Proje Yaşam Döngüsü

Açıklama

 

Proje Yaşam Döngüsü Şablonu

Proje yönetimi, zaman, kaynak ve para israfını önleyerek ürün şablonunuzu başından sonuna kadar takip etmeyi içerir.

Projenin karmaşıklığına göre aşamalar ve gereksinimler değişebilir, ancak izlemeniz gerekebilecek birkaç adım vardır.

Proje Yaşam Döngüsü Nedir?

Başlangıçtan kapanışa kadar bir dizi adım veya aşama, proje yaşam döngüsü şablonu olarak kabul edilir. Bu nedenle, bir kuruluş içindeki her iş, yaşam döngüsüne ve üst düzey proje hedeflerine olan ihtiyacına göre belirlenmelidir.

Proje yönetimi yaşam döngüsünün ne olduğunu buradan öğrenin.

Bir projenin yaşam döngüsü genellikle aşağıdaki özelliklere sahiptir:

• Yaşam döngüsü aşamaları sırayla gerçekleşir.
• Bir aşamadan diğerine geçerken sonuç almak.
• Bir sonraki aşamaya geçmeden önce bir aşamaya ait raporların onaylanması gerekir.

Bir şablonun yaşam döngüsü içinde, her bir aşaması içinde çalışan yönü vardır.

 

Proje Yaşam Döngüsü, yöneticilerin herhangi bir görevi tamamlarken genellikle bağlı kaldıkları bir süreç veya yöntemdir. Yaşam döngüsünün bir dizi aşaması vardır.

Buna ek olarak, görevlerin ayrı aşamalara bölünmesi, işin daha iyi yönetilmesine ve üzerinde tam kontrol sahibi olunmasına yardımcı olur. Bununla birlikte, her hizmetin kendi yaşam döngüsüne sahip olduğunu ancak aynı aşamaları izlediğini belirtmek önemlidir. Bu nedenle aşağıda ele alacaklarımız, ürününüzün özellikleri ne olursa olsun size yardımcı olacaktır.

Proje yaşam döngüsünün 4 aşaması nelerdir?

1. Aşama: Projenin Başlangıcı

Bu, bir yaşam döngüsünün ilk adımıdır. Planın değerinin hesaplandığı yerdir.

Bu, planın yürütülüp yürütülmeyeceğini belirlemek için proje hedeflerinin, bir programın ve ilgili maliyetlerin değerlendirilmesidir. Çalışmaya devam etmenin kuruluşun yaşam döngüsü için mantıklı olup olmadığını görmek için gereksinimleri kaynakları ve kullanılabilirliği ile dengeler.

Projeler kârsız ya da uygulanamaz olarak çerçevelendiğinde ekiplerin vazgeçtiği çalışma türü. Ancak, her iki testi de geçen bir yaşam döngüsü eğitimli bir ekibe atanabilir.

2. Aşama: Planlama

Proje onaylandığında çalışma ekibine rehberlik edecek sağlam bir plan gereklidir. Dahası, bunu zamanında ve önerilen bütçe dahilinde yürütmek. İyi tasarlanmış, yazılı bir yaşam döngüsü planı, kaynakların elde edilmesine, finansmana ve gerekli girdilerin edinilmesine rehberlik eder.

Kalite, maliyetler, risk kırılım yapısı, engeller, faydalar, yaşam döngüsü kapsamı ve iş takvimi ile ilgili net bir proje yol haritası oluşturan eksiksiz bir strateji seti oluşturmakla ilgilidir.

Aşama 3: Proje Yürütme

Planlama aşaması yürütüldükten ve buna dayandıktan sonra, planlanan faaliyetlerin ilgili görevleriyle yürütülmesi ve ürünlerin teslimine geçilmesi gerekecektir.

Son teslim tarihleri ve kaynaklar temelinde süreç üzerinde daha fazla kontrol sağlamak için bu aşamada etkili iletişimin sağlanması esastır.

Bu aşamada, riskleri, olayların değişimini, maliyetleri ve giderleri, kaynakları, zamanı ve yükseltmeleri veya değişiklikleri önlemek için adımlar yönetilmelidir.

