Les 12 meilleurs logiciels de base de connaissances

En tant que chef d’entreprise, je sais que le savoir, c’est le pouvoir. Et même si vous n’êtes pas propriétaire d’une entreprise, vous avez sûrement déjà entendu cette phrase, n’est-ce pas ? Peu de choses donnent plus de pouvoir à une entreprise et à son équipe qu’un ensemble concis d’informations organisées et bien structurées. Cette base, lorsqu’elle est en ligne, est généralement appelée base de connaissances – un outil qui permet à votre équipe ou à vos clients d’obtenir facilement les informations dont ils ont besoin, exactement au moment où ils en ont besoin.

Si vous vous êtes déjà demandé ce qu’est un logiciel de base de connaissances et comment votre entreprise peut en tirer profit, vous le découvrirez ci-dessous. Vous trouverez également une liste des meilleurs systèmes de bases de connaissances disponibles.

TL;DR des meilleurs logiciels de base de connaissances en 2025

• FuseBase – Le meilleur pour une base de connaissances de marque, une gestion intelligente de l’information et une collaboration en matière de connaissances
• Notion – Le meilleur pour les wikis internes flexibles et la gestion efficace du contenu
• HelpScout – Le meilleur pour les centres d’aide publics légers, les tickets d’assistance
• Zendesk – Le meilleur pour une documentation de niveau entreprise pour les opérations d’assistance à grande échelle
• Slab – Le meilleur pour le partage des connaissances en interne UX propre

Et sept autres que vous découvrirez dans la suite de cet article.

Qu’est-ce qu’un logiciel de base de connaissances ?

Le logiciel de base de connaissances est votre bibliothécaire numérique, le gardien de l’intelligence de votre entreprise. Imaginez un outil qui ne se contente pas de stocker, mais qui organise et diffuse de manière optimale votre vaste mer d’informations sur différents canaux. C’est exactement ce que fait un logiciel de base de connaissances.

C’est la solution idéale pour capturer, conserver et partager efficacement les connaissances au sein de votre organisation, mettant ainsi fin à la chasse aux données éparses. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il aide à transformer les informations brutes en connaissances utiles, de sorte que la prise de décision est aussi aisée qu’une promenade dans le parc.

Blague à part, le logiciel de support client devenant de plus en plus important pour les entreprises en ligne, celles-ci peuvent désormais gérer et stocker leurs connaissances et leurs informations de différentes manières, ce qui les rend polyvalentes et accessibles aux utilisateurs. Par exemple, les entreprises créent à la fois des bases de connaissances privées à usage interne et des bases de connaissances publiques pour l’assistance à la clientèle. La gestion des connaissances offre aux chefs d’entreprise et aux membres de l’équipe un certain nombre d’avantages clés par rapport aux méthodes traditionnelles de stockage de l’information. C’est précisément la raison pour laquelle les logiciels de gestion des connaissances sont devenus si populaires ces dernières années.

Types de logiciels de base de connaissances

On peut parler de différents types de logiciels de base de connaissances en fonction de la manière dont ils sont utilisés et mis en œuvre. Il existe des centres d’aide, des wikis d’entreprise, des centres d’information, des seconds cerveaux, des référentiels de procédures opérationnelles normalisées, des bases de connaissances internes, des bases de connaissances externes – la liste est assez longue. Cependant, lorsque l’on parle d’outils de base de connaissances pour les entreprises, les membres de l’équipe et les clients, la façon la plus courante de les classer est de les diviser en systèmes de gestion des connaissances internes et externes.

Base de connaissances externe

Un centre d’information externe ou public, également appelé centre de connaissances en libre-service, est une plateforme créée par une entreprise et accessible publiquement à ses clients, utilisateurs ou clients potentiels.

Comme son nom l’indique, ce type de plateforme est mis en place pour que les clients ou les utilisateurs puissent facilement trouver les informations actualisées dont ils ont besoin pour résoudre un problème particulier ou répondre à une question, sans avoir à contacter directement l’équipe d’assistance à la clientèle. Cela permet de réduire le nombre de courriels et d’appels inutiles au service clientèle et d’améliorer la satisfaction des clients de manière très efficace.

Base de connaissances interne

Une base de connaissances interne est un ensemble d’informations structurées qui n’est accessible qu’au personnel d’une entreprise, c’est-à-dire en interne, parfois dans le cadre d’un intranet d’entreprise. Les raisons de créer une base de connaissances interne peuvent être très variées : améliorer l’intégration des employés, centraliser les procédures opérationnelles standard pour les processus d’entreprise, répondre plus rapidement aux questions des clients et assurer le suivi des mises à jour. Une base de connaissances peut également contribuer à coordination des équipes au sein d’une entreprise, car les différents services peuvent partager les meilleures pratiques ou tirer parti de l’expérience des autres.

