducir información en celdas, realizar cálculos, ordenar, filtrar, formatear, imprimir y exportar datos.

La interfaz de usuario consta de dos partes principales: la propia hoja de cálculo y la barra de herramientas. La hoja de cálculo contiene filas y columnas con valores numéricos. Estos valores pueden representar cualquier tipo de datos, como texto, fechas, horas, fórmulas, etc. La barra de herramientas proporciona acceso a funciones como ordenar, filtrar, agrupar y dar formato.

Excel ofrece muchas funciones clave, que pueden convertirse en una de tus herramientas ofimáticas más importantes. Las características y funciones más comunes de Excel incluyen:

• Ordenar. Ordena los datos por columna, fila o ambas.
• Filtrado. Utiliza el formato condicional y aplica filtros para ocultar determinadas filas o columnas en función de criterios como la fecha, el valor o la categoría.
• Agrupar. Agrupe datos basándose en características similares. Por ejemplo, puede agrupar a todos los clientes que hayan comprado un determinado producto.
• Formatear. Dé formato a los datos utilizando diferentes tamaños de fuente, negrita, cursiva, subrayado, combinaciones de colores, bordes, sombreado y alineación.
• Impresión. Imprima varias copias de un documento a la vez.
• Exportar. Excel admite los formatos de archivo más habituales. Guarda tu trabajo en formatos como PDF, XLSX, CSV, HTML, RTF, TXT, DOC, PPT y XML. También puedes guardar un archivo como imagen.
• Cálculo. Calcula totales, medias, porcentajes y otras medidas estadísticas.
• Creación de gráficos. Utilice las herramientas integradas para crear gráficos de barras, líneas, circulares, de área, de burbujas, de barras apiladas y de cascada.
• Creación de tablas. Cree tablas simples o complejas con encabezados, pies de página y estilos de celda.
• Importación de datos. Importe datos de fuentes externas como bases de datos, sitios web y hojas de cálculo.
• Edición de datos. Edite los datos existentes o sustitúyalos por completo.

Hay dos razones principales por las que las empresas deciden utilizar Microsoft Excel.

1. Gestionar los datos de forma más eficaz. Puede utilizar Excel para organizar y analizar datos.
2. Crear informes. Puede generar informes y crear gráficos que resuman las métricas clave y ofrezcan visualizaciones. Esto resulta muy útil para analizar tendencias y patrones en conjuntos de datos.

Precios y limitaciones de Excel

Puede adquirir Microsoft Office Excel por 159,99 dólares. Esta opción le permite:

• Instalarlo en un PC o Mac;
• Convertir datos en información útil;
• Compartir tu hoja de cálculo con otros y editar juntos en tiempo real;
• Compatible con Windows 11, Windows 10 o macOS.

MS Office incluye Excel y puedes ahorrar dinero con Microsoft 365. Con una suscripción a Microsoft 365, a partir de 6,00 €/usuario al mes para el plan Business Basic, obtienes:

• Acceso al conjunto de productos de Microsoft Office, incluidos Excel, Word, PowerPoint y Outlook;
• 1 TB de almacenamiento en la nube por persona para todos sus archivos, música, fotos, vídeos y mucho más;
• Compartir y colaborar con otros en todos tus dispositivos.

Aunque Excel tiene funciones increíbles para el análisis y la manipulación de datos, tiene algunas limitaciones.

• No ofrece programación. Esto significa que si necesitas automatizar tareas o crear macros, tendrás que aprender Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
• Limitado con funciones matemáticas. Esto significa que si necesitas realizar cálculos complejos como logaritmos o trigonometría, tendrás que buscar en otra parte.
• Problemas con grandes cantidades de datos. Cuando tienes miles de filas o columnas, Excel se vuelve lento y pesado.
• No está pensado como base de datos. Aunque es perfectamente capaz de almacenar información, carece de las herramientas necesarias para manipularla con eficacia.

En resumen, Excel es estupendo para pequeños proyectos en los que necesites analizar datos rápidamente. Sin embargo, si planeas crear programas más complicados, tendrás que cambiar a otra plataforma.

¿Cuáles son los principales inconvenientes de Excel?

Aunque Microsoft Excel es una herramienta increíblemente potente que ofrece muchas opciones para el análisis y la manipulación de datos, también tiene inconvenientes.

1. Lleva tiempo aprender a utilizarlo eficazmente

Dado que hay muchas características y funciones que entender, puede pasarse horas intentando averiguar qué está haciendo mal.

2. Caro

Si quieres comprar una licencia para varios usuarios, pagarás cientos de dólares.

3. No es muy fácil de usar

La interfaz es difícil de navegar y los menús son difíciles de descifrar.

4. Requiere mantenimiento constante

Incluso después de actualizar a la última versión de Excel, tendrás que estar al tanto de las nuevas versiones y parches.