Bir yaşam döngüsünün uygulanması planlama aşamasına bağlı olacaktır.

Bu aşama, her bir sürecin takibi, gözden geçirilmesi ve izlenmesi için gerekli tüm süreçleri içerir.

Bu aşama, olası sorunları mümkün olduğunca çabuk tespit etmek için yürütülür. Ayrıca, yaşam döngüsünün hangi alanlarında planlamada değişiklik yapılması gerekebileceğini belirlemek. Yaşam döngüsünün izleme ve kontrol aşaması doğal olarak yürütme aşamasıyla ilişkilidir.

Bu nedenle, nihai ürünün teslimini garanti altına almak için, sorumlu ekip performans göstergelerini hesaplamalı ve her bir faaliyete tahsis edilen maliyet ve süredeki değişiklikleri takip etmelidir. Bu sürekli yaklaşım, projenin mümkün olduğunca az rahatsızlıkla yoluna devam etmesine yardımcı olur.

4. Aşama: Kapanış Aşaması Proje yönetimi

Bu aşamada, sorumlu ekip, projenin müşteriye teslim edilmesi ve ilgili taraflarla iletişim kurulması ve varsa diğer ürünler için kaynakların serbest bırakılmasıyla projenin bittiğini düşünür.

 

Döngünün her aşaması neye benziyor?

Başlangıç aşaması, yeni bir projeye başlamak için gereken süreçleri tanımlar. Ayrıca, hangi özellikteki ürünü doğru zamanda yürütmesi gerektiğini belirler.

Başlangıç Aşaması:

Başlangıç aşaması iki ana faaliyetten oluşur:

• Bir proje tüzüğü geliştirin
• Paydaşları belirleyin

Paydaş kaydı, proje yönetimi süreç gruplarının bir parçasıdır ve planlama süreci gibi görevlerde de yardımcı olur.

Planlama Aşaması:

Sonunda sizi yürütme aşamasından kapatma aşamasına kadar yönlendirecek bir dizi plan vardır. İşte planlama aşamasının bu bölümü, söz konusu amaçları ve proje hedefini belirlemeye çalıştığımız kısımdır.

Yürütme Aşaması:

Yürütme aşaması, tüm sürece dahil olan faaliyetlerden oluşur. Üstelik bu aşama en uzun zaman, en fazla enerji ve kaynak gerektiren aşamadır. Çalışma zamanında gerçekleştirilen eylem, proje yönetim planını veya belgeleri etkileyebilir.

Çalışma zamanındaki kritik görevler şunlardır:

• Proje yönetim planlarını yürütmek
• Proje uygulamasını yönlendirmek ve yönetmek
• Görev atamaları yapın
• İlerleme toplantıları düzenleyin

Sonuç, çalışma zamanı sırasında yeni bir temel tanım ve mevcut gereksinimlerde güncellemeler gerektirebilir.

Sonuçların izlenmesi, son aşamadan önce proje yönetim planına uygundur.

Aşama proje yönetiminin birincil nedeni, beklenmedik sonuçlara karşı önleyici eylemleri belirlemek için proje yönetim planı noktasında yapılan değişiklikleri tespit etmektir.

Kapanış Aşaması:

Kapanış aşaması, projenin sonunda kontrollü bir kapanış gerçekleştiren süreçtir.

Bir proje retrospektifi hem projenin başarısını gözden geçirmeye yarar hem de gelecekteki ürünler için kullanılabilir. Elbette projeler hiçbir zaman sorunsuz gitmeyecek ve her zaman ürünün başarısını kolaylaştıracak öğrenilecek şeyler olacaktır.