Il est difficile de surestimer l’importance de ces éléments, et les logiciels de bases de connaissances internes deviennent extrêmement populaires aujourd’hui, car ils fournissent aux organisations un référentiel centralisé d’informations et d’expertises actualisées pour améliorer la productivité des employés, rationaliser les processus et favoriser une prise de décision efficace.

15 raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un logiciel de base de connaissances

Vous êtes propriétaire d’une entreprise et vous vous demandez toujours pourquoi vous avez besoin d’un système de gestion des connaissances ? Voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez absolument commencer à utiliser une base de connaissances dans votre entreprise :

1. Une base de connaissances facilite la collaboration entre les équipes en permettant aux équipes internes de travailler simultanément sur le même document ou sur des documents différents. Lorsqu’il est intégré efficacement dans le flux de travail d’une entreprise, un outil de base de connaissances peut améliorer de manière significative la productivité et apporter plus de valeur que même les managers les plus efficaces réunis.
2. Une plateforme de gestion des connaissances stimule la productivité de l’entreprise car, une fois les tickets d’assistance créés, le personnel peut simplement consulter les articles pertinents pour trouver les informations nécessaires à son travail.
3. Une base de connaissances bien personnalisée améliore la satisfaction des clients grâce aux articles pratiques. Ils ont la possibilité de trouver facilement des réponses à leurs questions et des solutions à leurs problèmes.
4. Un outil de base de connaissances est un moyen efficace de réduire la charge de travail d’une équipe d’assistance en permettant aux clients d’accéder facilement à des solutions à leurs problèmes, libérant ainsi les agents d’assistance pour qu’ils puissent traiter des demandes plus complexes. Le libre-service à l’honneur !
5. Une solution de base de connaissances complète facilite l’extension de votre service d’assistance. Votre service d’assistance peut devenir plus efficace dans la formation de nouveaux agents, ce qui permettra à votre équipe de s’agrandir plus facilement
6. Une base de connaissances facilite l’intégration des nouveaux employés. En créant un centre de service central pour la documentation interne de l’entreprise, les nouveaux employés (quel que soit le service) peuvent être formés plus facilement et trouver l’aide dont ils ont besoin sans avoir à harceler leurs collègues.
7. Un logiciel de base de connaissances dédié renforce l’image et la perception de votre entreprise. Un centre solide et informatif peut donner à votre entreprise une image d’autorité et la positionner au-dessus de la concurrence dans le même domaine.
8. La meilleure solution de gestion des connaissances peut être un allié de taille pour votre stratégie de contenu SEO. Les articles de soutien indexables peuvent être une grande source de trafic organique, à la fois pour les mots-clés de recherche de la marque et pour ceux qui ne le sont pas.
9. Une base de connaissances en ligne permet aux utilisateurs de vous donner un retour d’information direct. Si vous utilisez une solution où les utilisateurs peuvent laisser leurs commentaires, vous pouvez savoir ce que les visiteurs de votre base de connaissances pensent de vos articles d’assistance. C’est particulièrement utile pour identifier les points faibles et les lacunes dans vos services et produits, ainsi que dans votre documentation.
10. Une plateforme de gestion des connaissances qui vous aide à organiser et à suivre les connaissances de votre entreprise. En gardant un centre d’information à jour, vous ne perdrez pas de vue la croissance de votre entreprise et l’évolution de son savoir-faire.
11. Il fournit à votre équipe des données d’utilisation précieuses et des informations exploitables. L’analyse de l’utilisation aidera votre équipe à identifier les lacunes en matière d’information et les nouvelles opportunités de générer un contenu de valeur pour vos clients.
12. Une solution de gestion des connaissances efficace peut fournir à votre entreprise un moyen simple de créer, de gérer et de partager des informations précieuses entre les membres de l’équipe et les départements, ainsi qu’avec vos clients.
13. Un système de base de connaissances correctement personnalisé vous permettra de créer un centre d’articles consultables contenant toutes les FAQ de votre entreprise, des informations sur les produits et tout ce que vous voulez y ajouter !
14. Les systèmes de base de connaissances qui fournissent une assistance en plusieurs langues peuvent aider votre entreprise à étendre son champ d’action et à servir une clientèle internationale diversifiée.
15. Une base de connaissances peut vous aider à créer une communauté. Certains logiciels de base de connaissances offrent des plateformes de type forum où les visiteurs peuvent poser des questions ou y répondre et interagir les uns avec les autres.

