Excel: Vor- und Nachteile für das Projektmanagement

Vorbei sind die Zeiten, in denen Hunderte von Erinnerungen auf Notizbüchern verstreut waren und wichtige Projektentscheidungen in einem vollen E-Mail-Posteingang untergingen. Dank zahlreicher digitaler Lösungen ist es nach wie vor das wichtigste Ziel, organisiert zu bleiben. Doch bei der großen Auswahl ist es immer noch schwierig, die Option zu finden, die am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt.

Im Jahr 2021 gaben IT-Leiter von Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern an, dass ihre größte herausforderung die Kontrolle der Anwendungsvielfalt bei der Verwaltung von Software-as-a-Service. Im Bereich der Projektmanagement-Software gibt es Dutzende von Tools und Funktionen. Doch viele halten an der guten alten Excel- und Tabellenkalkulationssoftware fest, um ihre Projekte zu verwalten.

In diesem Artikel haben wir die Vorteile der Verwendung von Excel oder Google Sheets zur Organisation von Datenpunkten im Zusammenhang mit Budgets, Zeitplänen und Ressourcen in Ihrem Projekt aufgezeigt. Wir erläutern auch die Grenzen von Excel, damit Sie schon im Vorfeld über Alternativen nachdenken können.

Warum Projektmanagement so wichtig ist

Ein Projekt ist eine geplante Arbeit oder eine Aktivität, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg abgeschlossen wird und einen bestimmten Zweck erfüllen soll. Projekte sind von unterschiedlicher Art und Größe. Der Bau der Großen Pyramide von Gizeh im 26. Jahrhundert v. Chr. ist ebenso ein Projekt wie das Organisieren einer College-Party mit Kommilitonen. Vielleicht haben Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet, ohne sich dessen bewusst zu sein.

Die Untersuchung von Informationssystemprojekten beweist, dass ein vernünftig konzipierte Projekt managementstruktur die Produktivität um 20 bis 30 Prozent erhöht. Aus diesem Grund wird in allen Branchen und Unternehmen so viel Wert auf Projektmanagement gelegt.

Eine gute Projektmanagement-Struktur:

• gewährleistet die Vereinbarung von Zielen und Vorgaben
• klärt den Umfang und das Budget eines Projekts
• nutzt die Unternehmensressourcen in angemessener Weise
• gewährleistet die Rechenschaftspflicht für Ergebnisse und Leistung;
• ermutigt das Projektteam, sich auf den endgültigen Nutzen zu konzentrieren.

Der richtige Planungsprozess ist für das Projektergebnis von entscheidender Bedeutung.

Ein weiterer Aspekt neben der Projektmanagementmethodik ist die Informationstechnologie, die das Projekt unterstützt. Angesichts der vielen Variablen und Daten, die eine detaillierte Projektplanung umfasst, müssen Führungskräfte und Manager Projektmanagement-Software wie Excel einsetzen.

Einkauf von Projektmanagement-Software

Umfragen zeigen, dass 850 von 1000 Managern zufrieden sind mit dem Einsatz von Projektmanagement-Technologien in Unternehmen und Branchen. Forscher belegen auch, dass der Erfolg eines Projekts proportional zur Zufriedenheit der Benutzer mit einem leistungsfähigen Softwaretool steigt.

Dennoch, wenn es darum geht, eine Projektmanagement-Software zu kaufen, könnten wir Zweifel und einen Preisschock verspüren. Dennoch ist der Kauf von Software wie der Kauf jeder anderen Dienstleistung. Um eine gute Wahl zu treffen, berücksichtigen wir Funktionalität, Kosten, Gebühren, Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport und Kundenrezensionen.

IT-Lösungen für das Projektmanagement lassen sich üblicherweise in drei Typen unterteilen.

Werkzeuge für die Zusammenarbeit im Projektmanagement

Diese Gruppe von Instrumenten hilft Teams bei der Kommunikation und Koordinierung ihrer Arbeit durch Chats, Aufgabenlisten und Kanban-Notizen. Die Teammitglieder können auch Dateien hochladen und gemeinsam nutzen. Einige typische Beispiele für Management-Software-Tools sind Trello, Jira, Asana oder Nimbus Capture. Sie sind einfach zu starten, benutzerfreundlich, farbenfroh und praktisch für Einzelpersonen, Ein-Mann-Betriebe und Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern.