• Performansı analiz edin: Proje hedeflerinin tamamlanıp tamamlanmadığını (bütçeye uygun görev ve zamanında) ve başlangıç sürecinin çözülüp çözülmediğini bu amaçla hazırlanmış bir kontrol listesi ile kontrol etmeye çalışın.
• Ekip performansını analiz edin: Ekip üyelerinin performansının değerlendirilmesi, örneğin hedeflerini iyi bir iş kalitesi ve zaman yönetimi ile tamamlayıp tamamlamadıkları.
• Belge Kapanışı: Projenin tamamına ilişkin kilit paydaşlara hiçbir şarta bağlı olmadan bir rapor sunduğunuzdan emin olun.
• Uygulama Sonrası İncelemeler Yapın: Şimdi, yönetimin projenin tamamlanmasını sağlayacağı tam ve nihai analiz zamanıdır. Dahası, gelecekteki projeler için öğrenilecek bir şey olup olmadığı.
• Kaynakları Değerlendirin: Şimdi mevcut projeler için tahsis edilen kaynakların kullanılıp kullanılmadığını belirleyin. Ayrıca, kullanılmayan herhangi bir kaynak kalırsa, bunlar gelecekte kullanılabilir.

Yönetim Etik Kuralları ve Davranış Biçimi

Sonunda, aşağıdakiler gibi çeşitli insan davranış yönleriyle ilgilenen kod ve davranışların proje yönetimi etiğiyle karşılaşacaksınız

• Sorumluluk
• Saygı
• Eşitlik
• Dürüstlük
• Kültürel yeterlilik

Bu kod, güven oluşturma ve proje yöneticisine tipik bir davranış resmi sunma konusunda uygulanmaktadır.

Proje yaşam döngüsü şablonu neden önemlidir?

Proje yaşam döngüsü şablonu, bir proje şablonunun bağlı olduğu aşamaların küresel bir vizyonunu temsil eder.

Bu anlamda, aynı proje şablonu üzerinde çalışan farklı ekiplerin kendi çalışmaları ile diğerlerinin çalışmaları arasındaki etkileşimleri görebilmelerini ve dolayısıyla farklı önceliklere ilişkin çabalarını daha iyi koordine edebilmelerini sağlamaya yardımcı olur,

Aşamalar önemlidir çünkü önemli proje şablonu çıktılarını üretmek veya belirli hedeflere ulaşmak için faaliyetleri gruplandırırlar.

Yaşam döngüsü şablonu planlamada faydalıdır ve kontroller yapmak ve beklenen sonuçların elde edildiğini doğrulamak için önemli anları belirlemenizi sağlar.

İşin bu şekilde temsili, müşteri ile üzerinde mutabık kalınan hedeflere yüksek konsantrasyonun korunmasına yardımcı olurken, yapılacak işin kaynaklarla mutabık kalınması gerektiğinde daha ayrıntılı bir temsil yararlı olabilir.

Bu nedenle, bir proje yaşam döngüsü şablonu, proje şablonunun adımlarını iyi bir şekilde tanımlayabilir.

Her bir girişim, yürütülen faaliyetlerin kesin bir ilerleyişe sahip olmasını gerektirir.

İş başlamadan önce ön adımlar atılmalıdır, daha sonra planlanan süreçler dizisi ve son olarak, işin bitmiş sayılabilmesi için test ve teslimat faaliyetleri vardır.

Yönetimin bu adımları ve ayrıntıları bilmesi şirket için çok önemlidir. Bu, yaptıkları işin başkaları üzerindeki etkisini ve gecikmelerin yaratabileceği rahatsızlığı anlayarak kendilerini güçlü hissetmeleri açısından faydalıdır.

Ayrıca, projenin kilit paydaşlarıyla iletişim kurarken, işin ayrıntılarıyla değil, göze çarpan aşamaların ilerleyişiyle ilgileneceklerdir. Bu nedenle de dikkatlerin bunlara çekilmesi gerekmektedir.

Bu nedenle, yaşam döngüsü şablonu, müşteri için neyin önemli olduğuna odaklanmanın ve tüm ekibi üzerinde anlaşmaya varılan hedeflere dahil etmenin bir yoludur.

 

Proje Yaşam Döngüsü Şablonunun Temel Özellikleri

Proje bir dizi faaliyet olarak görülebilir, ancak bir bütün olarak ele alındığında projenin önceden tanımlanmış sonucunun şablonları olan bir dizi gerçekleştirme olarak da görülebilir.