N’est-ce pas là une raison suffisante pour commencer à utiliser un logiciel de gestion des connaissances dès maintenant ?

Fonctionnalités essentielles des logiciels de base de connaissances

Fonctionnalité	Exemples de fonctionnalités
Nombreuses options de personnalisation	Possibilité de marquer la base de connaissances avec le logo de l’entreprise ou une palette de couleurs, de choisir parmi différents modèles ou thèmes, et de personnaliser la mise en page et la conception de la base de connaissances.
Création et gestion de contenu	Options permettant d’ajouter des images, des vidéos et d’autres éléments multimédias aux articles, d’éditer et d’organiser les articles en catégories et sous-catégories.
Fonctionnalité de recherche	Recherche d’articles ou de mots-clés spécifiques ; filtrage et tri des résultats.
Gestion des utilisateurs et contrôle d’accès	Définition des autorisations des utilisateurs et des niveaux d’accès, afin que les informations sensibles ne soient visibles que par les utilisateurs autorisés.
Analyse et rapports	Suivi des indicateurs d’utilisation et de performance, tels que le nombre de vues ou de recherches sur des articles spécifiques. Ces informations permettent souvent de créer des articles plus pertinents afin de mieux répondre aux demandes de vos clients.
Options d’intégration	Intégration avec d’autres outils ou logiciels, tels qu’un logiciel de gestion de la relation client (CRM), des chatbots ou un logiciel de service d’assistance.
Support client	L’assistance par courriel, le chat en direct, la documentation et les ressources (manuels d’utilisation ou tutoriels) aident les utilisateurs à démarrer.

Comment choisir le bon logiciel de base de connaissances ?

Il existe de nombreuses solutions parmi lesquelles il peut être difficile de choisir celle qui vous convient le mieux, à vous, à votre équipe et à votre entreprise. Voici donc un petit coup de pouce de ma part : les facteurs clés à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de base de connaissances.

Facilité d’utilisation

La facilité ou la difficulté d’utilisation du logiciel déterminera votre succès. Vous ne voulez pas dépenser des centaines d’euros pour une base de connaissances interne et vous rendre compte que votre équipe utilise encore des documents Word et PDF à cause de la courbe d’apprentissage abrupte de la base de connaissances nouvellement adoptée. J’ai vu cela arriver… De même, imaginez que vous provoquiez la frustration de vos clients simplement parce qu’ils ne peuvent pas naviguer facilement dans votre documentation. Ce serait un véritable gâchis. Un logiciel de base de connaissances intuitif est un outil essentiel pour toute organisation cherchant à rationaliser les processus d’assistance, à réduire les efforts des clients et à améliorer l’expérience globale de ces derniers.

Une simple base de connaissances ?

Aujourd’hui, une base de connaissances efficace vous permet de faire bien plus que simplement créer et gérer des centres d’information. Vous devez donc commencer par déterminer les points suivants :

• Votre équipe doit-elle pouvoir communiquer en interne par le biais d’un chat ?
• Votre base de connaissances doit-elle disposer d’un support de chat en direct ?
• Avez-vous besoin d’un CRM dans le cadre de votre solution de base de connaissances ?
• Votre base de connaissances doit-elle être en marque blanche ?
• Avez-vous besoin de notifications par courriel pour les mises à jour ou les modifications apportées à la base de connaissances ?
• Votre équipe d’assistance a-t-elle besoin non seulement d’une base de connaissances, mais aussi de fonctions de gestion de projet et d’outils de collaboration sur la même plateforme ?

Intelligence artificielle et apprentissage automatique

L’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique sont deux mots à la mode qui peuvent parfois être dénués de sens. Cependant, lorsqu’il s’agit de connaissances, l’apprentissage automatique et les bases de connaissances alimentées par l’IA peuvent aider votre entreprise à offrir une meilleure expérience client et à rationaliser certains de vos processus commerciaux.

Flexibilité et évolutivité

La flexibilité de tout logiciel que vous décidez de mettre en œuvre est importante car vous ne savez jamais comment votre entreprise va se développer ou évoluer au fil du temps. Vous pouvez commencer avec une petite équipe d’employés, mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez avoir besoin d’ajouter plus d’utilisateurs ou de changer la façon dont votre base de connaissances est organisée. Un système de gestion des connaissances flexible sera en mesure de s’adapter à ces changements sans aucun problème.

Le référencement est-il important pour votre entreprise ?