Projekt-Management-Software

Diese Gruppe vereinigt kompliziertere IT-Lösungen. In der Regel handelt es sich bei diesen Lösungen um ein umfassendes Paket von Tools, die die Effizienz von Teams verbessern. So können Sie beispielsweise einen Projektzeitplan erstellen, ein Budget aufstellen, Mind-Maps und Ghant-Diagramme für Ihr Team visualisieren, einzigartige Informationsseiten und Projektbeschreibungen veröffentlichen sowie innerhalb einer ausgewählten Software kommunizieren.

Zu den beliebtesten Managementprogrammen gehören Monday.com, ClickUp, Airtable, Notion und Miro. Ihr Funktionsumfang ist gleichwertig mit Nimbus Plattform, aber der Preis ist höher für den Markennamen.

Projektmanagement-Software integriert in der Regel Jira, Google Analytics, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Drive und andere Software für die Zusammenarbeit.

Excel ist eine Ausnahme. Es ist eine leistungsstarke Software mit zahlreichen Funktionen für die Projektplanung und Formeln für die Erstellung eines Budgets. Aber die Kommunikationsmöglichkeiten sind mangelhaft. Excel wird nicht alle Ihre Anforderungen an das Projektmanagement erfüllen, aber sehr oft reicht es aus, um die Arbeit zu erledigen.

Projektmanagement-Informationssystem

PMIS, wie ARES PRISM, bestehen aus den Werkzeugen und Techniken, die zusammen verwendet werden, um die Ergebnisse der Projektmanagementprozesse zu integrieren und zu verbreiten. Sie sind die komplexesten und leistungsfähigsten IT-Lösungen für das Projektmanagement und können jedes Jahr Tausende von Dollar kosten.

Verwenden oder nicht verwenden: Das ist die Frage

Obwohl es viele Software-Optionen für das Projektmanagement gibt, bietet die Verwendung von Excel mehrere Vorteile. Hier sind einige Vorteile dieser Management-Software.

Gut für knackige Zahlen

Mit Excel ist es einfach, ein Budget zu erstellen. Es eignet sich besonders gut, um eine kurze Liste von Ausgaben mit einer Liste von Einnahmequellen zu vergleichen. Mit Hilfe von Formeln kann Excel auch kompliziertere Berechnungen durchführen. Nur große Geschäftsprojekte übersteigen die Möglichkeiten von Excel bei der Erstellung eines Budgets.

Sparen Sie Ihr Geld

Excel ist derzeit die am meisten verbreitete Verwaltungssoftware. Da Google am Arbeitsplatz so weit verbreitet ist, schauen Projektmanager oft zuerst, ob es ein Projektmanagement-Tool anbietet. Wenn Sie bereits Microsoft Office besitzen, haben Sie auch Zugang zu dessen Tabellenkalkulationen. Und so greifen viele Manager auf Excel-Projekt-Tracker und Budgetformeln zurück.

Excel ist eine kostengünstige Option. Softwareprogramme, die speziell für das Projektmanagement entwickelt wurden, enthalten oft umfangreiche Funktionen zur Durchführung spezifischer Aufgaben und sind möglicherweise überflüssig und teurer als ein einfaches, allgemeines Programm.

Einfach zu benutzen

Einer der wichtigsten Vorteile von Excel ist seine Einfachheit. Dies kann Ihnen Zeit ersparen, das spezialisierte Programm zu erlernen und seine Verwendung zu optimieren, da Excel viele der wesentlichen Projektmanagementfunktionen bietet, ohne die Ablenkungen, die mit fortschrittlicherer Software einhergehen können.

Kleine Unternehmen mit begrenztem Personalbestand oder solche, die nur an einem Projekt gleichzeitig arbeiten, können sich sicher auf die Projektmanagementkapazitäten von Excel verlassen.