5. No es compatible con todos los dispositivos

Algunas personas prefieren utilizar tabletas en lugar de PC, mientras que otras ni siquiera tienen portátiles.

6. Funcionalidad limitada

Ofrece fórmulas y cálculos básicos, lo que significa que no tiene capacidades matemáticas avanzadas.

7. Rendimiento lento

Las hojas de cálculo grandes tardan más en cargarse que las pequeñas.

8. Difícil de compartir

Microsoft Excel no está diseñado para funcionar bien con otras aplicaciones.

9. No admite complementos de terceros

No podrás instalar complementos o extensiones. Esto dificulta la integración con otro software.

10. Sin acceso a API

No puede conectarse a bases de datos externas ni a servicios web.

Estos factores hacen que Excel no sea la opción ideal para las operaciones de su empresa.

Razones por las que necesita alternativas a Excel

Excel es una gran herramienta para muchas cosas, incluyendo el seguimiento de las ventas, la gestión de presupuestos, la creación de hojas de cálculo y la organización de la información. Sin embargo, hay ocasiones en las que no es la herramienta adecuada para el trabajo.

Ahí es donde las alternativas resultan útiles. Existen varios programas de hojas de cálculo, cada uno con sus puntos fuertes y débiles.

Aquí tienes algunas razones por las que necesitas alternativas a Excel.

1. Gratis

Hay un montón de alternativas gratuitas de código abierto a Microsoft Excel, como LibreOffice Calc, Google Sheets, Apache OpenOffice, e incluso herramientas de colaboración como Brand folder. Puedes hacer todo lo que puedes hacer en Excel y además ahorrar dinero.

2. Fáciles de usar

La mayoría de estas aplicaciones son fáciles de usar, lo que las hace perfectas para principiantes. Aunque carecen de ciertas características, proporcionan suficiente funcionalidad para empezar.

3. Personalizable

Cada aplicación te permite personalizar la apariencia y el diseño de tu documento. Si quieres algo único, puedes cambiar fácilmente los colores, las fuentes y los diseños.

4. Seguro

Muchas de estas aplicaciones encriptan tus archivos, asegurando que sólo los usuarios autorizados puedan verlos.

5. Aptas para móviles

Están optimizadas para dispositivos como teléfonos inteligentes y tabletas, lo que te permite editar documentos desde cualquier lugar.

6. Multiplataforma

Muchas alternativas a Microsoft Excel están disponibles en varias plataformas, lo que significa que puedes utilizarlas en dispositivos Windows, Mac, iOS, Android y Linux.

7. Altamente funcional

Puedes crear fórmulas complejas y realizar cálculos matemáticos avanzados. Algunas de estas aplicaciones permiten incluso importar datos directamente desde fuentes en línea.

8. Totalmente integradas

Puedes vincular tus cuentas a tus redes sociales favoritas, como Facebook y Twitter.

9. Fiable

A diferencia de Microsoft Excel, la mayoría de estas aplicaciones ofrecen soluciones automáticas de copia de seguridad y recuperación.

10. Compatible

La mayoría de las alternativas a Excel funcionan perfectamente entre sí, lo que significa que puedes cambiar de una a otra sin tener que rehacer todo el documento.

Qué buscar en las alternativas a Excel

Al seleccionar una alternativa a Excel, tenga en cuenta estos factores:

1. ¿Ofrece la alternativa a Excel funciones similares a las de los productos de MS Office?
2. ¿La interfaz es intuitiva?
3. ¿Existen complementos que puedan resultar útiles?
4. ¿Qué cubre el precio?
5. ¿Se puede utilizar la hoja de cálculo sin conexión?
6. ¿Hay que pagar más por funciones adicionales?
7. ¿Se pueden importar y exportar archivos?
8. ¿Puedes compartir tu trabajo con otras personas?
9. ¿Se puede personalizar el aspecto de la interfaz?
10. ¿Ofrece la alternativa Excel la posibilidad de imprimir las hojas de cálculo?
11. ¿Puede guardar su trabajo en línea?

Otros factores a tener en cuenta al buscar una alternativa a Excel son:

• ¿Necesita utilizar macros?
• ¿Es importante que los usuarios puedan crear fórmulas y funciones fácilmente?
• ¿Es necesario que la hoja de cálculo sea editable?
• ¿Puede permitirse pagar por el software?
• ¿Piensa colaborar con otras personas?
• ¿Podrá compartir su trabajo en tiempo real con otras personas?
• ¿Prefieres una aplicación basada en web?

Las 8 mejores alternativas y competidores de Excel

Hay una gran variedad de programas de software que son excelentes alternativas a Excel. Además, muchas de estas alternativas a Excel son gratuitas.