Si vous créez une base de connaissances en libre-serviceen libre-service, vous souhaitez probablement l’utiliser pour augmenter votre trafic organique. Pourquoi ne pas tirer parti de votre contenu pour attirer davantage de visiteurs de manière organique ? Si ce point est important pour vous, choisissez une solution de base de connaissances qui offre au moins des paramètres de référencement de base, ce qui facilitera le classement de vos articles dans les moteurs de recherche.

“Tout dépend de la quantité de connaissances à sauvegarder, du nombre de personnes qui doivent y accéder et de la sensibilité de ces informations. Les besoins varient considérablement selon qu’il s’agit d’une équipe internationale composée de centaines de personnes qui traitent des informations financières de clients ou d’une petite équipe qui publie un blog et se contente d’une feuille de calcul contenant les coordonnées de ses sources ou de ses rédacteurs indépendants.

À mesure que la complexité augmente, il est préférable d’utiliser un logiciel de base de connaissances ou de développer un outil en interne et de l’héberger sur ses propres serveurs, si cela est possible. D’après mes recherches, la plupart des entreprises achèteraient un outil disposant d’une certification de sécurité telle que SOC.

Toute forme de dépôt de données est préférable à la nécessité de demander sans cesse à des collègues certaines informations ou certains documents

Qui peut bénéficier de l’utilisation d’un logiciel de base de connaissances ?

Les entreprises de tous types peuvent bénéficier d’outils logiciels de base de connaissances intuitifs. Ils facilitent la création, la gestion et la recherche des informations dont vous ou vos clients avez besoin. Voici quelques exemples de ceux qui sont dans le cercle gagnant lorsqu’il s’agit d’utiliser un logiciel de gestion des connaissances.

• Sociétés SaaS : Canva dispose d’un centre d’aide pour ses millions d’utilisateurs mensuels. Pouvez-vous imaginer les milliers de contacts d’assistance qu’ils ont évités grâce à ces articles d’aide ?
• Plateformes de vente au détail : AppSumo dispose d’un centre d’aide pour les acheteurs qui ont des questions sur leurs achats, leurs comptes, etc. De même, Amazon dispose de nombreux centres d’aide à des fins diverses, mais ceux-ci ne sont accessibles que lorsque vous êtes connecté.
• Autorités locales et nationales : Les autorités gouvernementales officielles disposent également de centres d’information pour leurs citoyens, comme la ville de New York et sa plateforme NYC Business.
• Grandes entreprises et PME : Même les petites et moyennes entreprises, qu’elles aient ou non une forte présence en ligne, peuvent tirer profit d’une base de connaissances orientée vers le client. Les bases de connaissances internes peuvent rationaliser la formation et l’assistance des employés, tandis que les bases de connaissances externes peuvent améliorer l’interaction avec les clients.
• Établissements d’enseignement : Avez-vous déjà pensé à l’océan de connaissances que recèle une université ou une école ? Qu’il s’agisse de documents de recherche ou de matériel de cours, il est beaucoup plus facile et rapide de trouver des informations pertinentes dans un environnement numérique bien géré. En outre, cela peut ouvrir la voie à une meilleure coopération entre les départements, ce qui permet d’améliorer la recherche et l’apprentissage interdisciplinaires de haut niveau.
• Organisations à but non lucratif : Les organisations à but non lucratif traitent régulièrement une myriade de données, allant des campagnes de collecte de fonds aux bases de données de bénévoles, et un système de gestion des connaissances peut les aider à les consolider et à leur donner un sens. Grâce à cette source unique de vérité, vous pouvez suivre le succès des différentes initiatives, voir les tendances et concevoir des stratégies plus efficaces pour l’avenir.

Les 12 meilleurs logiciels de base de connaissances

J’ai déjà parlé des avantages d’un logiciel de base de connaissances et des éléments à prendre en compte pour choisir le bon logiciel pour en créer un. Il est donc temps de se plonger dans cette liste soigneusement établie des meilleures plateformes logicielles de bases de connaissances.

FuseBase

Le meilleur pour : Documentation interne, création et partage de contenu, collaboration avec les équipes et les clients

Prix : à partir de $32 par mois

FuseBase offre aux utilisateurs une solution puissante pour le partage des connaissances et la création d’un centre d’information pour votre équipe, qui peut être utilisé pour créer un portail en libre-service. Qu’il s’agisse d’informations, de KB externes ou internes, de projets ou de tâches, FuseBase vise à tout rassembler sous un même toit pour vous faire gagner du temps. Il offre également un environnement de collaboration efficace pour les équipes distantes de toutes tailles. Ses agents d’intelligence artificielle intégrés vous aident à l’utiliser. Ils résument et traduisent les documents volumineux, effectuent des recherches et assurent même la maintenance du contenu. Ainsi, si un document devient obsolète (comme un PDF contenant une politique périmée), l’agent le signale ou rédige même une mise à jour.