Universelle Software

Excel und Google Sheets sind nicht wie andere Software speziell für das Projektmanagement konzipiert, aber es gibt endlose Möglichkeiten, Excel-Tabellen an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Dieselbe gute alte Tabelle kann sich in eine Ausgabenliste, eine Zeitleiste für die Projektverfolgung, eine Aufgabenliste oder einen Zeitplan oder in eine datenbank. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Excel als Projektverfolger zu verwenden, können Sie ein detailliertes Sprint-Burndown-Diagramm für das Team oder einen Projektstatusbericht für Ihre Interessengruppen erstellen.

Excel-Einschränkungen

Irgendwann stößt Excel an die Grenzen seiner Möglichkeiten. Es besteht die Gefahr, dass Sie mitten in einem Projekt feststecken, ohne dass Ihnen erweiterte Funktionen zur Verfügung stehen, die Sie für die Ausführung der täglichen Aufgaben benötigen.

Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Excel nicht leistungsfähig genug ist und Sie eine spezielle Projektmanagement-Software benötigen.

Beschränkungen des Projektwachstums

Sobald Sie mehr als fünf oder mehr Mitarbeiter beschäftigen, werden Sie feststellen, dass Ihre Projekte die Möglichkeiten von Excel übersteigen.

Excel-Kalkulationstabellen können das Gesamtbild und den historischen Kontext der Projektänderungen nicht wiedergeben. Es gibt keine Auswirkungen auf andere Systeme und Prozesse. Unternehmen haben am Ende zahlreiche Kopien derselben Excel-Tabelle in verschiedenen Händen. Die Versionskontrolle wird manuell und energieaufwändig.

Schlechte Kommunikation

Management-Softwareplattformen bieten zahlreiche Optionen für die Online-Kommunikation, wie Chats, Videokonferenzen und Instant-Meetings. Excel-Tabellen beschränken die Teamkommunikation auf das Kommentieren. Das bedeutet in der Regel, dass Sie zusätzlich zu Excel eine Reihe von Kollaborationstools wie Zoom und Trello benötigen, um mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben. Und wieder einmal wechseln die Leute zwischen drei oder mehr verschiedenen Programmen hin und her und verschwenden Zeit und Nerven.

Teure Fehler

Ein erheblicher Nachteil von Excel ist, dass selbst ein kleiner Fehler bei der Dateneingabe zu ungenauen Ergebnissen führen kann, die Ihrem Projekt schaden könnten. Fehler in Excel-Tabellen führen zu kostspieligen Fehlern wie dem Versäumen bestimmter Fristen oder der Bestellung der falschen Materialmenge. Da die Berechnungen immer komplexer werden, ist es sinnvoll, eine Projektmanagement-Software einzusetzen, die einen Großteil der Dateneingabe automatisieren kann.

Überwachsen Sie Excel und suchen Sie nach Alternativen

Wenn man lange Zeit mit einer Software wie Excel arbeitet, wird sie gemütlich wie ein alter Sessel. Es ist schwer zu sagen, was am besten zu Ihnen passt, bis Sie etwas anderes ausprobieren und die Erfahrungen vergleichen.

Unter Nimbus Note können Sie Tabellen zu den Seiten hinzufügen und sie zu Ihren Datenbanken machen, Ihren Fortschritt überprüfen, Aufgaben verfolgen, verschiedene Spaltentypen auswählen, Dateien anhängen und Links hinzufügen. Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln. Es ist einfach, Excel-Tabellen und Vorlagen hinzuzufügen, die Sie bereits erstellt haben, sowie Google Analytics, Calendly, YouTube und weitere Anwendungen.

Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, Ihre Projekte immer vielfältiger werden und Sie bereit für ein Upgrade sind, sollten Sie die Nimbus Plattform für die Projektverwaltung. Es wird ein wenig Zeit in Anspruch nehmen, aber Sie werden ein klares Bild davon bekommen, ob Excel für Sie ausreichend ist oder ob Sie eine fortgeschrittenere Projektmanagement-Software benötigen.

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