Mevcut projenin şablonunda tipik özellikler belirlenmiştir, bunlar şunlardır:

Bir dürtü: projenin sonucunu önceden tanımlayan bir karar verme anı aracılığıyla yaşam döngüsünü başlatmak.

Kısıtlamalar: Projenin yaşam döngüsü şablonu, kullanılabilir kaynaklar, maliyet ve niteliksel sınırlar üzerindeki limitlerin varlığında tanımlanır.

Benzersizlik: Proje şablonu, sonuç, kullanılan kaynak türü, müşteri, çalışma yöntemi ve geliştirmenin maliyeti/etkinliği arasındaki ilişki gibi bazı yönlerden yeni ve tekrarlanamaz bir şeye sahiptir.

İşlevlerarasılık: Farklı kurumsal-işlevsel alanları, disiplinleri ve meslekleri aynı sonuç doğrultusunda bir araya getirme ve yüksek derecede karşılıklı bağımlılık içeren kolektif bir çabaya dahil etme ihtiyacı.

Eşzamansızlık: İstisnai durumlar dışında, bir yaşam döngüsü şablonunun faaliyetleri belirli bir ritimle işaretlenmez veya sistem doğası gereği dış ritimleri takip etmez (örneğin, şirket bütçesinin yıllık ritmi).

 

Proje yaşam döngüsünde, proje yöneticisi tüm hareketli parçaların her zaman doğru yönde ve koordineli bir şekilde ilerlediğinden emin olmalıdır. Öngörülemeyen koşullar veya yön değişikliği nedeniyle proje yaşam döngüsünde ayarlamalar yapılması gerekiyorsa, şimdi tam zamanıdır.

Takip yaşam döngüsü aşamaları sırasında proje yöneticilerinin aşağıdakileri yapması gerekebilir:

• Kaynakları yönetin
• Proje performansının izlenmesi
• Riskleri yönetin
• Proje programını güncelleyin
• Proje programını değiştirme

Bu aşamanın sonunda müşteri, üzerinde anlaşılan tüm proje çıktılarını tamamlamalı ve kabul etmelidir.

 

Proje Yaşam Döngüsü Aşamaları Şablonu

Yaşam döngüsü şablonunun beş aşaması vardır:

• Proje başlatma aşaması proje ömrü
• Proje Planlama aşaması
• Proje Yürütme aşaması
• Kontrol ve sonuçlandırma

 

Proje Yaşam Döngüsü şablonunu nasıl yazabilirim?

Bu proje yaşam döngüsü şablonunda, ürün veya proje tekliflerinizle farklı süreçleri ilgili döngü proje yaşam aşaması şablonuna yerleştirebilirsiniz.

Basitleştirilmiş bir versiyonla başlayın ve her sürecin girdi ve çıktılarını dahil etmeyin, ancak her süreci bir sonrakiyle ilişkilendirin.

Bir başka öneri de, kilit veya stratejik olduğunu düşündüğünüz süreçleri diğerlerinden ayırmak için başka bir renkle yazmanız veya işaretlemenizdir. Neyi analiz ettiğinize odaklanmanıza ve sürdürülebilir stratejiniz üzerinde çalışmanız gereken ana noktaları tespit etmenize yardımcı olacaktır.

Bir şablonun aşamalarını anlamak, sizin ve herhangi bir küçük veya orta ölçekli işletme sahibinin baştan sona başarılı bir şekilde izlemesine yardımcı olacaktır.

Bununla birlikte, aşamalar, önemleri anlaşılmış olmasına rağmen doğru şekilde uygulanmazsa, proje yönetimi şablon yazılımı veya alandaki uzmanlar aracılığıyla dışarıdan yardım alınması tavsiye edilir.

Şirketinizde veya markanızla önerdiğiniz her şeyi gerçekleştirmenin mümkün olduğunu unutmayın. Nasıl organize edileceğini bilmek ve özellikle de bunlara nasıl ulaşılacağı konusunda net amaç ve hedeflere sahip olmak yeterlidir.