Mit den Kundenportalen von FuseBase arbeiten wir besser zusammen

Wichtigste Ergebnisse

• Schnellere Antworten von Kunden
• Höhere Zufriedenheitswerte
• Weniger verpasste Updates

Hintergrund

Ich bin in einer wachsenden Agentur für die Customer Experience verantwortlich. Wir betreuen mehrere Kundenaccounts gleichzeitig, und unser größtes Problem war die Kommunikation.

Alles war verstreut. Dateien lagen in Google Drive, internes Feedback kam über Slack und Kundenfreigaben liefen per E-Mail. Alle haben ihr Bestes gegeben, aber man verlor einfach zu leicht den Überblick.

Unsere Kunden wollten schnelle Updates, aber wir waren immer im Verzug. An manchen Tagen habe ich mehr Zeit mit der Suche nach der neuesten Version eines Dokuments verbracht, als Kunden tatsächlich zu helfen.

Wir wollten einen Ort, an dem Kunden sehen können, was passiert, ohne danach fragen zu müssen. Da haben wir FuseBase ausprobiert.

Herausforderung

Eine große Herausforderung war für uns das ständige Hin und Her mit Kunden. Sie hatten oft unterschiedliche Versionen des Projekts vor sich, und Aufgaben verzögerten sich oder gingen unter.

Das führte zu vielen verpassten Fristen. Die Kunden waren unzufrieden, weil sie das Projekt nicht verfolgen konnten. Unser Team war frustriert von den Abläufen. Wir brauchten einen Arbeitsbereich, in dem Team und Kunden zusammenarbeiten können.

Lösung

FuseBase war eines der Tools, die uns empfohlen wurden, also haben wir es ausprobiert. Darin haben wir Bereiche für verschiedene Inhalte angelegt, etwa Projektzeitpläne, Aufgaben-Updates und gemeinsame Dateien. Außerdem haben wir unsere Feedback-Formulare und Besprechungsnotizen in das Kundenportal eingebettet.

Unsere Kunden waren sehr beeindruckt. Sie konnten sich jederzeit anmelden, den Fortschritt sehen, Kommentare hinterlassen und die neuesten Materialien herunterladen.

Mit FuseBase ließ sich alles über Ordner und Seiten leicht organisieren. Jeder Beteiligte sah, was ihn betraf, ohne überfordert zu werden. Zusätzlich haben wir Checklisten erstellt, damit alle die Ergebnisse Schritt für Schritt verfolgen konnten.

Innerhalb weniger Tage fühlte sich die Kommunikation leichter an. Wir brauchten keine langen E-Mail-Verläufe mehr. Wir haben es für alle unsere Kunden eingeführt, und sie fanden es großartig, alles an einem Ort zu finden.

Ergebnis

Nach dem Wechsel zu FuseBase wurden Projekte schneller abgeschlossen. Kunden gaben schneller Feedback, weil sie Zugriff auf alles hatten, was sie brauchten. Auch die interne Kommunikation verbesserte sich, weil niemand mehr raten musste, was erledigt war, oder auf Dateien wartete.

Heute nutzen wir FuseBase für jedes Kundenprojekt. Jedes Portal enthält die Projektübersicht, eine Dateibibliothek, Besprechungsnotizen und einen Bereich für Kundenfeedback.

Die Veränderung war enorm. Kunden sagen, dass sie sich stärker eingebunden fühlen und uns mehr vertrauen. Unser Team ist zufriedener und besser organisiert. Wir laufen Updates und Aufgaben nicht mehr hinterher.