Aquí tienes 8 alternativas a Microsoft Excel a tener en cuenta si quieres cambiar la aplicación que utilizas para crear hojas de cálculo.

1. FuseBase

Como alternativa a Excel, una plataforma de gestión completa FuseBase ofrece una variedad de herramientas de gestión y características de gestión, incluyendo la toma de notas, la carga y el intercambio de archivos, colaboración en tiempo real, soporte y almacenamiento en la nube, y se integra con una variedad de software.

Con muchas plataformas de gestión de proyectos disponibles hoy en día, FuseBase se diferencia a través de herramientas eficaces de gestión de proyectos, como un portal de clientes, que también cuenta con seguimiento del tiempo, para que pueda colaborar con su equipo en tiempo real. Puede cargar, almacenar y organizar los datos como desee.

Con tantas alternativas a Microsoft Excel disponibles hoy en día, si necesita una herramienta de gestión de proyectos o una herramienta de colaboración que siga evolucionando, merece la pena explorar FuseBase.

Los programas de FuseBase ofrecen cientos de plantillas, lo que significa que puede ahorrar tiempo, ya que no necesita partir de cero para empezar.

FuseBase ofrece una prueba gratuita, que puede obtener más información visitando este sitio web.

2. Google Sheets

Otra alternativa a Excel, Google Sheets es una hoja de cálculo y plataforma de colaboración basada en zuecos. Es compatible con Microsoft Office. Por ejemplo, puedes importar archivos de Excel a Google Sheets.

Pros

• Uso gratuito.
• Comparable a Microsoft Excel.
• Accesible en múltiples dispositivos.
• Fácil de utilizar.
• Se integra con otras aplicaciones de Google, como Google Forms, Google Keep y Google Slides.

Contras

• Puede perder el formato cuando se descarga en otra aplicación.
• Problemas de rendimiento cuando se trabaja con varios cientos de filas de datos.
• No puede realizar cálculos complejos.
• Falta de ayuda para resolver errores.
• Opciones de personalización limitadas.

Aunque Google Sheets es una de las alternativas más populares a Microsoft Excel, también tiene sus limitaciones.

3. Números de Apple

Es la alternativa gratuita de Apple a Microsoft Excel. Numbers para Mac, PC u otros dispositivos Apple te permite crear hermosas hojas de cálculo.

Pros

• Fácil de usar.
• Disponible gratuitamente en dispositivos Apple.
• Amplia gama de plantillas.
• Fácil de compartir con otros usuarios.

Contras

• Puede resultar confuso al principio, si estás más familiarizado con los productos de Microsoft Office.
• No es popular fuera de los productos Apple.
• Ofrece menos funciones que Microsoft Excel.

Si prefieres usar productos de Microsoft Office, puede que Apple Numbers no sea la mejor alternativa a Microsoft Excel.

4. Hancom Office

Anteriormente conocido como ThinkFree Office, Hancom Office es una de las alternativas menos conocidas a Microsoft Excel.

Pros

• Tiene la mayoría de las funciones básicas de los productos de Microsoft Office, lo que significa que puedes crear hojas de cálculo, documentos, presentaciones y bases de datos.
• No tiene una curva de aprendizaje pronunciada.
• Ofrece una versión web y versiones móviles
• Más barato que pagar por Microsoft Office.

Contras

• No ofrece muchas plantillas, lo que es similar para muchas otras alternativas gratuitas a Microsoft Excel.
• Carece de herramientas avanzadas de diseño y edición de documentos.
• Problemas de rendimiento de la aplicación, que puede ser lenta cuando se trabaja con archivos con grandes cantidades de datos.
• Puede perder formato al transferir datos entre aplicaciones.
• Necesita un plan de suscripción para tener acceso a muchas funciones, que empiezan en 3,00 $ al mes para el plan Pro y 7,00 $ al mes para el plan Biz.

Hancom Office es una alternativa básica a Excel para aquellos que no quieren pasar mucho tiempo aprendiendo a utilizar la aplicación.

5. LibreOffice

LibreOffice, un software gratuito de código abierto y basado en la nube, es otra alternativa popular a Microsoft Excel. LibreOffice ha sustituido a otro producto, antes conocido como OpenOffice, y ofrece funciones adicionales y una compatibilidad mejorada con Microsoft Office.

De forma similar a cualquier producto de Microsoft Office, puedes crear, editar y gestionar hojas de cálculo, presentaciones, documentos y mucho más.

Pros

• Interfaz sencilla y fácil de usar.
• Uso gratuito.
• Fácil de crear, editar y guardar documentos.
• Disponible en múltiples plataformas, incluyendo Windows, macOS y Linux.
• Tiene un diccionario de autocorrección, que permite a los usuarios detectar errores ortográficos fácilmente y corregirlos mientras escriben.