Vous pouvez voir un exemple de base de connaissances et d’articles de centre d’assistance destinés aux clients ici.

Avantages

• Solution en marque blanche.
• Portail client et analyse.
• Editeur puissant.
• Fonctionnalités de gestion de projet.
• Partage simple.
• Collaboration interne facile.
• Solution de chat interne.
• Agents d’intelligence artificielle intégrés.
• Dossiers et sous-dossiers imbriqués.
• Fonctionnalité d’intégration riche et intégrations.
• Fonctionnalité de recherche alimentée par l’IA.

Inconvénients

• Les dossiers et les notes ne peuvent pas être réorganisés manuellement (dans l’espace de travail interne)

Notion

Meilleur pour : Documentation interne et collaboration d’équipe

Prix de départ : 10 $/mois/utilisateur

Notion est un logiciel de base de connaissances très adaptable qui peut servir de centre de connaissances pour l’ensemble de votre entreprise. Les documents de nouvelle génération offerts par ce système de gestion des connaissances sont excellents pour garantir une collaboration efficace et un processus de gestion de contenu simple. L’avantage supplémentaire de l’IA que Notion apporte au lieu de travail ouvre un monde de possibilités pratiquement infinies. Ses bases de données puissantes et son organisation flexible du contenu en font un bon outil pour construire une base de connaissances.

Avantages

• Bases de données relationnelles.
• Supporte le markdown.
• Stockage illimité.
• Partage simple.
• Fonctions de gestion de contenu flexibles.
• Collaboration interne facile.
• Large gamme de blocs de contenu.
• Intégration avec Microsoft Teams.

Inconvénients

• Pas de domaine personnalisé.
• Pas de marque blanche.
• Courbe d’apprentissage.

HelpScout

Le meilleur pour : Documentation externe, base de connaissances et support client

Prix de départ : 50 $/mois/utilisateur

HelpScout est un système d’assistance à la clientèle, ou en d’autres termes, un logiciel de bureau, avec trois fonctionnalités principales : un outil de base de connaissances, une boîte aux lettres électronique partagée et un widget de balise. Il offre aux propriétaires d’entreprises les outils nécessaires pour fournir une assistance à leurs clients à la fois par courrier électronique et par le biais d’un widget de chat en direct qui peut être placé sur n’importe quel site web. Grâce à la base de connaissances, qui dispose d’une boîte de recherche intégrée, vous pouvez créer des articles informatifs pour réduire le nombre de tickets d’assistance et fournir aux utilisateurs les réponses à leurs questions les plus fréquentes.

En outre, HelpScout offre une gamme d’outils de collaboration, tels que les commentaires, les brouillons, les flux de travail d’approbation et l’intégration avec d’autres outils de collaboration, qui permettent aux équipes de travailler ensemble de manière efficace sur la gestion du contenu dans la base de connaissances.

Avantages

• Adapté au budget.
• Gestion des boîtes aux lettres.
• Moteur de recherche personnalisé.
• Widget de chat en direct pour les sites web.
• Messagerie in-app.
• Flux de travail automatisés.
• Analyses et rapports.
• Retour d’information sur les clients.

Inconvénients

• Seulement deux niveaux de profondeur d’organisation du contenu.
• Peu d’options de personnalisation.
• Filtres anti-spam faibles.
• Éditeurs de documents buggés

Helpjuice

Le meilleur pour : Bases de connaissances externes et internes avec analyse avancée et marquage blanc

Prix de départ : 120 $/mois (jusqu’à 4 utilisateurs)

Helpjuice est une plateforme de base de connaissances dédiée, conçue pour détourner les tickets d’assistance et fournir des réponses instantanées aux clients et aux équipes. Elle offre une personnalisation approfondie (marque/marque blanche), une recherche puissante, des analyses d’articles, des flux de travail et le multilinguisme, ainsi qu’une assistance rapide et pratique et une personnalisation gratuite par des experts pour livrer rapidement une base de connaissances impeccable.

Avantages

• Domaine personnalisé et marque blanche complète
• SSO et gestion robuste des utilisateurs (SAML/Okta)
• Analyse avancée des articles et informations.
• Historique des versions et outils de collaboration.
• Support multi-langues.
• Recherche rapide, semblable à celle de Google.
• Personnalisation gratuite par un expert
• Support réactif.
  