Contras

• Falta de integraciones con otras apps, a diferencia de otras alternativas a Microsoft Excel.
• Ciertas funciones no fluyen bien y son difíciles de localizar.
• Falta de un servicio de atención al cliente adecuado, que se basa en las respuestas de la comunidad y la disponibilidad.
• Opciones de formato limitadas, lo que hace que no sea la mejor alternativa a Excel para el análisis empresarial.

LibreOffice como alternativa a Excel es mejor para aquellos que no necesitan muchas integraciones con otras aplicaciones y no quieren pagar una suscripción.

6. Zoho Sheet

Zoho Sheet, una aplicación de hoja de cálculo colaborativa en línea para equipos, es una alternativa eficaz a Microsoft Excel. Si necesitas crear una hoja simple Zoho ofrece funcionalidades con las que la mayoría de los usuarios de Excel están familiarizados.

Pros

• Ofrece un plan gratuito.
• Puede importar hojas de cálculo o documentos desde cualquier alternativa a Excel.
• Disponible en múltiples dispositivos y como aplicación web.
• Puede aplicar múltiples cálculos similares a MS Excel.

Contras

• Los accesos directos no son los mismos que muchas otras alternativas a Microsoft Excel.
• No tiene muchas características como muchas alternativas a Excel.
• Soporte al cliente limitado.
• No soporta macros creadas en MS Office, lo que significa que ciertas fórmulas pueden no funcionar correctamente.
• Tiene una curva de aprendizaje para familiarizarse con sus características.

Zoho Sheet como alternativa a Excel es más adecuado para aquellos que necesitan hacer un montón de colaboración en línea y quieren compartir archivos fácilmente.

7. WPS Office

Una popular herramienta de productividad, WPS Office es otra alternativa a Microsoft Excel que ofrece muchas de las características a las que los usuarios están acostumbrados.

Pros

• Disponible en múltiples dispositivos y se puede utilizar a través de un navegador web.
• Fácil de usar con una interfaz de usuario agradable.
• Ofrece un plan gratuito.
• Tiene acceso a muchas aplicaciones ofimáticas, como hojas de cálculo, documentos y presentaciones.
• Las opciones de menú y los iconos son similares a los productos de MS Office.
• Ofrece almacenamiento en la nube.

Contras

• Muchos anuncios pop-up cuando se utiliza la versión gratuita, que no es un problema con muchas alternativas de Excel.
• La aplicación puede retrasarse o bloquearse cuando se utilizan archivos grandes.
• Puede perder formato al transferir archivos desde muchas otras alternativas a Microsoft Excel.
• No es tan utilizada como otras alternativas a Excel.
• Necesitas una suscripción para tener acceso a todas las funciones, que empieza en 39,95 $/usuario al año.

WPS Office no es tan popular como otras alternativas a Microsoft Excel, sin embargo es muy similar. Para aquellos que quieren ahorrar algo de dinero en comparación con una suscripción a Microsoft 365, puede ser una opción atractiva.

En conclusión, si estás buscando un programa de hoja de cálculo que haga todo lo que hace Excel, estas opciones son un gran punto de partida. Algunas son gratuitas y otras ofrecen funcionalidades adicionales con una suscripción de pago. Tienes suficiente información para ayudarte a tomar una decisión informada.

8. Airtable

Otra alternativa a Microsoft Excel es Airtable. Es una herramienta de gestión de bases de datos y proyectos que te permite organizar datos en un formato similar al de una hoja de cálculo.

Pros

• Cientos de plantillas para flujos de trabajo.
• Múltiples formas de ver los datos.
• Fácil automatización e integración.
• Ofrece un plan gratuito.
• Fácil de utilizar.
• Tiene aplicación móvil.

Contras

• Ofrece un conjunto limitado de fórmulas.
• No incorpora visualización de datos.
• Extensiones limitadas por base de datos.
• La configuración puede llevar más tiempo, especialmente para las empresas.

Airtable como una alternativa a Excel es una buena opción para organizar su flujo de trabajo, datos y registros de una manera flexible.

La mayoría de las empresas necesitan tener una base de conocimientos, ya sea para documentar sus procesos o para educar a los clientes sobre su negocio. Hoy en día hay muchas opciones disponibles. Descubra cuáles son las mejores plataformas de software de base de conocimientos en nuestra entrada del blog.

Crear hojas de cálculo para rastrear datos y analizar tendencias es una función esencial para todas las empresas. Disponer de plantillas de gestión de proyectos puede facilitar esta tarea. En una de nuestras entradas de blog, obtenga más información sobre las mejores plantillas de gestión de proyectos que puede utilizar.

Puede obtener más información aquí sobre cómo FuseBase puede ayudarle a crear la base de conocimientos ideal.

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