Inconvénients

• Prix d’entrée plus élevé que les outils de type wiki ; pas de plan gratuit.
• Il ne s’agit pas d’une suite de gestion de projet générale (conçue pour les bases de données).
• Des modifications plus profondes du thème peuvent nécessiter l’aide de CSS/HTML ou d’un fournisseur.

Zendesk

Le meilleur pour : Centre d’aide externe, support client et ventes

Prix de départ : 55 $/utilisateur/mois

Zendesk est une plateforme d’assistance établie avec tous les outils dont une moyenne ou grande entreprise peut avoir besoin pour aider ses clients et les visiteurs de son site Web.

Il s’agit d’un logiciel de base de connaissances SaaS de premier plan qui permet aux entreprises de créer et de gérer un référentiel centralisé de connaissances pour les clients et les employés, avec des fonctionnalités telles que des modèles personnalisables, le contrôle des versions et un puissant moteur de recherche. L’un des avantages les plus souvent cités de Zendesk est sa fonction de forum communautaire qui permet aux entreprises de créer un espace où leurs clients peuvent communiquer entre eux et partager des informations.

En tant que logiciel de service client, Zendesk peut se targuer d’offrir de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles sa puissante base de connaissances. C’est l’une des solutions d’assistance les plus populaires sur le marché, mais si vous avez principalement besoin d’une solution de base de connaissances, Zendesk peut être à la fois coûteux et encombrant. Si c’est votre cas d’utilisation, considérez ces alternatives à Zendesk.
Cependant, le grand avantage est qu’il s’agit d’une solution tout-en-un qui vous permet de créer des bases de connaissances externes et internes.

Avantages

• Localisation du contenu.
• Gestion des boîtes aux lettres.
• Logiciel de bureau.
• Moteur de recherche personnalisé.
• Widget de chat en direct pour les sites web.
• Analyses et rapports.
• Paramètres de référencement de base.
• Portail libre-service.
• Commentaires des clients.
• Bots d’apprentissage automatique et recherche.
• Forums communautaires.

Inconvénients

• Solution coûteuse pour les petites entreprises ou les indépendants.
• Courbe d’apprentissage abrupte.
• Synchronisation à sens unique avec des plateformes comme le service HubSpot.
• Les clients se plaignent d’un manque d’assistance.

Slab

Le meilleur pour : Gestion de contenu interne et externe

Prix de départ : 6,67 $/mois/utilisateur

Slab est une plateforme de création et de gestion de contenu qui vous permet de créer et d’organiser des connaissances pour l’ensemble de votre organisation. Il s’agit d’une solution simple pour toute organisation qui souhaite créer une base de connaissances attrayante avec une barre latérale simple où les différentes sections sont accessibles.

Avantages

• Solution abordable.
• Gestion simple du contenu de la base de connaissances.
• Domaine personnalisé (plan supérieur).
• Analyse de l’utilisation.
• Historique des versions.
• Centres d’information consultables.
• Intégrations avec des applications populaires.

Inconvénients

• Stockage limité.
• Peu d’options de personnalisation.
• Pas de paramètres de référencement.

Archbee

Le meilleur pour : Gestion des connaissances et collaboration internes et externes

Prix de départ : 50 $/mois

Archbee est un outil de documentation et de gestion des connaissances qui convient parfaitement à la collecte et à la présentation des connaissances logicielles. Avec Archbee, vous pouvez diviser votre documentation en espaces distincts (publics ou privés). Chaque espace peut contenir tout ce dont votre équipe ou vos clients ont besoin : guides d’utilisation, portails publics ou privés, documentation API, documentation contextuelle in-app, etc. Vous pouvez ainsi créer une base de connaissances interne complète.

Avantages

• Domaines personnalisés avec certificat SSL.
• Organisation des espaces et des documents par glisser-déposer.
• Historique infini des documents.
• Fonctionnalité de recherche puissante.
• Statistiques sur les documents.
• Fonctionnalités de collaboration.
• Paramètres SEO.
• CSS et JavaScript personnalisés.

Inconvénients

• Solution légèrement onéreuse pour les freelances.
• Pas de plan gratuit.
• Impossible de travailler hors ligne.
• Limite de 300 documents par espace (non divulguée publiquement !).
• Peu d’options de personnalisation pour les non-techniciens.
• Stockage limité.

GitBook

Idéal pour : Documentation et collaboration internes et externes sur les logiciels

Prix de départ : 65 $/mois/site

GitBook est un outil de documentation facile à utiliser qui permet aux équipes de décrire n’importe quoi, des produits aux API et aux articles internes. Sa mission est de faciliter la planification, la centralisation et le partage des connaissances techniques en interne (entre les membres de l’équipe) et en externe (avec les utilisateurs et les clients). GitBook peut également être utilisé pour créer une base de connaissances robuste.

Avantages

• Domaine personnalisé.
• Solution de documentation abordable.
• Interface facile à utiliser (drag-and-drop).
• Portail en libre-service.
• Retour d’information sur le contenu.
• Perspectives et analyses.

Inconvénients

• Impossible de supprimer l’image de marque de Gitbook.
• Peu d’options de personnalisation.
• Limites de stockage de fichiers non définies.

Intercom

Le meilleur pour : Support client, articles d’aide et documentation

Prix de départ : 29 $/mois/place

Intercom est une plateforme d’assistance client complète avec des fonctions d’assistance dans tous les domaines. Avec son chat en direct, sa solution de ticketing, ses articles d’aide et d’autres fonctionnalités de base, Intercom est le Saint-Graal des plateformes de support client. Le logiciel de bureau Intercom permet de créer un portail en libre-service qui permet aux clients d’accéder aux informations et aux ressources d’assistance sans avoir à contacter un agent d’assistance.

Avantages

• Widget de chat en direct.
• Articles d’aide (bases de connaissances).
• Gestion de la charge de travail du personnel.
• Bots conversationnels.
• Commentaires des clients.
• Articles multilingues.
• Domaine personnalisé.
• Portail en libre-service.
• Analyses et informations exploitables.

Inconvénients

• Pas de plan gratuit.
• La solution peut sembler écrasante.
• Extrêmement cher pour une petite ou moyenne entreprise.
• De nombreuses fonctionnalités sont vendues sous forme de modules complémentaires payants.
• Il est difficile de migrer vers d’autres solutions.
• Certains clients se plaignent de la lenteur des réponses aux demandes d’assistance.

HelpCrunch

Le meilleur pour : Le support client et les articles d’aide externe

Prix de départ : 12 $/mois/utilisateur

HelpCrunch est l’un des systèmes d’assistance à la clientèle les plus renommés du marché. Il offre une base de connaissances puissante qui permet de réduire les demandes et les coûts du service à la clientèle. Il vous permet d’héberger la documentation de votre entreprise et les données relatives aux clients sur leur plateforme, améliorant de manière significative l’expérience des clients et réduisant les requêtes répétitives. D’un véritable éditeur WYSIWYG rendant la création d’articles simple et fluide, à l’utilisation de CSS personnalisés et de JavaScript pour une personnalisation complète de la marque, HelpCrunch offre tout cela dans un ensemble soigné.

Avantages

• Solution abordable pour les PME.
• Documentation facile à structurer.
• Fonctionnalités de configuration SEO.
• Des informations et des mesures exploitables.
• Domaine personnalisé.
• Portail libre-service.
• Chat en direct et widget de libre-service.
• Centre de connaissances multilingue.
• Fonctionnalité de recherche intelligente.

Inconvénients

• Pas d’application de bureau.
• Ne convient pas aux grandes entreprises.
• La marque HelpCrunch sur le plan le moins cher.

Base de connaissances Heroic

Le meilleur pour : Gestion de contenu externe

Prix de départ : 129$/an/utilisateur

La solution Heroic Knowledge Base est un puissant plugin WordPress qui vous permet de créer un centre de connaissances complet auto-hébergé. Avec la recherche instantanée, l’analyse des articles, les commentaires des utilisateurs, les rapports par email et plus encore, Heroic Knowledge Base fournit une expérience de base de connaissance curatée pour les visiteurs de votre site.

Avantages

• Flexibilité similaire à celle de WordPress.
• Table des matières intégrée.
• Restriction du contenu basée sur l’utilisateur.
• Expérience conviviale pour les visiteurs.
• Grandes conceptions personnalisables.
• Suggestions de recherche en direct.
• Widget de site pour les réponses instantanées.
• Analyse des recherches.

Inconvénients

• Il ne s’agit pas d’une solution autonome de centre de connaissances, car elle dépend de WordPress.
• Pas d’essai gratuit.
• Le prix est supérieur à la moyenne pour un plugin WordPress.
• Des connaissances techniques sont nécessaires pour l’installation de base.
• Assistance et mises à jour pendant un an. Ensuite, vous devez renouveler la licence.
• Vous êtes responsable de la maintenance et des mises à jour.
• Vous devez payer l’hébergement séparément.

Confluence

Idéal pour: Le partage des connaissances, l’organisation du contenu et la collaboration documentaire.

Prix de départ : 5,16 $/utilisateur/mois

Confluence est un espace de travail collaboratif en ligne de type wiki qui aide les utilisateurs à améliorer le travail d’équipe et la productivité. Il fait également partie de l’écosystème Atlassian. Ce logiciel permet aux équipes de créer des pages dynamiques avec toutes sortes de contenus, comme des tableaux blancs, des bases de données et des vidéos. Les fonctions de gestion des connaissances de Confluence simplifient le processus de création, d’organisation et de partage des informations.

Avantages :

• Nombre illimité de pages.
• Base de connaissances conviviale.
• Tableaux blancs.
• Bases de données dynamiques.
• Accès limité.
• Modèles.
• Edition en temps réel.

Inconvénients :

• Certaines fonctionnalités nécessaires ne sont disponibles que sous la forme de plugins payants.
• Courbe d’apprentissage abrupte.
• Pas de chat en temps réel.
• La fonction de recherche ne fonctionne pas toujours correctement.

Comment mettre en place une base de connaissances pour votre organisation

“Bon, maintenant j’en sais beaucoup sur les logiciels de bases de connaissances et sur la façon de choisir le meilleur pour mes besoins, mais comment puis-je mettre en œuvre une base de connaissances pour mon organisation ? Voyons comment lancer une base de connaissances.

1. Déterminez le but et les objectifs de votre base de connaissances.
2. Identifiez le public de votre future base de connaissances. Cela vous aidera à déterminer le type de contenu à inclure dans votre base de connaissances et la manière de la structurer.
3. Choisissez un logiciel de base de connaissances. Assurez-vous que le logiciel de base de connaissances choisi dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires et qu’il est facile à utiliser, tant pour les créateurs de contenu que pour les utilisateurs.
4. Commencez à créer et à organiser le contenu de votre base de connaissances. Identifiez les questions ou les problèmes courants que votre public peut se poser et créez des articles ou des ressources qui traitent de ces sujets. Organisez votre contenu en catégories et sous-catégories pour permettre aux utilisateurs de trouver facilement ce dont ils ont besoin.
5. Testez votre base de connaissances auprès d’un petit groupe d’utilisateurs et recueillez leurs commentaires. Utilisez ce retour d’information pour affiner votre contenu et apporter les modifications nécessaires à votre base de connaissances.
6. Lancez votre base de connaissances et faites-en la promotion. Encouragez les utilisateurs à fournir un retour d’information et des suggestions d’amélioration.
7. Surveillez l’utilisation et les performances de votre base de connaissances et mettez-la à jour.

Pour conclure

Vous savez maintenant à quel point il est essentiel de disposer d’une base de connaissances. Avec le bon logiciel de base de connaissances, vous pouvez stocker toutes les informations précieuses de votre entreprise, qu’elles soient internes ou externes, en un seul endroit et permettre aux membres de l’équipe et aux utilisateurs d’y accéder facilement chaque fois qu’ils en ont besoin.

Cet article vous aidera à choisir les meilleures options de base de connaissances sur le marché. Si vous recherchez une solution de marque à guichet unique dotée de solides fonctions d’intelligence artificielle, je dirais que FuseBase est l’endroit où il faut commencer.

Découvrez comment FuseBase peut vous aider à créer une base de connaissances parfaite ici.

Questions fréquemment posées

Qu’entendez-vous par base de connaissances ?
En bref, il s’agit d’un endroit centralisé pour stocker, partager et gérer les connaissances de votre organisation dans un format numérique. Cela inclut les guides, les FAQ, la documentation produit, et plus encore.

À quoi sert une base de connaissances ?
Elle sert à aider les équipes, les clients et les utilisateurs à trouver facilement les informations dont ils ont besoin. Par exemple, les clients peuvent accéder instantanément à des guides et résoudre des problèmes par eux-mêmes. Quant aux équipes, elles peuvent utiliser la KBS pour trouver les informations nécessaires à leurs projets ou à l’intégration de leurs employés.

Quelle est la différence entre une base de données et une base de connaissances ?
Les bases de données contiennent généralement des données brutes (comme des enregistrements de clients, des listes d’inventaire) qui sont organisées en tableaux pour faciliter la recherche et l’analyse. Une base de connaissances peut contenir du texte, des images, des vidéos et des fichiers ; les informations contenues dans les bases de connaissances sont utilisées pour résoudre des problèmes ou répondre à des questions.

L’IA peut-elle être utilisée pour améliorer les bases de connaissances ?
Oui, l’IA peut générer des résumés, répondre instantanément à des questions basées sur les informations de la base de connaissances et fournir une assistance personnalisée. En outre, l’IA peut automatiquement maintenir votre base de connaissances à jour.

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